Административный директор

Формирование и организация работы отдела "с нуля": набор персонала, интервьюирование, составление графиков работы, ведение табеля учёта рабочего времени, закупка спецтехники и инвентаря. Заключение и ведение договоров по всем аспектам хозяйственной деятельности (ремонт и обслуживание спецтехники, вывоз ТБО, МТК и т.д.)
Транспортный отдел. Контроль работы водителей легковых автомобилей, содержание парка легковых автомобилей: страховка. ТО, ремонт, бензин, мойки, ведение путевых листов.
Строительные работы. Все виды строительных и восстанавливающих работ на территории: кровельные, монтаж оборудования, мелкий ремонт.
Охрана. Контроль проезда и выезда а/м через КПП и проход на территорию. Программы Паркмастер и Легос. Контроль работы охраны, оборудования, шлагбаумов и паркоматов на территории.Ежемесячная отчётность, изготовление и контроль пропусков.

- контроль за выполнением контрагентами обязательств по договорам, участие в составлении претензий при ненадлежащем выполнении обязательств
- организация оформления необходимых документов для заключения договоров на оказание услуг контрагентами и подрядными организациями и заключение договоров
- заключение договоров, получение от контрагента документов, подтверждающих выполненные работы, формирование заявки на оплату
- контроль качества услуг, предоставляемых контрагентами и подрядными организациями по договорам
- претензионная работа при обнаружении недостатков в выполнении контрагентами и подрядными организациями договорных обязательств
-определение задач сотрудникам отдела и распределение обязанностей между ними, контроль качества их работы и сроки выполнения
-издание распоряжений и указаний, осуществление контроля качества и сроков их исполнения
- взаимодействие с органами осуществляющими технический надзор на строительной площадке
- взаимодействие с городскими и коммунальными службами
- контроль соблюдения требований законодательства об охране окружающей среды, а также технический надзор и контроль строительно-монтажных и других строительных работ, их соответствия строительным нормам, правилам, стандартам и техническим условиям, нормами техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты, требованиям организации труда
--организация и контроль охраны объекта, взаимодействие с правоохранительными органами
-окончание работы в связи со сдачей объекта и завершения строительства

- контроль работы административно-хозяйственного отдела;
- контроль обеспечения надлежащего содержания помещений и территории;
- контроль закупок (составление тендеров, заключение договоров).
- взаимодействие с арендаторами и эксплуатационными службами.
- контроль над надлежащей эксплуатацией инженерных систем и сетей в помещениях арендаторов
- контроль исправности оборудования здания: систем освещения, отопления, вентиляции, канализации, лифтового хозяйства и др.
- контроль проведения планово-профилактических работ в соответствии с руководствами по эксплуатации и рекомендациями производителя оборудования (теплового, энергетического, систем вентиляции и кондиционирования и т.д.).
- организация и проведение общестроительных, отделочных, и инженерных работ, на объекте компании;
- подготовка плана проведения работ;
- координация выполнения работ собственными или привлеченными силами;
- технический надзор за производством строительно-монтажных, отделочных работ;
- участие в работе комиссий по сдаче и приему оборудования, зданий и сооружений
- согласование проектной и исполнительной документации

• Полное ведение направлений по организационно-техническому, хозяйственному обеспечению административно-распорядительной деятельности компании
• Полное обеспечение жизнедеятельности Общества.
• Составление и контроль бюджета в зоне своей ответственности
• Руководство транспортным отделом в полном объёме (покупка, постановка на учёт, контроль эксплуатации, ТО, ремонт, страхование, разработка маршрутов движения, контроль исполнения)
• Взаимодействие с арендодателем и сторонними организациями по вопросам жизнеобеспечения офиса. (Офис и 40 жилых помещений, квартир для иностранных сотрудников)
• Организация переезда сотрудников компании и офиса в целом. Организация и планирование рабочих мест.
• Закупка мебели, канцтоваров, воды, обеды и т.д.
• Контроль исполнения договоров.
• Организация и контроль ремонтно-строительных работ в офисе.
• Организация и контроль уборки территории в летний и зимние периоды. Вывоз ТБО, снега.
• Организация и контроль работы столовой.
• Организация и контроль деятельности компаний по охране, мытью фасадов, дератизации.
• Взаимодействие с внешними контролирующими и инспектирующими организациями
• Тесное взаимодействие с бухгалтерией и юридическим отделом.
• Отчётность.
• Формирование команды и подбор персонала (АХО, транспортный отдел, системные администраторы, секретариат).
• Контроль рабочего времени сотрудников. Приход/уход, контроль за журналом «местных командировок».
• Участие в организации корпоративных мероприятий, в том числе, закупка подарков для партнёров компании к праздникам.
Основные результаты:
• «С нуля» благоустроен офис.
• Разработал и ввел систему отчётности для водителей.
• Организовал корпоративный транспорт (аренда автобуса утро/вечер для доставки сотрудников на место работы и обратно до метро).
• «С нуля» ввел мобильную связь в компании. Ввел процесс от выбора оператора до заключения договоров и последующего обслуживания компании.
• Совместно с юридическим отделом был разработан и внедрен регламент компании по подписанию договоров (предоставление контрагентами уставных документов для определения благонадёжности компании).
• Управление службами - секретариата, транспортной, курьерской, клининга;
• Планирование, организация и контроль ведения административных вопросов любой сложности;
• Отличное знание особенностей и устройства систем жизнеобеспечения офиса;
• Опыт разработки бюджетов по общим затратам компании
• Опыт взаимодействия с арендаторами, эксплуатационными службами, внешними контролирующими и инспектирующими организациями;
• Навыки ведения переговоров с поставщиками, навыки убеждения, умение четко и ясно излагать мысли;
• Опыт в ведении переговоров и деловой переписки с контрагентами;
• Знание принципов организации документооборота, форм и методов ведения учета и отчетности;
• Способен решать задачи любой сложности и добиваться результата в сжатые сроки;
• Имею опыт по оптимизации работы, снижения затрат и улучшению эффективности работы;