Помощник руководителя / Секретарь

• делопроизводство и документооборот приемной руководителя (ЭДО – DocsVision);
• составление приказов, распоряжений, писем, служебных записок;
• проверка правильности оформления документов, поступающих на подпись руководителю;
• распределение подписанных руководителем документов;
• взаимодействие со всеми структурными подразделениями компании;
• регистрация входящей/исходящей корреспонденции и внутренних документов;
• составление номенклатуры дел для архивного хранения документов;
• планирование рабочего дня руководителя (в Outlook), ведение календаря совещаний и встреч;
• организация встреч и переговоров, бронирование переговорной комнаты, помощь в осуществлении телефонной и видеосвязи;
• организация и протоколирование совещаний;
• оповещение участников о тематике, дате, месте и времени проведения совещаний;
• контроль исполнения поручений, приказов и распоряжений руководителя;
• заказ такси, ж/д и авиабилетов, бронирование гостиничных номеров для руководителя;
• оформление командировок, координация деятельности руководителя во время его нахождения в командировках;
• ведение базы контактов руководителя, деловая переписка с клиентами и партнерами;
• сбор и систематизация материалов, запрашиваемых руководителем;
• осуществление копировально-множительных работ для руководителя: печать, сканирование, ксерокопирование, прошивка документов;
• заказ визиток и другой полиграфической продукции для руководителя;
• чай-кофе руководителю и партнерам компании;
• выполнение личных поручений руководителя

• делопроизводство и документооборот компании;
• проверка правильности оформления документов, поступающих на подпись руководителю;
• распределение подписанных руководителем документов;
• составление приказов, распоряжений, писем, служебных записок, претензий, уведомлений;
• составление приложений и дополнительных соглашений к договорам;
• подготовка документов и осуществление поездок в Министерство Культуры РФ, в Арбитражный суд г. Москвы, в нотариальные конторы, в налоговые инспекции;
• организация и протоколирование совещаний;
• помощь в осуществлении телефонной и видеосвязи;
• организация встреч и переговоров;
• контроль исполнения поручений, приказов и распоряжений руководителя;
• планирование рабочего дня руководителя, ведение календаря совещаний, встреч и переговоров;
• деловая переписка с клиентами и партнерами;
• заказ такси, ж/д и авиабилетов, бронирование гостиничных номеров, подготовка документов для оформления виз;
• регистрация входящей/исходящей корреспонденции и внутренних документов компании;
• ведение архива договоров;
• встреча, сопровождение, предложение чай-кофе партнерам и клиентам компании;
• изготовление визиток для руководителя;
• сбор и систематизация материалов, запрашиваемых руководителем;
• осуществление копировально-множительных работ для руководителя: печать, сканирование, ксерокопирование, прошивка документов;
• выполнение личных поручений руководителя

• прием и распределение входящих звонков;
• прием и отправка факсимильных сообщений;
• регистрация входящей/исходящей корреспонденции и внутренних документов компании в электронном журнале регистрации;
• встреча и сопровождение клиентов и партнеров;
• чай-кофе генеральному директору, клиентам и партнерам компании;
• обеспечение и поддержание жизнедеятельности офиса;
• ведение табеля учета рабочего времени;
• контроль работы уборщицы, отслеживание чистоты и порядка в офисе компании;
• ежедневная маршрутизация работы курьера;
• заказ воды и канцелярских принадлежностей;
• изготовление визиток;
• взаимодействие с охраной, оформление разовых и постоянных пропусков;
• рассылка электронных писем;
• размещение вакансий и первичный отбор кандидатов;
• сбор и систематизация материалов, запрашиваемых руководителем;
• осуществление копировально-множительных работ: печать, сканирование, ксерокопирование, прошивка документов;
• выполнение личных поручений руководителя