Офис-менеджер / Администратор

1. Операционное управление:
Запуск новых точек: взаимодействие с арендодателями (администрацией ТЦ), организация ремонтных работ, визуального оформления, мерчандайзинга, подбор и адаптация персонала, внедрение локальных бизнес-процессов.
Координация: взаимодействие офиса и контрагентов, розничной сети для оперативного устранения сбоев в работе.
Управление процессами: Контроль, оптимизация и упорядочивание ключевых операционных процедур, в первую очередь цикла «заказ — склад — отгрузка».
Управление командой: Постановка задач, контроль исполнения, мотивация, решение кадровых и иных проблем.

2. Финансовый и административный контроль:
Управление финансами: работа с банк-клиентом, выставление счетов, оплата поставщикам, контроль дебиторской/кредиторской задолженности, подготовка данных для расчета заработной платы.
Бюджетирование: Составление и контроль бюджета подразделения, обеспечение кассовой дисциплины магазинов.
Документальный контроль: Ведение и проверка всей операционной (складской, первичной от контрагентов) и управленческой документации.

3. Договорная, юридическая и административная работа:
Договорное сопровождение: работа с договорами (поставки, аренда, клиенты) — подготовка, согласование с юристом (аутсорсинг), ведение реестра договоров.
Внутренний документооборот: Подготовка организационно-распорядительных документов (приказы, распоряжения), поддержание их актуальности.
Взаимодействие с госорганами: Работа с ФНС, Госуслугами и другими инстанциями, подготовка, подача документов, получение выписок, решение официальных вопросов.

4. Взаимодействие с партнерами и поддержка руководства:
Работа с контрагентами: Построение и поддержание долгосрочных отношений с оптовыми клиентами и поставщиками, решение всех рабочих вопросов.
Организационная поддержка руководства: Коммуникационная и административная поддержка, координация встреч, решение задач по поручению, помощь во взаимодействии с партнерами.

1. Построение долгосрочных и взаимовыгодных партнерств, развитие прочных отношений с клиентами
2. Управление циклом — от закупки сырья у плантаций до поставки конечному клиенту.
3. Ведение процесса продаж: теплые звонки, подготовка индивидуальных коммерческих предложений, работа с возражениями, постпродажное обслуживание.
4. Дополнительно: прогнозирование спроса для оптимизации запасов.

1. Закупки и формирование ассортимента:
- Участие в отборе и закупе товара у поставщиков, в том числе в зарубежных командировках.
- Анализ продаж и остатков для формирования заказов (без дефицита и затоваривания).
- Взаимодействие с поставщиками по условиям поставки, отсрочкам платежа.

2. Складской учет и управление запасами: прием, адресное хранение, учет в 1С, отгрузка в розничную сеть на основе их заказов и данных по продажам, инвентаризации.

3. Контроль качества и работа с документацией:
- Контроль качества поступающего товара, оформление соответствующей документации, работа с поставщиками (урегулирование претензий по качеству).
- Работала со всей сопроводительной товарной документацией: товарные накладные (ТОРГ-12), счета-фактуры, акты на возврат.

4. Взаимодействие с директорами магазинов для решения вопросов по ассортименту, поставкам (срокам).

1. Обеспечивала жизнедеятельность салона и выполнение плана продаж: организация работы команды, контроль стандартов обслуживания и мерчандайзинга, взаимодействие с отделами офиса по «вопросам и нуждам» салона, администрацией ТЦ по согласованию потребностей салона.

2. Отвечала за все операции с товаром, кассовую дисциплину, инкассацию.

3. Вела первичную финансовую и товарную отчетность (касса, сопутствующая документация при движении и сохранности ТМЦ, инвентаризация).

4. Консультировала покупателей, работала возражения, нестандартными запросами, возвратами.

1. Работа с людьми: Прием, размещение и выселение гостей, решение возникающих вопросов, тактичной подход к работе с требовательными клиентами.
2. Организация сервиса: Контроль готовности номеров, обеспечение безупречного состояния.
3. Бронирование.