Руководитель отдела логистики

Проектная работа рассчитанная на выполнение задач в "Пик Сезона".
Основные задачи по проекту, по мимо оперативной работы:
- Повышения уровня сервиса по доставке заказов, OTIF (Факт янв- июнь 83% - Поставленная задача 98% - Текущий факт - 97%).
- Развитие поставщиков транспортных услуг из общего списка в стратегических партнеров.
- Достижение задачи по прибыл компании, путем исполнения (не превышения или снижения ТЗ), бюджета по транспортным затратам.(План 78,5 руб\далл - факт Декабрь 2023 - 76,8 руб\далл)
- Выстраивание процесса по доставке товара Ж/Д транспортом, отладка отслеживания отправления и доставки груза.
- Организация ВЭД ( экспорт продукции).
- Сохранение текущего штата сотрудников, автоматизация работы (95% ручных операций - факт на январь 20% ручных операций).

Операционная работа:
Блок 1. Текущий функционал:
- Построение и развитие эффективных операционных процессов: маршрутизация клиентских заказов (а также перемещений ГП и СиМ)
- Контроль корректности и сроков маршрутизации заказов со стороны сотрудников
- Контроль доставки для VIP клиентов и Контроль простоев на рейсе.
- Планирование бюджета подразделения и контроль расходования средств. Разработка Дашборда по транспортным затратам.
- Организация и контроль международной доставки груза.


Блок 2. Кросс-функциональные обязанности:
- Взаимодействие с отделом клиентского обслуживания и отделом по развитию отношений с клиентами в части повышения эффективности доставки
- Взаимодействие с отделом по закупкам в части тендеров и утверждения пула перевозчиков
- Взаимодействие со складами в части обеспечения своевременного прибытия на склад и времени отгрузки
- Взаимодействие с управлением цепочки поставок в части перемещений между складами и заводами, а также по доставке СиМ
- Взаимодействие с бухгалтерией в части закрывающих документов
- Взаимодействие с финансами в части планирования и отражения затрат
- Построение партнерских отношений с перевозчиками на кейсах Win-Win
Блок 3. Команда:
- Развитие, обучение, наставничество команды
- Поддержание атмосферы командного духа, поддержки, взаимовыручки
- Управление встречами и совещаниями, учитывая, что все сотрудники работают в удаленном формате- Организация и контроль международной доставки товара.

Выстраивание процесса заказа транспорта. Расширение географии доставки. Запуск собственной линии доставки, без привязки к основному бизнесу. Моделирования новых схем и маршрутов доставки грузов. Написание инструкций и регламентов для отдела. Снижение транспортных затрат. Выстраивание взаимодействий со Складом, по процессу сборки заказов для b2b клиентов. Доработка УС. Разработка и внедрение отчетности.

Ключевые обязанности:
Развитие транспортного блока в компании с "0". Развитие курьерской доставки. Обеспечение необходимого уровня сервиса SLA (98,9%) в том числе и работы склада. Организация работы Склада, для E-com продаж и продаж через marketplace.
Текущий функционал и достижения
1. Блок транспорт:
- Расширение базы перевозчиков и курьерской доставки. Подписание договоров с подрядчиками транспортных и курьерских услуг, на основании тендера.
- Обеспечение доставки заказов клиентам (SL 99,5%) по курьерской доставке, начало 5 заказов в неделю на текущий момент 500 заказов в день.
- Запуск Экспресс доставки (за 2 часа), финальное тестирование.
- ЖД и авиа отправка грузов на ДВ.
- Проверка и оплата счетов.
- Внедрение TMS системы.
- Составление бюджета по транспортной группе.
- Регламентация работы отдела.
- Контроль за работой транспортной службы на филиале в г. Владивосток.
Достижения:
- Поддержание SLА на плановом уровне.
- Снижение стоимости доставки по собственным курьерам.
- Успешное внедрение проекта Экспресс доставки.
- Разработана и утверждена отчетность для Транспортного отдела.

2. Блок склад:
- Организация с "0" работы склада для E-com продаж и продаж через marketplace.
- Увеличение кол-ва сборки заказов с 35 заказов в день до 2500 заказов в сутки при площади склада в 150 м2. Хранение SKU более 4500.
- Обеспечение ТМЦ склад, для сборки заказов.
- Сборка + доставка заказов до РЦ marketplace за 24 часа.
- Подписание договор с поставщиками ТМЦ (расходниками), на основании Тендера, отслеживание выполнения подрядчиками ТЗ.
- Переход на новую УС с самописной на основе Axapta программы, на 1с УАС, написание ТЗ для Транспортного блока и склада.
- Автоматизация процессов в учетной системе.
- Разработка отчетности.
- Ведение табеля учета рабочего времени сотрудников склада.
- Найм работников.
- Составление бюджета для текущего склада (сборка заказов).
- Поиск нового склада (3000-5000 м2).
- Расчет кол-ва персонала, расчет затрат для организации работы нового склада, по выполнению плана продаж.
Достижения:
- Организация Ячеечного хранения, для увеличения сборки заказов и увеличения хранения SKU.
- Снижение стоимости затрат на ТМЦ за счет новых для компании схем хранения/доставки.

