Секретарь / Помощник руководителя

Описание

Опыт работы -- 20 лет 3 месяца
Сентябрь 2015 -- Январь 2017
ФРМСП
Москва
Руководитель отдела администрации
Гарантирую качество навыков, представленных ниже:1. Прием входящих звонков и решение задач, входящих в компетенцию;2. Организация встреч, совещаний и прием посетителей;3. Выполнение работы по подготовке совещаний, проводимых в офисе (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения), кроме ведения протокола;4. Составление еженедельно отчета по выполненным и предстоящим задачам (для совещания);5. Прием и обработка входящей/исходящей корреспонденции по всем компаниям холдинга;6. Обработка (в т.ч. сканирование в эл. архив) и хранение первичной бухгалтерской документации по всем имеющимся компаниям;7. Ведение реестра договоров по всем компаниям с приложенными скан-версиями документов;8. Ведение электронного архива по всем компаниям;9. Выбор, взаимодействие и заключение договоров с поставщиками канцтоваров, различных продуктов, воды (Комус), и иных организаций по вопросам жизнеобеспечения офиса;10. Административная поддержка сотрудников (обеспечение работников необходимым инвентарём и оборудованием);11. Оформление пропусков для сотрудников компании и гостей;12. Контроль за исправностью работы оборудования (освещение‚ отопление‚ вентиляция);13. Координация работы курьера-уборщицы, водителя;14. Оформление пропусков на внос/вынос товарно-материальных ценностей;15. Оформление заявок на оплату счетов по всем компаниям холдинга;16. Заказ такси для сотрудников;17. Ксерокопирование, сканирование большого объема документации;18. Составление писем (в том числе письма под платежи за третьих лиц), запросов и других документов по просьбе сотрудников и руководства;19. Организация отправки корреспонденции почтой и курьерскими службами;20. Работа с нотариусами по указанию руководства.21. Участи в составлении и полная отчетность по бюджету отдела.

Март 2008 -- Июнь 20157 лет 4 месяца
ООО "АстраГруп"
Москва
Главный специалист административного отдела
Формирование и мониторинг работы административного отдела (трудовые договора, ведение табеля, подача сведений о зарплате и т.д.).Ведение переговоров и заключение договоров в различных сферах деятельности (аренда площадей, поставка канцтоваров, воды, поставка, обслуживание и ремонт оргтехники, поставка офисной мебели, корпоративная мобильная связь, вывоз и утилизация отходов).Административное руководство офисом. Управление персоналом в количестве 6 человек. Контроль и координация работы секретариата, курьеров.Взаимодействие с руководством и подразделениями компании в части выполнения поставленных задач, контроля по срокам.Исполнение приказов и поручений руководства компании, в том числе личных.Ведение архива компании в соответствии с законодательством, в том числе на электронных носителях.Организация и последующее ведение документооборота (кроме электронного).Психологическое сопровождение сотрудников - психофизиологический отбор кандидатов, мотивация, выявление потребностей, проведение мини-тренингов, определение уровня самомотивации и лояльности к компании.Полное жизнеобеспечение офиса.Частичное выполнение обязанностей помощника главного бухгалтера (акты сверки, выставление счетов, формирование договоров и актов). Оптимизация трудового процесса в кризис.

Образование
Высшее
1997
Московский государственный лингвистический университет, Москва
Английского языка, Лингвистика и межкультурная коммуникация

Ключевые навыки
Знание языков
Русский -- родной
Английский -- могу проходить интервью
Навыки
Документооборот Управление персоналом Деловая переписка Мотивация персонала Организаторские навыки Обеспечение жизнедеятельности офиса Административная поддержка руководителя Делопроизводство Управление секретариатом Организация деловых поездок Подбор персонала Пользователь ПК Собеседование

Дополнительная информация
Рекомендации
Фонд развития Межсекторного социального партнерства
Кузнецова Маргарита (Главный бухгалтер) 495-955-7821
ООО "АстраГруп"
Овидиева Маргарита Павловна (Главный бухгалтер). 499-322-0391

Обо мне
Лидер.Понимаю и придерживаюсь субординации.Способна принимать решения и нести за них ответственность.Владею жестким способом ведения переговоров.Организаторские способности, самодостаточность, добросовестность, стрессоустойчивость, высокая работоспособность, умение расставлять приоритеты, умение работать с большим объемом информации, стратегическое мышление, коммуникабельность, строгое соблюдение конфиденциальности и субординации, умение эффективно разрешать конфликты, гибкость в принятии решений.Опыт работы с первыми лицами компании свыше 10 лет. Умение организовать документооборот компании с нуля. Опыт руководства.Психологические навыки взаимодействия.Английский язык на уровне Intermediate.Компьютерные навыки:MS Windows 98/2000/2007ME, MS Word, MS Excel, MS Access, MS Outlook, Internet, Access, мини АТС, офисная оргтехника