Управляющий бизнес-центра

- Обеспечение инфраструктуры функционирования административно-управленческого персонала (организация рабочего пространства, создание и обеспечение оптимальных условий выполнения трудовых функций работниками) компании (г. Москва, Санкт-Петербург, г. Владивосток);
- Бюджетирование расходов отдела и общехозяйственных расходов, осуществление контроля за исполнением бюджета;
- Взаимодействие с арендодателями и управляющей компанией по техническим вопросам;
- Административно-хозяйственная поддержка всех сотрудников офиса;
- Взаимодействие с контрагентами по вопросам, возникающим в рамках заключенных договоров на поставку ТМЦ, выполнение работ, оказание услуг для обеспечения хозяйственных нужд организации;
- Сопровождение договоров с подрядчиками, поставщиками необходимых услуг для поддержания жизнедеятельности компании;
- Взаимодействие с охраной, технической и клининговой службами офисов;
- Ведение отчетности на ПК, сбор первичной документации по произведенным заявкам;
- Закупка товаров и услуг для обеспечения хозяйственной и производственной деятельности общества;
- Поиск поставщиков, организация процедуры закупки товаров или услуг; заключение договоров с поставщиками товаров/услуг;
- Анализ рынка поставщиков, мониторинг цен на товары и услуги;
- Участие в проведении инвентаризации ТМЦ.

Операцционное управление БЦ по адресу Варшавское ш. 133 и удалёнными объектами;
-Общее руководство отделом:
- группы материально- технического снабжения;
- группы по работе с недвижимостью;
- группы по гражданской обороне, чрезвычайным ситуациям и пожарной безопасностью;
- группы хозяйственного обеспечения и ремонта;
- группы экологии;
- группы эксплуатации технических систем.
Основные обязанности:
-Обеспечение подразделений Общества с численностью штата компании 1500 чел; в основных зданиях и на удалённых объектах; товарами хозяйственного назначения, канцтоварами, спецодеждой, мебелью и другими материальными ресурсами, необходимыми для их производственной деятельности;
-Управление арендными отношениями (заключение договоров аренды, пролонгация, ротация и привлечение новых арендаторов, ведение всего документооборота по аренде и дополнительным услугам);
- Решение всех возникающих вопросов с Арендаторами;
- Подготовка документов для проведения тендеров на выбор Контрагента;
- Бюджетирование и планирование OPEX и CAPEX в части АХО;
-Взаимодействие с инспектирующими и контролирующими организациями;
-Подготовка, оформление, сопровождение договоров на поставку товаров и услуг, коммунальных, эксплуатационных и клининговых услуг, ремонтно-строительных работ, вывозу ТБО.КГМ, снега, Электронный документооборот с ресурсоснабжающими (МОЭК, Мосводоканал) организациями и т.п.;
-Обеспечение содержания в надлежащем состоянии здания, реализация и разработка мероприятий по подготовке здания к осенне-зимнему периоду
- Контроль исполнения обязательств по заключенным договорам аренды (офисные помещения, склады, узлы связи);
- Хозяйственное обслуживание и бесперебойное обеспечение зданий и помещений Общества;
- планирование и организация рабочих мест в новых офисных помещениях, переезд сотрудников, организация питания сотрудников;
-Обеспечение чистоты в помещениях Общества и на прилегающих к зданиям территориях (офисные и хозяйственные помещеня 21 500 кв.м, прилегающии территории 12 900 кв.м;
-Обслуживание технических систем жизнеобеспечения и оборудования (Вентиляция, кондиционирование, водоснабжение, канализация и системы отопления);
- Организация эксплуатации лифтов в соответствии с требованиями Технического регламента;
- Соблюдение требований пожарной безопасности. разработка и осуществление мер пожарной -безопасности;
-Содержание в исправном состоянии систем и средств противопожарной защиты, включая первичных средств тушения пожаров.

