Административный директор

Стратегическое управление офисами компании в части арендных отношений, регулярных и капитальных ремонтов, материально-технического обеспечения;
Руководство проектами по поиску и открытию новых и реконструкции действующих офисов;
Планирование и контроль исполнения бюджета, финансовый анализ и согласование расходов проекто. Координация процессов открытия офисов включая, подготовительный этап (проверка проектной документации, согласование с соответствующими департаментами, а также с инженерами по направлениям);
Участие в организации и проведении тендерных процедур (формирование ТЗ, поиски подрядчиков, получение и анализ коммерческих предложений, ведение переговоров, экспертная оценка полученных предложений);
Подбор подрядных организаций, планирование, координация и контроль выполнения работ по ремонту, оборудованию, дизайну помещений;
Сопровождение командировок:
- составление технического задания на выбор конрагента оказания услуг по командировкам,
- заключение договора;
- бронирование билетов и отелей;
- полное сопровождение процесса (при необходимости -заказ такси, бронирование залов VIP обслуживания) и т.п.
- организация эффективного взаимодействия и координация работ и процессов между всеми участниками проектов;
- заключение, сопровождение и контроль исполнения договоров (аренда, проектирование, ремонт, клининг, техническое обслуживание офисов, организация питания, страхование, дизайн, реклама, озеленение, мерч и т.п.);
-контроль и координация разработки новых концепций корпоративных стандартов при оформлении офисных пространств;
- анализ, планирование и размещение подразделений компании, разработка предложений и согласование оптимальной рассадки работников;
- обеспечение жизнедеятельности офиса и создание комфортных условий для работы сотрудников;
- обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, её доставку по назначению (регистрация, учет, хранение и передача в соответствующие структурные подразделения, архив); - нормоконтроль, регистрация распорядительных документов;
- разработка локальных нормативных актов и регламентирующих документов отдела.

- Проведение закупочных процедур в рамках деятельности АХО компании (г. Москва, Санкт-Петербург, г. Владивосток);
- Взаимодействие с контрагентами и арендодателями (заключение, контроль исполнения условий договоров на поставку товаров и услуг);
- Проверка исправности и организация технического, сервисное обслуживание и ремонта офисного оборудования, систем освещения вентиляции отопления, мебели и прочее;
- Взаимодействие с поставщиками (любые услуги и товары касательно АХД), контроль исполнения договоров, контроль оплаты, получение закрывающих документов, контроль качества услуг.
- Разработка внутренних нормативных документов и приказов по своей деятельности;
- Планирование и контроль исполнения бюджета;
- Планирование и организация рабочих мест;
- Организация процессов переезда, доставки грузов;
- Обеспечение наличия хозяйственного инвентаря, инструмента и контроль его состояния;
- Организация планов уборки помещений, контроль качества уборки;
-Планирование и организация проведения ремонта помещений, подбор и закупка инструмента и материалов, взаимодействие с подрядчиками. Разработка бюджета и контроль его соблюдения;
- Организация и сопровождение процесса командирования (билеты, трансферы, такси, гостиницы);
- Участие в плановых и внеплановых инвентаризациях товарно-материальных ценностей;
- Обеспечение соответствия нормам пожарной безопасности.

Операционное управление БЦ и удалёнными объектами;
-Общее руководство отделом:
- группы материально- технического снабжения;
- группы по работе с недвижимостью;
- группы по гражданской обороне, чрезвычайным ситуациям и пожарной безопасностью;
- группы хозяйственного обеспечения и ремонта;
- группы экологии;
- группы эксплуатации технических систем.
Основные обязанности:
- Обеспечение функционирования зданий и помещений (21 500 кв.м. помещения, 12 900 кв.м. прилегающие территории , штат 1500 человек): аренда, обслуживание технических систем, клининг, организация рабочих мест, организация переездов.
-Управление арендными отношениями (заключение договоров аренды, пролонгация, ротация и привлечение новых арендаторов, ведение всего документооборота по аренде и дополнительным услугам, взаимодействие с арендаторами);
- Бюджетирование и планирование OPEX и CAPEX в части АХО;
-Взаимодействие с инспектирующими и контролирующими организациями;
-Подготовка тендерной документации, оформление, сопровождение договоров на поставку товаров и услуг, коммунальных, эксплуатационных и клининговых услуг, ремонтно-строительных работ, вывозу ТБО.КГМ, снега, Электронный документооборот с ресурсоснабжающими (МОЭК, Мосводоканал) организациями и т.п.;
- Хозяйственное обслуживание и бесперебойное обеспечение зданий и помещений Общества;
- Планирование и организация рабочих мест в новых офисных помещениях, переезд сотрудников, организация питания сотрудников;
- Обеспечить соблюдение требований пожарной безопасности. разработка и осуществление мер пожарной -безопасности;
-Содержание в исправном состоянии систем и средств противопожарной защиты, включая первичных средств тушения пожаров.

