Офис-менеджер

Входящие звонки,
Консультирование клиентов
Ведение деловой переписки
Сбор и обработка заявок и заказов
Ведение существующей базы клиентов
Активное взаимодействие с клиентами компании, с бухгалтерией.
Выполнение задач, поставленных руководителем
выполнение текущих поручений сотрудников организации (составление писем, приказов)
Работа с различными рекламными носителями (интернет и.т.д.)
Заключение договоров. Работа в программе 1с8
Контроль документооборота, контроль дебиторской задолженности.
Обработка первичной документации , оформление заказов, накладных, ведение базы данных, выставление счетов, банковские выписки, касса, клиент-банк, подготовка закрывающих документов и др. поручения бухгалтера. Обеспечение жизнедеятельности офиса.
Презентации услуг компании.
Общение встречи с первыми лицами компании.
Подготовка отчетности для руководства компании.

Работа в 1С, полная обработка заказов от клиентов
(выставление счетов на оплату, подготовка закрывающих документов, отгрузка товара), составление договоров, взаимодействие с юридическим отделом, бухгалтерией, отделом закупки, транспортным отделом, складом, ведение реестра документов, контроль отгрузок и оплат.
Учет товара на складе. Ведение существующей базы клиентов в программе 1с7. Контроль дебиторской задолженности, ведение первичной документации, подготовка сопроводительных документов,
Привлечение новых клиентов. Расчет стоимости заказов. Согласование сроков доставки, Отслеживание сроков исполнения ведение базы данных, подготовка отчетности.

Должностные обязанности:
Прием и распределение звонков и факсов,
электронная почта,
встреча посетителей,
ведение делопроизводства, обеспечение офиса компании необходимыми
расходными материалами,
ведение клиентской базы компании,
работа с договорами, отслеживание сроков договоров,
ведение кадрового делопроизводства, контроль операционных расходов
обеспечение необходимыми материалами (заказ оборудования и полиграфии: общение с поставщиками‚ контроль оплаты счетов‚ организации и оптимизация доставки).

Приём и распределение входящих звонков встреча гостей
работа с оргтехникой (сканер, копировальные работы)
оформление пропусков для сотрудников
работа с магнитными картами (выдача, учёт)
составление отчетов (по требованию руководителя) об использовании рабочего времени сотрудниками
обновление и пополнение телефонного списка сотрудников компании
контроль работы уборщицы
своевременное оперативное устранение неполадок в хозяйственно-организационной деятельности офиса
выполнение текущих поручений сотрудников организации (составление писем, приказов)
оформление доверенностей на получение материальных ценностей
обеспечение офиса канцтоварами
хозяйственное обеспечение офиса ( медикаменты, хоз.товары и т.д.)
выбор и закупка офисного оборудования, мебели
заказ печатей, визиток, сувенирной продукции
выполнение распоряжений руководителя
поддержание в необходимом количестве пакетов документов необходимых для оформления договоров
подготовка документов для отправки почтой РФ, работа с курьером
оформление анкет на получение зарплатных карт для сотрудников компании
заказ авиа и ж.д. билетов, бронирование гостиниц.