Личный помощник

Должностные обязанности и достижения:

Личный помощник руководителя

Осуществление оперативной внешней и внутренней коммуникации Генерального директора: Обслуживание входящих и исходящих звонков (переадресация, предоставление необходимой информации); Прием, отправка: телефонограмм, факсимильных и электронных сообщений. Информирование руководителя о содержании входящей корреспонденции. Получение необходимой руководителю информации как от сотрудников и подразделений внутри Группы компаний, так и извне. Обеспечение оперативной связи руководителя с Клиентами Агентства, с подразделениями, сотрудниками и партнерами. Ведение переписки Генерального директора с клиентами, партнерами в рамках обозначенных компетенций. Подготовка подарков и сувениров для Клиентов, партнеров, топ-менеджмента компании, отслеживание дней рождения, памятных дат. Планирование рабочего времени руководителя: Сбор информации о предполагаемых встречах с сотрудниками, клиентами, партнерами и т.д. Составление и согласование расписания рабочего дня c руководителем. Согласование со всеми участниками встреч с Генеральным директором. Контроль за соблюдением регламента рабочего дня. Внесение оперативных изменений в расписание рабочего дня ГД и доведение до сведения участников предполагаемых работ этих изменений. Доведение графика внешних встреч до персональных водителей ГД Организация встреч (внутренних/внешних) и приема посетителей: Оформление пропусков/пропусков на автомобиль (для руководителя - внешние встречи, для гостей) . Встреча и сопровождение гостей. Организация чая, кофе для руководителя и посетителей. Ведение внешнего и внутреннего документооборота Генерального директора: Регистрация входящей/исходящей документации и корреспонденции. Систематизация текущих документов на рабочем месте руководителя. Контроль доставки исходящей документации адресату. Прием, проверка и передача документов на подпись руководителю. Подготовка отчетов для бухгалтерии и отдела персонала о представительских расходах и командировках руководителя Оформление во внутренней информационной системе финансовых документов: заявок на расход,

финансовых отчетов, табелей учета рабочего времени. Организация совещаний с участием Генерального директора: Подготовка документации к совещанию. Оповещение участников о месте, дате, повестке совещания; сбор участников. Контроль за выполнением поручений/распоряжений Генерального директора: Доведение до сведения сотрудников информации о поручениях/распоряжениях и сроках их выполнения. Контроль за исполнением поручений/распоряжений. Подготовка докладов о состоянии дел по поручениям/распоряжениям. Ведение базы данных контактов Генерального директора. Систематическое обновление и внесение изменений в базы данных. Организация командировок и поездок руководителя: Подготовка необходимых документов. Оформление загранпаспортов, контроль сроков действия загранпаспортов Контроль за сроком действия виз, своевременное оформление виз. Оптимизация маршрутов и графиков поездок. Приобретение авиа/железнодорожных билетов. Бронирование гостиниц. Организация трансферов в командировках, аренда автомобилей Сопровождение и организация работы в период поездок. Организация участия в мероприятиях: Аккредитация руководителя на мероприятия (конференции, семинары, презентации и т.д.) Организация оплаты участия руководителя в мероприятиях Организация рабочего места руководителя: Обеспечение рабочего места руководителя канцелярскими принадлежностями. Контроль за состоянием ПК. Выполнение личных поручений Генерального директора Организация личных поездок Генерального Директора и членов его семьи.