- общее руководство отделом,административно-хозяйственной деятельности в административных зданиях, секретариатом и канцелярией (22 сотрудника);
- бюджетирование расходов отдела и общехозяйственных расходов Филиала, осуществление контроля за исполнением бюджета;
- обеспечение проведения совещаний и переговоров с участием руководства Корпорации и Филиала, организация встречи гостей, иностранных делегаций и их сопровождение;
- организация представительских, корпоративных, социальных, благотворительных и других мероприятий, инициируемых Филиалом. Участие в организации праздничных мероприятий;
- обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, её доставку по назначению (регистрация, учет, хранение и передача в соответствующие структурные подразделения, архив). Нормоконтроль, регистрация распорядительных документов;
- разработка локальных нормативных актов и регламентирующих документов отдела;
- работа в рамках закупочной деятельности (составление технического задания, запросы коммерческих предложений, расчёт начально-максимальной цены, подготовка аналитической записки, заявки на закупку, работа с договорами) для заключения договоров по направлению хозяйственной деятельности, договоров аренды, договоров на поставку ТМЦ выстраивание партнерских отношений с организациями, инициирование и проведение переговоров с потенциальными поставщиками. Контроль исполнения условий договоров в части АХО;
- определение потребностей ТМЦ с учетом сформированного рабочего пространства и численности персонала с целью обеспечения оптимальных условий труда;
- подготовка документов по приемке, постановке на баланс предприятия, внутреннему перемещению, списанию ТМЦ;
- участие в проведении инвентаризаций основных средств (ОС) и товарно-материальных ценностей (ТМЦ);
- планирование и организация рабочих мест в новых офисных помещениях;
- организация и контроль процессов технического обслуживания, модернизации, текущих ремонтов инженерного оборудования (системы вентиляции и кондиционирования, водоснабжение и канализация, отопительные системы и т.д.);
- организация проведения текущего, косметического ремонта зданий, помещений, мебели (при необходимости);
- выполнение противопожарных мероприятий и содержание в исправном состоянии пожарного инвентаря.

своевременное рассмотрение актов, смет, отчетных документов, предоставленных подрядными организациями, проверка соответствия выполненных объемов работ;
- списание ТМЦ, ведение прихода-расхода ТМЦ;
- осуществление качественного и своевременного оформления технической документации (графики, акты, планы, дефектные ведомости, заявки, технические задания);
- организация выполнения хозяйственных работ по уборке помещений, благоустройству и озеленению территории КФ АО ИК «АСЭ», обслуживание совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий;
- контроль выполнения работ подрядчиком на закрепленных за отделом объектах;
- подготовка, согласование, оформление и контроль за исполнением договоров аренды офисных помещений.
- анализ движения ТМЦ с учетом остатков на складах, формирование заявки в соответствии с утвержденными лимитами.

- контроль за достоверностью учета в цехах и на центральных складах поступающих основных средств, товарно-материальных ценностей, правильность расходования материалов, топлива;
- соблюдение смет расходов;
- организация проведения инвентаризаций и бухгалтерского учета в структурных подразделениях организациях, учет и оценка списания материалов и товаров;
- учет внутреннего перемещения материалов и товаров, давальческих материалов (переданных в переработку),материалов на забалансовых счетах, а также результатов инвентаризации (излишки и недостачи);
- учет операций по обращению лома черных и цветных металлов;
- учет расчетов с поставщиками.
- контроль за неиспользованием материалов заказчиком;
- регистрация полученных счетов-фактур;
- учет расчетов с подрядчиками (проверка полноты комплекта первичных документов: акт, акт КС-2, КС-3, счета-фактуры и др.);
- выдача доверенностей на получение ТМЦ;
- выписка счетов-фактур на реализованные материальные ценности;
- оформление актовсверок расчётов с поставщиками и подрядчиками.