Ассистент

1.работа с клиентами: регистрация входящей/исходящей корреспонденции, отправка писем (работа с курьерской службой и почтой РФ), работа с договорами, печать ежемесячно закрывающих документов из 1с и их передача клиентам, оформление пропусков на строительных объектах.
2. взаимодействие с головным офисом в Санкт-Петербурге: получение и отправка корреспонденции, переписка и телефонные переговоры с целью решения текущих вопросов, организация совместных мероприятий.
3.жизнеобеспечение офиса: заказ канцелярии , воды, мебели и пр., поиск подрядных организаций для проведения работ, например, по обслуживанию кондиционеров или обучению сотрудников, проведение инвентаризации имущества, поиск нового помещения в аренду, продажа старой мебели, покупка новой.
4.участие в поиске новых сотрудников: сотрудничество с газетами по размещению вакансий, помощь отделу персонала в трудоустройстве и увольнении сотрудников, организация собеседований с кандидатами.
5.взаимодействие с базой в г.Одинцово: оформление доверенностей на получение мат.ценностей, оформление табелей учета раб.времени, их своевременная передача в бухгалтерию для подсчета зарплаты.

управление командой менеджеров по продажам, выполнение плана продаж клубных карт, ведение активных телефонных продаж, подготовка договоров, ведение переговоров с клиентами, урегулирование конфликтных ситуаций, работа с другими подразделениями компании, подготовка отчетности, обучение и развитие персонала, разработка системы бонусов для повышения эффективности работы персонала, организация подготовки рекламных акций и материалов, сбор и обработка данных по посещаемости клуба клиентами с целью улучшения работы клуба и необходимости закупки доп.оборудования

подготовка и размещение заказов на покупку противопожарного оборудования в офисе производителя (Германия), контроль своевременности доставки товаров в соответствии с заявками, проверка правильности выставления немецкой стороной счетов и сопроводительной документации на оборудование,
определение способов доставки, оптимизация маршрутов перевозок, размещение заказов на международные перевозки, организация погрузочно-разгрузочных работ, проверка достоверности товаросопроводительных документов, контроль составления и заполнения таможенных деклараций для предоставления к таможенному контролю, контроль своевременной оплаты таможенных платежей, налогов и сборов, взаимодействие с таможенными брокерами и транспортными компаниями, информирование руководителя о выявленных в процессе недостатках и внесение предложений по их устранению, выполнение личных поручений руководителя, перевод документации с и на немецкий язык, участие в переговорах, сотрудничество с курьерскими службами, заказ авиа- и ж/д билетов, бронирование гостиниц, работа с арендодателем, отслеживание своевременности оплаты счетов за аренду помещения и парковочных мест, подготовка договоров

прием заявок и контроль отправок в действующие магазины Заказчика (Индитекс) расходных материалов и противокражного кассового оборудования, контроль выставления и оплаты счетов, контроль своевременной отправки, доставки и установки в магазинах Заказчика противокражного оборудования, прием из магазинов заявок на сервисное обслуживание, взаимодействие с отделами бухгалтерии, логистики, инсталляции, отелом по работе с клиентами, ведение переписки на английском и испанском языках, контроль своевременной подготовки договоров

подготовка и заключение договоров на проектирование и выполнение функций технического заказчика и управляющего проектом, контроль соблюдения проектровщиками сроков сбора исходно-разрешительной документации, контроль своевременной оплаты работ, сбор документации для бухгалтерской отчетности, подготовка и проведение тендера на выполнение строительно-монтажных работ и поставку оборудования, поиск новых поставщиков и строительно-монтажных компаний с целью их привлечения для участия в тендере, подготовка пакетов конкурсной документации, подготовка и заключение договоров подряда и генподряда, договоров поставки и обслуживания, договоров авторского и технического надзора, составление графиков работ и контроль соблюдения организациями сроков производства работ и поставки оборудования, контроль качества выполняемых работ, ведение протоколов переговоров, выполнение поручений руководителя отдела, устные и письменные переводы (немецкий язык), издание и ведение реестра приказов, организация командировок руководителя отдела, планирование рабочего дня руководителя, подготовка бухгалтерских отчетов, взаимодействие с другими структурными подразделениями, выполнение обязанностей руководителя во время его отсутствия