Event-менеджер

• Разработка мероприятия с нуля с продюсером (ресерч рынка, план, тематика, тайминг и т.п.)
• Ведение нескольких проектов одновременно
• Координация работы и контроль исполнения работ подрядчиков (дизайнеры, ТЗ, составление и заказ печатных материалов-сборников, организация доставки материалов и т.п.).
• Размещение на сайте материалов (презентации, пост-релизы, пресс-релизы и т.п.)
• Работа с документами (бюджет, сметы проведения, согласование договоров)
• Ведение переговоров с подрядчиками (спонсорами, ключевыми клиентами)
• Выбор нужной площадки (в зависимости от требований)
• Составление счетов и актов (работа в 1С)
• Работа со СМИ (поиск, размещение на сайтах партнеров пресс/пост-релизов, составление плана работы со СМИ, печать в журналах, согласование модулей, работа на бартерной основе, отчет об итогах работы).
• Решение вопросов проживания (расселения) и трансфера иностранных, а также клиентов из других городов
• Подготовка и работа на площадке мероприятия: регистрация участников, аккредитация СМИ, оперативное решение непредвиденных вопросов, взаимодействие с внутренними службами отеля, анкетирование участников, сопровождение VIP гостей, закрытие мероприятия. Подготовка отчета по итогам мероприятия.

• Выполнение оперативных поручений руководителя в рамках подготовки деловых мероприятий, в т.ч. переводы с/на английский язык программ деловых мероприятий (тематика телеком, электронная коммерция, электронные финансы, ИТ, PR и маркетинг), деловых писем, ведение телефонных переговоров на английском языке, выполнение обязанностей секретаря-референта.
• Привлечение к участию в мероприятиях (докладчики, модераторы, информационные партнеры) представителей бизнеса, госструктур, СМИ. Деловая переписка в т.ч. на английском языке. Информационное сопровождение участника/партнера с момента заключения договора до окончания проекта.
• Ведение и актуализация базы по существующим участниками мероприятий, партнерам, СМИ.
• Подготовка и рассылка информационных писем, памяток участников, пресс-релизов по базе участников мероприятий.
• Мониторинг деятельности конкурентов (посещение конкурирующих мероприятий, desk-research), подготовка отчетов для руководителя.
• Оперативное взаимодействие с подразделениями компании (Sales, Research, журналисты, производственный отдел и т.д.), информирование об изменениях в программах, подготовка первичной документации, подготовка актуальных данных по участникам мероприятия.
• Подготовка и работа непосредственно на мероприятии (решение непредвиденных вопросов, контроль хода мероприятия в целом, закрытие мероприятия)

За время работы в компании приняла участие в подготовке и проведении 28 деловых мероприятий с общей аудиторией более 5000 человек.

• Подготовка совещаний и заседаний и мероприятий, проводимых Посольством (составление плана мероприятий, взаимодействие с докладчиками и гостями, помощь по организации участия, оповещение участников о времени и месте проведения мероприятия, координация участия в мероприятиях и т.п.)
• Организация встреч посетителей и гостей в Посольстве.
• Решение организационных вопросов, касающихся пребывания глав государства на саммиты и конференции в Москве
• Делопроизводство. Работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников Посольства, регистрация, учёт, хранение, формирование дел; Работа с исходящей корреспонденцией: написание, регистрация, передача, учёт, хранение, оформление писем в МИД и международные организации;
• Выполнение личных указаний Посла
• Административная поддержка Посла и сотрудников Посольства (визы, билеты, бронирование и т.п.).