Офис-менеджер

Административная работа. Руководство службами Reception (3 чел.), 2 офисных ассистента, Cleanners (10 чел.), Drivers(3 чел.) , Post clerk (1 чел.), Car fleet (сама занималась администрированием сar fleet) , Travel Agent.
Работа по оптимизации служб Reception, Cleanners, Drivers, Car fleet.
Работа с поставщиками, службами поддержки и администрации здания компании Форд мотор компани ЗАО . Проведение тендеров на различные виды услуг для офиса, контроль за выполнением договоров с поставщиками.
Работа с поставщиками услуг заключение и перезаключение договоров.
Бюджетирование и прогнозирование затрат на содержание офиса, порядка 40-50 статей затрат. Работа с финансовой документацией. Выставление счетов и контроль оплаты поставщикам, администрации здания и другим службам поддержки офиса по административным вопросам. Работа с Landlord.Ведение переговоров, налаживание услуг для офиса (парковки, внутреннее содержание здания, лифты и т.д.)Контроль за оплатой по договорам аренды с Landlord. Авторизация платежей на офисные затраты в Организация и планирование рабочих мест для сотрудников компании.
Организация переездов внутри и за пределы Офиса Компании.Поиск новых офисных площадей для возможного перезда компании. Контролирование техники безопасности работы в офисе. Контролирование противопожарной безопасности в офисе. Организация пожарных эвакуаций.
Закупка офисного оборудования и мебели; канцтоваров и сувенироной продукции.
Организация работ по поддержанию офиса (ремонтные работы и профилактические работы).
Ведение деловой переписки и делопроизводства на английском языке.
Организация официальных деловых визитов иностранного топ менеджмента ( бронирование гостиниц, авиабилетов, машин для сопровождения иностранных делегаций, решение визовых вопросов). Контролирование организации трансферов.
Организация деловых встерч и совещаний.
Принятие участия в деловых совещаниях с иностранным и российским менеджментом на английском и русском языках).
Интервьюирование персонала на позиции секретарей Reception, Cleanners, Drivers.
Получила дополнительный опыт работы Офис-менеджером в Американской компании численностью 400 человек, получила большой опыт работы по организации московсковской службы car fleet (численность автопарка 400 машин)в компании Форд . Организовала и довела до конца проект установки системы контроля доступа в офисах Форд. Контролировала его работу. Провела частичную реструкторизацию администативных функций Офис-менеджера для оптимизации бизнес-процесса в компании.

Административная работа. Руководство службами Reception,Cleanners, Drivers, Travel Agent.
Работа по оптимизации служб Reception, Travel Agent, Cleanners, Drivers.
Работа с поставщиками, службами поддержки и администрации здания компании "Дирол Кэдбери". Составление договоров с поставщиками и гостиницами (около 10 гостиниц) и контроль за их выполнением. Составление тендеров. Провела тенедер на гостиницы Москвы. Заключила договор с 2-мя Новыми гостиницами. Провела тендер на компании такси. Заключила договр с 1-ой новой компанией такси. Перезаключила 7 договоров с поставщиками услуг.
Работа с арендодателями квартир для иностранных сотрудников, составление и переподписание договоров аренды, оплата квартир и контроль за содержанием квартир.
Работа по постановке на миграционный учет иностранцев офиса, продление виз.
Работа с финансовой документацией. Выставление счетов и контроль оплаты поставщикам, администрации здания и другим службам поддержки офиса по административным вопросам. Работа с Landlord.Ведение переговоров, налаживание услуг для офиса (парковки, внутреннее содержание здания, лифты и т.д.)Контроль за оплатой по договорам аренды с Landlord.Составление и прогнозирование бюджета. Авторизация платежей на офисные затраты в электронном виде в специальной программе Lotus Notes.
Работа со складом в Москве.
Организация и планирование рабочих мест для сотрудников компании.
Организация переездов внутри Офиса и Компании.Поиск новых офисных площадей для возможного перезда компании. Контролирование техники безопасности работы в офисе. Организация пожарных эвакуаций.
Закупка офисного оборудования и мебели; канцтоваров и сувенироной продукции.
Организация работ по поддержанию офиса (ремонтные работы и профилактические работы).
Ведение деловой переписки и делопроизводства на английском языке.
Составление официальных приглашений в деловые команидровки сотрудников офиса на английском языке в Посольство Великобритании и др.посольства. Организация официальных деловых визитов иностранного топ менеджмента ( бронирование гостиниц, авиабилетов, машин для сопровождения иностранных делегаций, решение визовых вопросов). Контролирование организации трансферов.
Организация деловых встерч и совещаний.
Принятие участия в деловых совещаниях с иностранным и российским менеджментом на английском и русском языках).
Интервьюирование персонала на позиции секретарей Reception, Cleanners, Drivers.
Получила положительный опыт работы Офис-менеджером в Англиской компании
численностью 300 человек. В частности получила большой опыт работы по планированию, исполнению и контролированию бюджета на административный расходы в Офисе (30 статей затрат).

Административная работа. Руководство службами Reception and Cleanners.
Контроль за работой службы Travel Agent.
Работа с поставщиками, службами поддержки и администрации здания компании Дженерал Электрик. Составление договоров с поставщиками и гостиницами и контроль за их выполнением(10 гостиниц и 12 поставщиков). Составление тендеров.
Работа с финансовой документацией. Выставление счетов и контроль оплаты поставщикам, администрации здания и другим службам поддержки офиса по административным вопросам.
Работа с Landlord.(Контроль за оплатой по договорам аренды с Landlord).
Организация и планирование рабочих мест для сотрудников компании.
Организация переездов внутри Офиса и Компании.
Закупка офисного оборудования и мебели; канцтоваров и сувенироной продукции.
Организация работ по поддержанию офиса (ремонтные работы и профилактические работы).
Ведение деловой переписки и делопроизводства на английском языке.
Организация официальных деловых визитов иностранного топ менеджмента (составление повесток, бронирование гостиниц, авиабилетов, машин и службы охраны для сопровождения иностранных делегаций, решение визовых вопросов).
Организация деловых встерч и совещаний.
Принятие участия в деловых совещаниях с иностранным менеджментом (на английском языке).
Получила большой опыт работы Офис-менеджером в Американской компании
численностью 400 человек. Получен большой опыт по оптимизации рабочего времени и оптимизации работы офисных служб.

Административная работа. Руководство работой служб Reception, Курьеров и Адм.-Хозяйственного отдела(водители, столовая). Работы по поддержанию офиса(ремонтные работы). Составление бюджета офиса. Закупки: мебель, канцелярия, офисное оборудование и т.п. Составление финансовых отчетов по всем расходам.
Работа с поставщиками. Контролирование договора аренды и выплат по нему. Организация вечеров и пикников.
Организация переездов внутри офиса и из офиса в офис.
Ведение делопроизводства. Ведение деловой переписки и переговоров на русском и английском языках. Организация деловых встреч и совещаний, составление повесток и протоколов совещаний. Письменные переводы с русского на английский и с английского на русский (договоры, финансовые документы). Работа с корпоративными клиентами.
Получила огромный опыт работы Офис-менеджером в Английской компании, численностью 400 человек.