Офис-менеджер

3-х месячный ПРОЕКТ организации переезда фирмы и работы отдела АХО
Основные обязанности:
Организация переезда;
Разработка и организация системы охраны офиса (технические средства и охранные структуры);
Взаимодействие с коммунальными и техническими службами;
Заключение договоров в рамках жизнеобеспечения офиса;
Организация и контроль работы офис-менеджера, секретарей и курьерской службы.
Организация и контроль документооборота компании,
Организация и контроль по охране труда и пожарной безопасности ведение соответствующей документации, проведение инструктажа.
Формирование предложений по бюджету отдела.
Причина ухода: Уход за тяжело больной мамой в больнице и дома в течении длительного времени

Обеспечение подготовки и организации работы офиса:
• Осуществление руководство организацией рабочих мест персонала офиса, организует проверку офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов, копировальных машин и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию и температурный режим).
• Разработка и ведение бюджета расходов на офисные нужды.
• Обеспечения офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса (определение потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составление плана на канцтовары, расходные материалы и др., проверка наличие канцтоваров и расходных материалов; анализ предложений, структуру цен, системы скидок; обеспечение размещение заказа у поставщиков; заключение договоров).
• Контроль порядка получения товарно-материальных ценностей, оформление доверенности, организация платежей за поставленные канцтовары, расходные материалы и иные товарно-материальные ценности, необходимые в работе офиса.
• