Специалист по документообороту

Abbott Laboratories

Россия, www.abbott.com

Медицина, фармацевтика, аптеки

• Аптека, оптика

• Фармацевтическая продукция (производство)

• Фармацевтическая продукция (продвижение, оптовая торговля)

Промышленное оборудование, техника, станки и комплектующие

• Медицинское, диагностическое оборудование, инструменты (продвижение, оптовая торговля)

• Медицинское, диагностическое оборудование, инструменты (монтаж, сервис, ремонт)

Специалист по документообороту

с 2008 по настоящее время – Специалист по документообороту (отдел коммерческих продаж – Аптечные сети) 

Обязанности:

-              Организация эффективного документооборота и управление сроками подготовки договорных документов, приложений и других юридически значимых документов в СЭД (Compass/Directum/Диадок)
-              Контроль соблюдения корпоративных стандартов, фиксация AS‑IS схем внутренних процессов, внедрение улучшений по оптимизации процессов  TO‑BE. 
-              Проведение мониторинга текущих показателей и разработка ежеквартальной отчетности по ключевым показателям эффективности (KPI) в сфере договорной дисциплины и контроля сроков исполнения обязательств сотрудниками подразделения. Подготовка ежеквартальной статистики по трем KPI (Мониторинг сроков согласования проектов/сроков предоставления документов/сроков закрытия проектов). Подготовка аналитических данных по проектам и документам
-              Обеспечение административной поддержки 
-              Полноценное сопровождение документооборота: подготовка и согласование шаблонов договорных документов, контроль согласования запланированных проектов, обработка закрывающих документов, контроль сроков оплаты. 
-              Подготовка презентаций/дашбордов 
-              Оперативное предоставление обратной связи руководству относительно возникающих проблем в процессе согласования или реализации проектов.
-       Ведение архива документов
-       Поквартальный аудит в соответствии с внутренними процедурами.

Профессиональные достижения:  

-              Разработан и успешно внедрен автоматизированный  мониторинг процессов согласования проектов и договорных документов в рамках утвержденных бюджетов.
-              Благодаря внедрению регулярного ежеквартального мониторинга сократился срок финансово закрытия года.
-              Активно принимала участие по внедрению аналитической системы Оптимакрос для оптимизации бизнес-процессов подразделения.

Tenzor Sailing Club

Москва

Образовательные учреждения

• Спортивное обучение

СМИ, маркетинг, реклама, BTL, PR, дизайн, продюсирование

• Маркетинговые, рекламные, BTL, дизайнерские, Event-, PR-агентства, организация выставок

Офис-менеджер

Встреча и размещение гостей,
Организация корпоративных и спортивных мероприятий, 
Ведение клиентской базы
Переговоры с поставщиками, проведение тендера
Административная поддержка офиса.
Анонсирование мероприятий на сайте компании и мессенджерах.