Помощник руководителя

1. Функции помощника директора и руководителя проекта:
- Ведение графиков 2-х руководителей, планирование рабочего дня, встреч, переговоров;
- Сбор, анализ, структурирование и мониторинг рабочей информации;
- Travel-поддержка 2-х руководителей и командированных сотрудников;
- Ведение базы контактов;
- Организация совещаний: сбор, рассылка необходимых документов, оповещение участников, составление повестки, ведение протоколов;
- Ведение деловой переписки с партнерами, контрагентами;
- Работа с корреспонденцией, поступающей на рассмотрение
руководителей: сортировка и передача в соответствующие структурные подразделения Компании, контроль сроков исполнения и подготовки ответов.

2. Кадровое делопроизводство на объекте совместно с отделом персонала Главного офиса:
- Ведение кадрового делопроизводства на объекте в полном объеме (приём, перевод, увольнение сотрудников);
- Проведение телефонных интервью, первичных собеседований с кандидатами,
ведение базы данных и графика отпусков сотрудников;
- Оформление необходимых документов, командировок, составление служебных
записок о штрафах, премировании и пр.

3. Взаимодействие с партнерами:
- Взаимодействие с уполномоченными представителями заказчика;
- Взаимодействие с субподрядными организациями (более 30);
- Совместно с отделом экономистов ведение архива договоров;
- взаимодействие с юр. отделом по оперативному решению возникающих в ходе реализации договора вопросов между организациями (Заказчик-Подрядчик/Субподрядчик), а также в решении иных вопросов;
- взаимодействие со службой безопасности заказчика, с КПП (составление и подача заявок на проезд транспорта и оформление пропусков сотрудникам и гостям организации);

Достижения:
1. Организовала ряд встреч и презентаций компании с потенциальными партнерами (составление программы пребывания, организация фуршета, подготовка переговорной, видеоконференция, подготовка видео-презентации);
2. Разрабатывала индивидуальные варианты маршрутов (цена-качество) для командировок руководителей;
3. Оперативно находила самые выгодные варианты аренды квартир и организации транспорта при перемещении сотрудника на объект;
4. В период отсутствия, отпусков и больничных замещала отдел экономистов по вопросам, связанных с ведением договоров, как с партнерами, так и внутри компании (согласование договоров в системе Битрикс 24, организация передачи оригиналов в главный офис для оформления). Составляла реестр платежей и счетов объекта, согласовывала с руководителями, направляла в главный офис.
5. Научилась расставлять приоритеты и выполнять срочные поручения. Грамотно распределяла ресурсы. Правильно распределяла нагрузку и не «выгорала» на работе.

Функции помощника управляющего директора: планирование рабочего дня, организация встреч и деловых поездок руководителя, travel-поддержка, подбор тура для отдыха. Подготовка деловой корреспонденции, фильтрация телефонных звонков, встреча гостей руководителя и компании, ведение календаря дней рождения, покупка подарков, направление поздравлений от лица руководителя.

Достижения:
- Участвовала в формировании команды из 20 человек (инженерный отдел, IT-отдел, финансовый отдел и бухгалтерия, обслуживающий персонал);
- Организовала: подбор персонала, составление и ведение базы данных сотрудников, ведение кадрового делопроизводства, развитие и мотивация сотрудников;
- Ввела электронный документооборот, планирование и постановка задач в программе LeaderTask;
- Сформировала архив учредительной и договорной документации;
- Готовила комплекты документов для открытия банковских счетов (заполнение анкеты, сбор материалов, консультация с работниками банка);
- Принимала участие во всех рабочих процессах организации и координировала исполнение сотрудниками компании распоряжений руководителя.
- Несла личную ответственность за выполнение поставленных задач точно и в срок;
- Адаптировала стиль взаимодействия в зависимости от собеседника. Находила общий язык с «трудными»- неконструктивными, агрессивными людьми;
- Научилась не искать оправдания негативным результатам своей работы во внешних обстоятельствах.

