Делопроизводитель

- планирование рабочего дня руководителя;
- ведение календаря руководителя, а также дополнительно ведение и координирование календарей 3-х директоров;
- прием и распределение звонков;
- прием посетителей;
- организация командировок (Travel-поддержка, оформление командировочных документов);
- административная поддержка руководителя, подготовка встреч и совещаний (заказ пропусков, бронирование переговорных, сбор, тиражирование необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения совещания, повестке дня, техническое сопровождение);
- организация телефонных конференций (conference call) и видеоконференций, используя Тeams, Zoom;
- участие в переговорах и деловых встречах;
- составление проектов приказов, распоряжений, писем и согласование их в установленном порядке;
- ведение делопроизводства и документооборота руководителя (СЭД: регистрация входящей/исходящей документации IT-дирекции,
оформление проектов приказов, договоров, доп. соглашений, заполнение листов согласования, направление на круг согласования, исправление замечаний и т.д.);
- осуществление контроля исполнения поручений руководителя;
- организация подписания документов руководителем;
- выполнение поручений руководителя и ключевых специалистов;
- информационная поддержка руководителя (поиск и сбор необходимой информации);
- обеспечение приема и проверки правильности оформления подготовленных проектов документов, грамотное их редактирование;
- взаимодействие с курьерскими службами, в то числе DHL;
- оформление, отправка и получение всей почтовой корреспонденции;
- выполнение личных поручений (оформление визы для руководителя и членов его семьи, поиск и организация фотосессии и т.п.);
- оформление отпусков руководителя;
- заказ канцтоваров и оргтехники для руководителя и IT-дирекции (300 человек);
- тестирование банковского ПО (RS Broker);
- контроль за ходом реализации отдельных проектов и поручений руководителя.