3. Блок аналитика:
- Финансовый расчет транспортной стратегии (собственные курьеры; подрядчики; Аутсорсинг).
- Анализ вариативности курьерской доставки.
- Анализ рентабельности пополнения склада во Владивостоке через Москву.
- Финансовый расчет открытия склад >3000 m2.

Блок №1. Анализ текущей деятельности отдела: Организация и контроль доставки продукции клиентам компании. Постоянный мониторинг качества предоставляемых логистических услуг. Решение оперативных вопросов. Формирование математических транспортных и финансовых моделей по текущей транспортной деятельности. Факторный анализ транспортных операций. Пересмотр маршрутов (объединение, изменение частоты доставки, закрытие). Расчет точки безубыточности маршрута. Пересмотр/расчет транспортной стратегии компании (открытие/закрытие филиала, территориальное распределение доставки между филиалами, открытие/закрытие Кросс-Док площадок или перенос отгрузки на другие филиалы. Тарифообразование для каждой предоставляемой услуги, расчет рентабельности маршрута при изменении тарифа - описание плана действий. Оптимизация транспортных затрат. Проведение тендера на закупку транспортных услуг.
Блок №2. Отчетность: Контроль корректности заполнения Фактических данных в отчетах. Разработка отчета по деятельности филиалов (отчет показывающий рентабельность или убыток отгружаемых направлений, маршрутов)- на основании отчета, составление плана мероприятий со смежными подразделениями по выводу направления в "+". Финансовые отчеты по деятельности отдела. Расчет штата диспетчеров и грузчиков на каждом филиале. Отчеты по утилизации грузового помещения ТС. Другие отчеты по просьбе смежных отделов. Во время отпуска специалиста по складам, предоставление отчетов по работе склада: KPI производительности сборки, KPI по ошибкам при сборке, производительность склада, плановое поддержание малообъемных ячеек, хранении продукции согласно АБС анализу.
Блок №3. Бюджет: Формирование и контроль исполнения бюджета. Расчёт бюджета по транспортным затратам, доставка продукции (Фарма: Дистрибуция и аптеки ГК, МК, 3pl услуги). Расчет и контроль бюджета по закупкам тары (вторичной и новой). Расчет и контроль бюджета по доставке сотрудников на склады (такси, автобус). Утверждение структуры отдела на филиалах, Грузчики, диспетчера, сборщики, контролеры. Исполнение KPI в частности: Не превышение бюджета (% от ТО и АБС. показатель), снижение ТЗ на 10% по сравнению с предыдущим годом.
Блок №4. Финансовое закрытие месяца: Распределение затрат, обоснование/устранение расхождений. Предоставление отчетности для финансового отдела. Согласование затрат в системах 1 С ЭДО и 1 С Бит Финанс.
Блок №5. Менеджмент: Функциональное руководство филиалами (руководителем склада, транспортным отделом), в подчинении 13 региональных складов. Постановка, согласование, расчет KPI. Ежемесячный расчет зарплат и премий сотрудникам. Проведение собеседований. Написание процедур, SOP, регламентов, инструкций.
Блок №6. Достижения: Утверждение у Ген. Директора, отчета, показывающего рентабельность работы филиалов по отгружаемым направлениям. Улучшение отчетных данных для распределения затрат (было: распределение затрат согласно % за длительный срок, сейчас каждый месяц рассчитывается по фактическим значениям). Успешное завершение проекта, по автоматизации приемки-обработки-архивирования возвратных ТСД. Автоматическое построение маршрута на основе Яндекс карт (≈ 11 000 рейсов в месяц), последний этап, согласование договора, все доработки в УС сделаны, тест пройден. Снижение ТЗ в части филиалах (от 10 000 до 100 000 руб. в месяц). За 5 месяцев не превышение ТЗ по сравнению с прошлым годом, учитывая повышения ряда тарифов. Участие в проекте "e-commerce" поставки, выстраивание работы по транспорту для доставки интернет заказов.

