Оператор 1С / Офис-менеджер

Офис-менеджер:
Обеспечение жизнедеятельности офиса (функции секретаря, завхоза, администратора, кадровое делопроизводство и первичная бухгалтерия). Знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), программа 1С8. Входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов. Прием телефонных звонков. Выполнение поручений руководителя, подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности компании. Контроль работы водителя: (прием заявок на машину и разработка графика использования автотранспорта), курьера (прием заявок и разработка графика). Внесение новых конрагентов в программу 1С8, выписка первичной документации на отгрузку (ттн, счет-фактура, счет на оплату, УПД, торг-12). Составление и заключение договоров, согласование условий, контроль актуальности сроков договоров, регистрация. Контроль дебиторской и кредиторской задолженностей (формирование Актов сверки в программе 1С8 и отправка их).

Менеджер по продажам:
Организация и ведение продаж продукции компании: получение заявок, их обработка и согласование с клиентом товарного предложения (номенклатура, цены, сроки, способы доставки). Запрос в службе закупок недостающих номенклатурных позиций, подготовка договора и спецификаций, выставление счета в программе 1С8, формирование заказа поставщику в 1С8 (в случае закупки недостающих комплектующих), контроль оплаты товара, формирование пакета отгрузочных документов (ттн, счет-фактура, счет на оплату, УПД, торг-12, сертификат), передача складу заданий на отгрузку, проверка факта получения клиентом товара. Внесение в базу данных информации о клиентах. Контроль дебиторской задолженности по клиентам. Рассмотрение претензий клиента, принятие мер для исправления проблемы, подготовка писем. Работа с клиентской базой и поддержание ее в актуальном состоянии, привлечение новых клиентов.

Менеджер по закупкам:
Поиск и выбор поставщиков, согласование условий, заключение договоров. Отслеживание отгрузок от поставщиков. Внесение новой номенклатурной позиции в программу 1С8, внесение данных в базу поставщиков, оформление заказа поставщика, оформление поступлений/списаний товара в 1С8, контроль наличия и поддержание необходимого товарного запаса на складе. Проведение инвентаризации. Предоставление руководителю справок по оплате поставщикам. Составление графика оплат.

Выписка счетов на оплату, оформление договоров, актов выполненных работ и услуг, коммерческих предложений, писем, общение с заказчиками, открытие и ведение заказа с полным обеспечением материалов, отправка и прием факса, контроль по оплате (оформление и ведение договоров, работа с заказчиками, составление коммерческих предложений по письмам заказчиков и дальнейшая работа по оформлению заказов). Подготовка производственных планов и графиков. Подготовка производства, контроль за своевременным оформлением технической документации, контроль обеспечения производства материалами и комплектующими. Осуществление диспетчерского сопровождения заказов, выписка заказов на производство продукции в соответствии с договором и заказами. Обеспечение оперативного учета хода производства, выполнение ежедневных заданий, принятие мер к снижению остатков готовой продукции, отслеживание отгрузки готовой продукции. Контроль выполнения планов и ежедневных заказов, принятие мер по обеспечению ритмичной работы. Подготовка ежемесячно необходимых материалов для подведения итогов работ. Контроль выполнения договоров согласно спецификации заказчика и принятие мер по их выполнению. Подготовка справок и отчетов для руководителя в установленные сроки. Участие в совершенствовании системы менеджмента качества (отчеты).