Начальник АХО, Руководитель секретариата, Руководитель офисной службы

Штатная численность более 350 сотрудников. В ведении 6 офисов.
Руководство подразделением:
• секретарями
• АХО (офис-менеджер, тревэл-координатор, IT-отдел,транспортный отдел, архив - канцелярия, технический отдел, курьеры,уборщицы).
- общая численность - 35 сотрудников.
Разработка и внедрение стандартов работы секретарей, офис-менеджера, курьеров, водителей, уборщиц.
*Разработка и утверждение должностных инструкций. Разработка целей АД, формирование и постановка задач сотрудникам АД, планирование, организация работы АД, контроль и оценка исполнения поручений, уровня хозяйственного обслуживания, подбор административного и младшего персонала. Самостоятельное обучение подчиненных технологии эффективной работы.
*Руководитель отдела секретариата. Создание бумажного и электронного документооборота компании, документооборота. Создание и ведение архива компании. Выработка общих принципов создания, движения, хранения, уничтожения бумажных и электронных документов c учетом требований конфиденциальности, коммерческой тайны.
* Руководство транспортным отделом. Организация транспортного обеспечения, контроль использования автомобилей в производственных целях. Обеспечение бесперебойного и эффективного транспортного обслуживания компании. Организация страхование, урегулирование страховых случаев, лизинг (автопарк из – 20 машин).
* Руководство отделом эксплуатации. Оганизация и контроль всего спектра работ по эксплуатации зданий и технического оборудования.
Проведение капитального ремонта офисных помещений, подбора подрядчиков, контроль за качеством выполнения ремонтных работ. Организация переезда -(организация рабочих мест, интернет, телефония, паркинг,питание, охранная система). Организация и контроль ведения арендных взаимоотношений.
*Подготовка и проведение корпоративных мероприятий, организация тренингов.
* Формирование бюджета для АД, анализ административных расходов компании и их оптимизации (в основном снижение).Инициирование и отслеживание счетов.Организация и оформление необходимых документов для заключения договоров на оказание услуг (переговоры с контрагентами -тендер).
* Организация ежемесячных поставок для компании ТМЦ (вода , канцелярия, мебель, корп.подарки,).
* Урегулирование любых проблемных ситуаций в офисах в оперативном режиме.
* Корпоративная связь (Билайн) взаимодействие с оператором, контроль за превышением лимита) , ДМС(медстрахование сотрудников).
* Подписка периодических изданий.
* Взаимодействие и проведение переговоров в госструктурах
* Организация питания в офисах.
* Инвентаризация и учет ТМЦ Холдинга.
* Тревэл. Визовая поддержка, билеты, гостиницы (тревэл-координатор).

Штатная численность более 4000сотрудников, в т.ч. в субъектах РФ.
В непосредственном подчинении 23 сотруд. (отдел секретариата -11сотруд., АХО -10 сотруд., менеджер по туризму, канцелярия - Архив).
*Контроль процесса документооборота компании. Обеспечение своевременного и эффективного документооборота, обработка и распределение потоков корреспонденции.
*Ведение переговоров и заключение договоров с поставщиками (тендер, выставки). юридическая и финансовая компетентность в договорной практике (аренда, субаренда, строительные работы);
Должностные инструкции. Регламент. Работа со структурными подразд. (финансовое, материально-техническое обеспечение),организ-ия и контроль строительно-ремонт. работ, работа с подрядчиками (офисы, магазины).
*Закупка магазинного оборудования.
*Поиск квартир для регион. сотрудников.
*Инвентаризация, акты.
*Автостоянка холдинга для личного автотранспорта сотрудн., ежемесячный отчет и сбор денег.
*Корпоративная связь МТС 300 абонентов (выдача sim-карт, отслежив.).
*Решение адм.вопросов с арендодателем, разрешение спорных вопросов. *Ежемес.закупка и отслеживание по отделам канцелярских принадлежн.,воды.Обеспечение жизнедеят. офиса (организация рабочих мест, контроль уборки помещений, внутреннее оформление офиса).