Офис-менеджер, секретарь

Помощник руководителя/Старший экономист
Выполнение поручений руководителя, всесторонняя поддержка. Оформление договоров, Работа с заказчиками (первичная документация). Кадровая работа.

В октябре переведена на должность Старший экономист: Финансовое планирование, расчет рентабельности завода (производство воздуховодов), формирование цен на продукцию, учет косвенных и прямых затрат.

Ведение переговоров с клиентами.
Контроль работы персонала.
Реорганизация региональной партнерской программы.
Разработка рекламных материалов.
Руководство отделом продаж.

Обязанности офис-менеджера / секретаря (с 20.09.07г. по 31.07.08г.) – Выполнение письменных и устных указаний руководства компании. Координация и контроль работы курьеров в плане точного и своевременного выполнения своих функциональных обязанностей. Обеспечение своевременного и бесперебойного снабжения всех подразделений расходными материалами, включая сбор заявок и их выполнение (канцтовары, хозяйственные товары и т.д.). Контроль работоспособности оргтехники (заправка картриджей, профилактика). Обработка входящих телефонных звонков, факсов и почты с последующей переадресацией. Ведение учёта входящих звонков, факсов и почты, классификация и предоставление в виде отчёта руководству. Контроль соблюдения утверждённых принципов документооборота между смежными подразделениями (договора, первичные документы, отчёты, заявки). Ведение телефонных переговоров, прием и отправка факсов, сообщений по электронной почте. Прием и помощь обратившимся к секретарю сотрудникам предприятия. Информирование приглашенных на совещание по распоряжению руководителя, подготовка списка участников. Проверка качества уборки кабинетов руководителей а также обеспечение исправности всех технических средств, находящихся в кабинетах. Консультирование клиентов по заинтересовавшему их товару. Выставление счетов, работа с первичной документацией. Налаживание партнерской программы и консультирование желающих по всем вопросам, дальнейшее ведение партнера. Ведение кадрового учета (прием, увольнение, личные карточки, карточки ввода новых сотрудников, заполнение трудовых книжек). Работа с транспортными компаниями (оформление заявок на забор груза, отслеживание статуса доставки, решение конфликтных ситуаций, предъявление претензий). Участие в выставках, проведение презентаций товара и новых технологий.
Обязанности помощника руководителя (с 20.09.07г. по 31.07.08г.) - Прием телефонных звонков и посетителей в приемной офиса. Выяснение потребности звонящих и посетителей. Переадресация входящих и управление исходящими телефонными звонками, прием и отправка факсов, запись сообщений для сотрудников. Обработка входящей и исходящей корреспонденции (прием, регистрация, переадресация). Ведение архива документов, писем, газет, информационных материалов. Ведение работы с офисным электронным почтовым ящиком (прием, отправка файлов, макетов, писем). Подготовка и оформление документации, необходимой для организации работы компании. Осуществление доставки особо важных документов и договоров. Осуществление отправки и приема документов из регионов. Обеспечение сотрудников компании пропускными документами. По поручению руководителя согласование отдельных вопросов с работниками Подразделений. Своевременное информирование сотрудников об изменениях или нововведениях в компании. Отслеживание изменений в организационной структуре компании, своевременное внесение коррективы. Обновление списка телефонов и адресов, необходимых Подразделению и мобильных телефонов сотрудников. Организация подготовки документов, материалов, необходимых для ведения переговоров. Отслеживание порядка в офисе. Организация работы уборщицы. Организация работы водителя. Проведение инвентаризации хозяйственной части компании. Осуществление подготовки данных и документов для формирования бюджета расходов на административно-хозяйственные нужды. Подготовка данных для начисления заработной платы. Обеспечение офиса необходимыми канцелярскими принадлежностями, водой, чаем кофе, сахаром, моющими средствами (заказ, контроль доставки и составление финансовой отчетности). Поддержание в надлежащем состоянии и эксплуатация помещений офиса в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты (исправное состояние огнетушителей). Ведение документации по анкетным данным сотрудников. Осуществление своевременного поздравление сотрудников Подразделений. Поддержание позитивного морального климата в офисе. Проявление взаимовыручки, ответственности, доверия, поддержки, оптимизма. Выполнение отдельных служебных поручений непосредственно руководства компании (организация встречи партнеров и гостей в аэропорту, на вокзале; поиск информации в интернете). Всесторонняя поддержка руководства компании.
Обязанности Руководителя обособленным подразделением (с 01.08.08г. по настоящее время) - контроль работы отдела продаж, отдела реализации и маркетинга; участие в рассмотрении поступающих на предприятие претензий потребителей и подготовка ответов, а также претензий клиентам при нарушении ими условий договоров; построение взаимовыгодных отношения со стратегическими и новыми клиентами; организация и контроль деятельности подразделения; постановка сотрудникам четких и выполнимых задач; обеспечение взаимозаменяемости сотрудников; анализ хода выполнения поставленных задач и внесение соответствующих корректив; анализ отчетов по продажам как команды в целом, так и по каждому сотруднику; содействие обучению и обучение менеджеров по продажам (проведение внутренних семинаров); реализация программ, направленных на продвижение продукции; кадровая работа: осуществление оперативного руководства сотрудниками, проведение оценки эффективности работы, оценки ресурсов для выполнения необходимого объема работы, прием и увольнение сотрудников, разработка документов: разработка должностных инструкций, внутренних документов; поддержание в актуальном состоянии сведений, баз данных: контроль ведения базы данных клиентов; выполнение отдельных служебных поручений непосредственного руководителя; контроль над выполнением правил трудового распорядка.

Подготовка заявок на участие в конкурсах и аукционах. Мониторинг специализированных сайтов на предмет поиска подходящих тендеров, в которых могла бы участвовать организация. Сбор документов и составление конкурсных и аукционных заявок на участие в торгах. Составление писем, доверенностей. Договорная работа (составление договоров по обеспечению деятельности организации). Организация закупочной деятельности: выбор поставщиков, анализ цен, формирование заказа, контроль поставок. Взаимоотношения с поставщиками: переговоры, деловая переписка заключение договоров. Разрешение конфликтных ситуаций с Заказчиком (Рекламации, акты). Представление интересов компании в организациях, проводимых конкурсные торги. Ведение журнала регистрации конкурсных торгов. Сбор, накопление и обработка статистической отчетности по торгам. Контроль за своевременностью и достоверностью представляемой отчетности по торгам. Оказание практической и методической помощи руководителям отделов продаж маркетинга фирм. Проведение анкетирования заказчика.

Обязанности курьера – развоз и забор документов, сдача отчетов.
Обязанности бухгалтера - Ведение кадрового состава (прием, увольнение, личные карточки, карточки ввода новых сотрудников, заполнение трудовых книжек), обработка первичной документации (выписка счетов, счетов-фактур и актов, расчет материалов на производство, ведение книги покупок и книги продаж), подготовка и сдача отчетов по кадрам в Пенсионный Фонд Российской Федерации, подготовка и сдача документов в Фонд Обязательного Медицинского Страхования, оформление медицинских полюсов иногородним сотрудникам, перезаключение договоров аренды, подготовка приказов и распоряжений.