Секретарь на ресепшен

Описание

2000-2005 гг. - Московский государственный университет сервиса
Специализация: менеджмент
Специальность: управление персоналом

1995-1997 гг. - Колледж Министерства иностранных дел России
Специализация: делопроизводство и архивоведение
Специальность: секретарь-референт

08.2014 - по н/в
Министерство промышленности и торговли Российской Федерации
Должность: помощник директора Департамента, офис-менеджер
Обязанности: Планирование и контроль рабочего дня руководителя, составление и корректировка плана рабочего дня.
Прием и переадресация телефонных звонков, организация телефонных переговоров и видеоконференций по поручению руководителя.
Документационное обеспечение деятельности департамента: информационная подготовка документов, составление писем и прочих документов; прием, проверка правильности оформления и редактирование документов, передаваемых на подпись руководителю; работа с входящей и исходящей корреспонденцией: регистрация и отправка адресатам. Рассылка писем, распоряжений, указаний по электронной почте и системе электронного документооборота; контроль исполнения поручений.
Информационно-аналитическая поддержка руководителя: поиск и обработка необходимой информации. Организация совещаний, проводимых руководителем: сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, получение подтверждений о присутствии, повестке дня, протоколирование мероприятий.
Прием посетителей, заказ пропусков.
Контроль процесса исполнения распоряжений и поручений руководителя сотрудниками Департамента в рамках своей компетенции.
Постановка задач перед сотрудниками по поручению руководителя, контроль и постоянный отчет по выполнению задач сотрудниками, поставленных руководителем. Взаимодействие со структурными подразделениями Министерства по всем возникающим вопросам. Поиск обширной информации в сети.
Организация и оформление деловых поездок и служебных командировок руководителя: заказ билетов, такси, трансфера, оформление отчетных документов и их закрытие. Заказ воды, канцелярии, расходных материалов;
Ведение табеля рабочего времени.
Выполнение полного спектра обязанностей помощника руководителя.

07.2013-04.2014
Банк
Должность: Секретарь-референт Заместителя Председателя Правления Банка
Обязанности: Планирование рабочего дня руководителя в соответствии с регламентом работы Заместителя Председателя Правления Банка, выполнение личных поручений руководителя, приём и анализ всей информации, поступающей в приемную по телефону, факсу, а также другим каналам связи и своевременная передача её по принадлежности по инстанциям. Соединение телефонной связи по поручению руководителя, обеспечение своевременной подготовки документов на доклад. Роспись документов, поступающих по программе "Летопись" и распределение её соответствующим исполнителям.Выполнение поручений руководства Банка по обеспечению заседаний совещаний и переговоров, проводимых Заместителем Председателя Правления, оповещение о времени, месте и повестке дня участников, регистрация их прибытия. Подготовка проектов писем, служебных записок.
Приём посетителей, гостей и делегаций в соответствии с согласованным планом работы руководителя, доклады об исполнении поручений.
Организация командировок и личных поездок, в том числе визовая поддержка.
Контроль и исполнение личных поручений.
Выполнение функций офис-менеджера.
Ведение базы и поздравлений руководителя, организация поздравлений.

11. 2012 - 04.2013
Управляющая компания "РУМЕЛКО"
Должность: секретарь-референт Департамента по социальным вопросам
Обязанности: Планирование и организация рабочего дня руководителя;Координация информационных потоков (анализ информации, входящей в приемную, отсев и перераспределение вопросов, которые могут быть решены без участия руководителя);
Ведение делопроизводства; приём входящей корреспонденции, её систематизация и передача после рассмотрения руководителем в подразделения либо конкретным исполнителям для использования в процессе их работы или подготовки ответа. Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой и сдача в архив в установленные сроки.
Подготовка аналитических, информационных материалов;
Подготовка проектов писем, приказов, служебных записок;
Контроль за исполнением поручений руководителя;
Контроль за своевременным рассмотрением и предоставлением структурными подразделениями информации смежным и контролирующим департаментам;Ведение документооборота по договорам;
Организация совещаний, встреч, переговоров, презентаций;
Организация командировок и личных поездок, в том числе визовая поддержка;Выполнение оперативных поручений руководства.
Выполнение функций офис-менеджера.

08.2012-09.2012
Госкорпорация "Росатом"
Должность: секретарь Директора Департамента делопроизводства и архивоведения
Обязанности: Регистрация входящей/исходящей внутренней и внешней корреспонденции для создания и ведения электронной базы данных корреспонденции (заполнение, сканирование присоединение образцов к карточке документа, создание связей между документами). Обеспечение выполнения правил, норм оформления, сроков подготовки и отправки документов, контроль сроков исполнения документов. Обеспечение сохранности документов, составление и ведение номенклатуры дел, подготовка документов к сдаче в архив, хранение в установленном порядке печатей и штампов. Составление и корректировка служебных записок и писем. Планирование, ведение и анализ рабочего графика руководителя. Организация и проведение коммуникаций руководителя по вопросам текущей деятельности (работники подразделения, сторонние организации, подведомственные организации). Организация и протоколирование совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и т.п.). Организация приема посетителей руководителя, оформление заявок на пропуска, ведение базы контактов партнеров и клиентов. Организационно-техническое обеспечение работы руководителя, приемной и работников подразделения (канцелярские принадлежности, визитки, хозяйственные вопросы и т.д.). Выполнение личных поручений руководителя. Оформление командировочных документов, бронирование билетов и гостиниц.