Начальник отдела делопроизводства

Организация и совершенствование документооборота компании, средний ежедневный поток внешней и внутренней документации порядка 500 писем;
координирование работы должностных лиц ОДО с целью своевременного, качественного, эффективного выполнения
возложенных на отдел функций; распределение обязанностей между сотрудниками отдела с их должностными инструкциями, а также деловыми качествами;
осуществление своевременного приема, регистрации, учета, хранения и рассылки поступающей, исходящей и внутренней
корреспонденции, оперативного поиска и выдачи информации по документации;
обеспечение соответствующего режима доступа к документам и использования информации, содержащейся в них;
регистрация входящих документов, договоров, составление и регистрация исходящих писем, документов, приказов и
распоряжений и доверенностей компании;
соблюдение установленных требований к оформлению исходящих документов на соответствие ГОСТ;
размещение документов участвующих в процессе документооборота компании в базах данных;
разработка и внедрение (совместно со службой IT) бизнесс-процессов работы с документами и документной информацией на основе системы электронного документооборота 1 С Документооборот (полный цикл, начиная с ТЗ), выставление на согласование и исполнение внутренних (приказы, договоры, распоряжения) и внешних документов (постановления, запросы госорганов) компании, контроль исполнения, составление отчетов;
подготовка регламентов и инструкций по процессам делопроизводства и документооборота, внесение изменений в
процессе их усовершенствования;
хранение документов по основной деятельности компании;
заказ канцтоваров, ведение табеля учёта рабочего времени;
работа в СЭД: 1 С ЭДО 8.3; Дело

Ведение делопроизводства (внешний и внутренний документооборот), прием и распределение телефонных звонков (мини - АТС), планирование и организация встреч и переговоров руководителя, контроль исполнения поручений, формирование дел и сдача их на хранение, разработка должностных инструкций, взаимодействие с отделами, распределение обязанностей между сотрудниками канцелярии, взаимодействие со службой охраны; в последнее время работа с арендаторами, составление арендных договоров, показ свободных площадей, решение вопросов арендаторов, работа с кадрами, прием, увольнение. выдача архивных справок

делопроизводство, подготовка договоров, протоколирование совещаний, ведение телефонных переговоров