Заказ транспортных средств на вывоз готовой продукции с производственных площадок компании (10 заводов) до 170 машин в день. Контроль выполнения сроков подачи ТС на погрузку. Контроль доставки готовой продукции до клиента, координация разгрузки и передачи товара грузополучателю, взаимодействие с отделом продаж в случае отклонений. Решении спорных вопросов при отклонениях по доставке продукции (Простой ТС, возврат продукции полный или частичный, переадресация ТС, повреждение продукции при доставке). Маршрутизация ТС при доставке машин сборными грузами. Перевозка ТМЦ между заводами производителями (поддоны, упаковочные материалы, штабелеукладчики, машины погрузчики). Организация перевозки вторичных продуктов. Ежедневный - еженедельный - ежемесячный количественный анализ отклонений (план/факт) по не отгруженным машинам. Составление отчетов KPI по работе транспортных компаний (уровень сервиса по подаче ТС на погрузку, удельные затраты на доставку ГП по каждой ТЭК, выполнение бюджета). Претензионная работа с привлеченными транспортными компаниями. Составление годового бюджета в части затрат на автоперевозки готовой продукции: предоставление тарифов на доставку в разрезе площадок отгрузки, квартала, года. Контроль на месячном уровне исполнение бюджета, анализ отклонений факта от БП. Мониторинг изменений в законодательстве в области автоперевозок. Проведение тендеров на оказание услуг по доставке товара автотранспортом, выбор и рекомендация поставщика на основе тендера, заключение договоров. Проведение переговоров с поставщиками с целью получения лучших условий. Актуализация договоров на предоставление транспортно - экспедиционных услуг. Контроль исполнения договоров транспортно - экспедиционных услуг, получение компенсаций потерь. Консультирование смежных подразделений при заключении договоров, в части оказания услуг по автоперевозкам – по необходимости. Написание, согласование и внедрение политик и процедур, регламентирующих работу отдела и организации процесса автодоставки ГП до клиентов (Транспортная политика, Регламент по организации доставки ГП). Формирование и предоставление грузоотправителям ежедневный график отгрузок, проверка количества заказов с разбивкой по способам укладки ГП и группы номенклатур на превышение отгрузочных мощностей (Автоматизация процесса). Составление отчетов по требованию руководителей. Разработка и внедрение технических инструментов для выполнения плановых показателей. Согласование со складами отгрузки нормативов по погрузке ТС (времени, качестве, проверке ТС, времени приезда ТС под погрузки по определенному виду продукции). Лидирование программы Эверест (Производство мирового класса/Бережливое производство, Менеджмент качества), создание колонны логистики в части автодоставки ГП. Использование инструментов "Эверест" в работе (работа с отклонениями, GOP, GAP анализ, написание инцидентов). Во время отпуска специалиста по планированию отвечать за часть функций, таких как: распределение заказов на отгрузку от клиентов по производственным площадкам (согласно SKU и оптимальной схеме доставки), пополнение запаса продукции на складах хранения (СОХ).
В подчинении 3 человека (1 – специалист по документообороту, 2 – специалиста по автотранспорту). Обязанности по управлению сотрудниками: контроль работы, постановка годовых целей (KPI), ежемесячный мониторинг выполнения целей.
Текущие проекты: Снижение доп. затрат (простои, переадресации, возвраты) на автоперевозки - результат: на 50% сокращены доп.затраты за фин. Год. Снижения затрат на доставку ГП по высокомаржинальным брендам. Автоматизация процесса заказа транспорта, согласно матрице поставщиков. Автоматизация в УС основных KPI отчетов. Разработка собственной ТМС системы на базе 1с по заказу транспорта ( от получения заказа на отгрузку до оплаты за рейс).

Организация доставки готовой продукции от складов и производственных площадок компании до потребителя. Поиск и привлечение транспортных компаний и заключение договоров на перевозку. Маршрутизация транспортных средств по Москве и МО. Диспетчеризация грузов от момента погрузки до выгрузки получателю. Расчет плановой стоимости перевозок на следующий квартал. Проведение торгов на перевозку продукции. Аналитика отдела логистики: расчет эффективности проведения торгов, выяснения причины перерасхода бюджета, снижение затрат на простои ТС. Курирование роботы отдела логистики филиалов. Анализ отчетов от филиалов компании по логистическим показателям. Расчет KPI филиалам. Контроль за выполнением плана по доставке готовой продукции в филиалах. Создание необходимых отчетов по требованию руководства. Написание приказов, инструкций, регламентов для департамента логистики.

Осуществление бесперебойного выхода транспорта на линию. Контроль за расходными материалами. Закупка топлива. Контроль за расходом топлива в разрезе недели/месяца. Составление отчетов по расходу топлива. Контроль за движением ТС. Составления отчета по движению транспортных средств. Составление маршрута движения транспортных средств. Обеспечение необходимым оборудованием транспортные средства для перевозки опасного груза. Знание ДОПОГ. Контроль за режимом труда и отдыха водителей. Поиск и найм новых водителей. В подчинении более 30 водителей. Проведение инструктажей с водительским составом. Планирование и организация работы по техническому обслуживанию и ремонту транспортных средств. Управление водительским составом в Филиале компании. Организация работы в филиале. Организация экспедирования груза. Взаимодействие по поставке ГСМ, запасных частей с поставщиками. Контроль оплаты счетов отдела. Организация документооборота отдела. Постановка на учет в ГИБДД транспортных средств. Выдача и обработка путевых листов. Заполнение транспортных журналов. Ведение переговоров с клиентами. Составление отчетов по требованию руководителя. Ведение переговоров с дилерами о покупке ТС. Получение пропусков для въезда в Москву грузового транспортного средства. Разрешение конфликтных ситуаций. Составление бюджета транспортного отдела.

Достижения: Составление расчетов по открытию филиала в части транспортных затрат. Получение удостоверения: Квалификационная подготовка по организации перевозок грузов в пределах РФ (БДД).