- общее руководство отделом,административно-хозяйственной деятельности в административных зданиях, секретариатом и канцелярией, ресепшн, в то числе распределение обязанностей среди подчиненных сотрудников и осуществление контроля их выполнения;
- решение организационных и административно-хозяйственных вопросов Филиала;
- исполнение обязанностей во время отсутствия заместителя директора по общим вопросам Филиала;
- бюджетирование расходов отдела и общехозяйственных расходов Филиала, осуществление контроля за исполнением бюджета;
- выстраивание партнерских отношений с организациями, инициирование и проведение переговоров с потенциальными поставщиками;
- обеспечение проведения совещаний и переговоров с участием руководства Корпорации и Филиала, организация встречи гостей, иностранных делегаций и их сопровождение. Контроль предоставления буфетного обслуживания;
- организация представительских, корпоративных, социальных, благотворительных и других мероприятий, инициируемых Филиалом. Участие в организации праздничных мероприятий;
- обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, её доставку по назначению (регистрация, учет, хранение и передача в соответствующие структурные подразделения, архив);
- работа с организационно-распорядительными документами отдела, в том числе в электронной системе документооборота Госкорпорации «Росатом»;
- разработка регламентирующих документов отдела (Положение об отделе, должностные инструкции и пр.);
- контроль исполнения поручений президента АО АСЭ, руководителей Госкорпорации "Росатом" и АО АСЭ;
- формирование отчетов по проектам, поступающим на согласование в ЕОСДО.
- нормоконтроль, регистрацию распорядительных документов;
- осуществление обработки, передачи на исполнение в структурные подразделения организационно - распорядительных документов;
- работа с документами с грифом «ДСП» и «КТ»;
- работав рамках закупочной деятельности (составление технического задания, запросы коммерческих предложений, расчёт начально-максимальной цены, подготовка аналитической записки, заявки на закупку, работа с договорами) для заключения договоров по направлению хозяйственной деятельности, договоров аренды, договоров на поставку ТМЦ согласно Единому отраслевому стандарту закупок (ЕОСЗ) по ФЗ № 223;
- контроль исполнения условий договоров (организация питания сотрудников филиала и подрядчиков на строительной площадке, клининг, благоустройство и озеленение территории филиала, курьерская служба, Почта России, аренда помещений, поставка канцтоваров, мебели, питьевой воды, вывоз и утилизация бытовых отходов, дезинфекция нежилых помещений и т.д.);
- обеспечение подразделений Филиала мебелью, канцелярскими принадлежностями, полиграфической продукцией и предметами хозяйственного обихода, осуществление контроля за их сохранностью;
- определение потребностей ТМЦ согласно заявкам структурных подразделений Филиала с учетом сформированного рабочего пространства и численности персонала с целью обеспечения оптимальных условий труда;
- подготовка документов по приемке, постановке на баланс предприятия, внутреннему перемещению, списанию ТМЦ;
- участие в проведении инвентаризаций основных средств (ОС) и товарно-материальных ценностей (ТМЦ);
- контроль своевременности подачи заявок на оплату по счетам;
- контроль за сроками исполнения документов, подготовка отчетности о соблюдении сроков исполнения документов;
- планирование и организация рабочих мест в новых офисных помещениях;
- организация и контроль процессов технического обслуживания, модернизации, текущих ремонтов инженерного оборудования (системы вентиляции и кондиционирования, водоснабжение и канализация, отопительные системы и т.д.);
- организация проведения текущего, косметического ремонта зданий, помещений, мебели (при необходимости);
- выполнение противопожарных мероприятий и содержание в исправном состоянии пожарного инвентаря.

- контроль за достоверностью учета в цехах и на центральных складах поступающих основных средств, товарно-материальных ценностей, правильность расходования материалов, топлива;
- соблюдение смет расходов;
- организация проведения инвентаризаций и бухгалтерского учета в структурных подразделениях организациях, учет и оценка списания материалов и товаров;
- учет внутреннего перемещения материалов и товаров, давальческих материалов (переданных в переработку),материалов на забалансовых счетах, а также результатов инвентаризации (излишки и недостачи);
- учет операций по обращению лома черных и цветных металлов;
- учет расчетов с поставщиками.
- контроль за неиспользованием материалов заказчиком;
- регистрация полученных счетов-фактур;
- учет расчетов с подрядчиками (проверка полноты комплекта первичных документов: акт, акт КС-2, КС-3, счета-фактуры и др.);
- выдача доверенностей на получение ТМЦ;
- выписка счетов-фактур на реализованные материальные ценности;
- оформление актов сверок расчётов с поставщиками и подрядчиками.