Специалист по документооборту

- Организация и проведение выездных мероприятий и вебинаров численностью до 150
участников, включая поиск и бронирование площадок, обеспечение выездного обслуживания
и разработку меню; взаимодействие с подрядчиками, предоставляющими услуги по
аудиовизуальной и фотофиксации мероприятий; осуществление монтажа и демонтажа
технического оборудования, а также сопровождение мероприятий на площадке;
- Логистика и координация: организация трансфера, бронирование отелей, покупка билетов;
- IT-проекты: поиск исполнителей, проектирование, разработка и внедрение телеграм-бота и
учебной платформы/сайта;
- Маркетинг: заказ и доставка различной рекламной продукции, организация розыгрышей в
Instagram;
- Документооборот: подготовка и согласование договоров, ведение финансовой документации;
- Заказ воды, чай, кофе, канцелярии в офис.

Организация документооборота: создание и внедрение системы хранения документов;
- Внедрение 1С: настройка и работа в 1С Предприятие 8.3;
- Договорная работа: составление и согласование договоров, дополнительных соглашений;
- Формирование и отправка счетов и актов;
- Подготовка ответов на запросы и предоставление копий документов.
- Разработка и оформление документов для участия в конкурсных процедурах и торгах;
- Осуществление работ по созданию и модернизации справочно-поисковой системы
документов, обеспечивающей их удобный и оперативный поиск;
- Взаимодействие с клиентами по текущим вопросам;
- Прием и учет входящей корреспонденции с последующей передачей в соответствующие
структурные подразделения;
- Отправка корреспонденции посредством услуг Почты России и экспресс-доставки.

Организация деловых поездок, командировок (подбор и заказ оптимальных маршрутов,
бронирование гостиниц, осуществление визовой поддержки, приглашений для иностранных
партнеров);
- Организация селекторных совещаний;
- Заключение договоров с поставщиками услуг;
- Ведение архива договоров;
- Электронный документооборот в базе 1С Предприятие 8.3 (CRM);
- Обучение персонала: проведение тренингов по работе с 1С;
- Подготовка, согласование и ведение документов до подписания руководством;
- Административная поддержка: замещение руководителя в период отсутствия;
- Управление бюджетом: контроль расходов отдел;
- Прием/регистрация/распределение входящей корреспонденции, в т.ч. эл.писем с общей
почты (info);
- Отправка корреспонденции (Почтой РФ (работа со специализированной программой почты
РФ), экспресс почтой);
- Координация курьеров компании;
- Участие в выставках;
- Прием и распределение входящих звонков;
- Встреча гостей.