Функции администратора офиса:
- Контроль работы административного персонала, менеджеров по продажам, менеджера ОТК , контроль секретариата (документооборот, АТС, выписка пропусков);
- Ведение кадрового делопроизводства; подбор персонала на административные позиции, составление базы данных сотрудников, ведение графика отпусков сотрудников офиса; кассовой книги; отчетов кассира; личных дел сотрудников офиса;
- Контроль за оформлением договоров с партнерами, ведения архива договоров и учредительных документов компании;
- Учет денежных средств, выдача заработной платы сотрудникам, ведение авансового отчета по расходу денежных средств;
- Организация и проведение корпоративных мероприятий.

Достижения:
• Научилась вести контроль за деятельностью компании в отсутствие генерального директора, а также составлять ежедневные, еженедельные и ежемесячные отчеты по деятельности компании для анализа финансовой службе;
• Подготовила ряд презентационных материалов и продуктов компании на ежегодную международную выставку GasSuf;
• В отсутствие менеджеров по продаже, проводила реализацию товара, вела клиента, подготавливала товар и сопровождающие документы, организовывала доставку;
• Замещала менеджера ОТК в течении 4 -х месяцев, провела инвентаризацию всей бракованной продукции и последующий возврат на завод для обмена, принимала рекламации и претензии от покупателей, решала конфликтные ситуации, связанные с продажей и обменом бракованной продукции;
• Реалистично распределяла временные ресурсы, закладывала резерв времени на непредвиденные обстоятельства и умела использовать ресурсы команды, своевременно запрашивая помощь.

- Открытие компании с 0; (дистанционное курирование со стороны собственника);
- Формирование команды из 11 человек. Организация отделов (административный отдел, бухгалтерия, call-центр);
- Организация офиса (поиск и аренда помещения, интерьер, закупка оборудования);
- Сотрудничество с иностранными партнерами (Англия, США, Россия);
- Заключение договоров о сотрудничестве на систематизацию и хранение электронного документооборота с 34 компаниями;
- Оптимизация затрат при открытии компании. Сэкономлено 40% выделенного бюджета;
- Исполнение представительских функций компании;
- Контроль деятельности компании на протяжении 2,6 лет;
- Карьерный рост: с должности администратора офиса до административного директора.

- Создание сети электронных залов казино и офиса компании. Расширила сеть до 6-ти точек (дистанционное курирование со стороны собственника бизнеса);
- Формирование и контроль команды из 170 человек (операторы, техники, охрана, обслуживающий персонал);
- Привлечение иностранных фирм для спонсорства турниров. Сотрудничество с иностранными фирмами, обмен опытом;
- Получение прибыли предприятия в 130% размере с первого месяца работы электронных залов по сравнению с планируемыми доходами.
- Привлечение более 100 постоянных клиентов;
- Решение конфликтных ситуаций. Взаимодействие с конкурентами на уровне дипломатии и посредством разделения рынка;

- Проведение антикризисной программы за счет смены концепции ресторана, нового меню и уменьшения себестоимости блюд;
- Создание новой команды из 28 человек, нацеленной на результат. Эффективное использование нематериальной мотивации сотрудников;
- Увеличение прибыли предприятия за 8 месяцев в 10 раз;
- Ликвидация задолженности перед поставщиками на 70%;
- Совместно с консервным заводом АО "Орхей -Вит" поставлено на производство изготовление фирменного соевого соуса "THAI-NA".

- Подготовка публикаций требуемых форматов и тематики;
- Написание статей. Тематика: социум, криминал, политика;
- Ведущая рубрик "Судьба человека" и "Криминальная хроника";
- Подготовка интервью, репортажей, сбор информации, опрос экспертов, проведение журналистских расследований, подготовка и формирование колонки новостей, тематических обзоров, написание рекламных материалов.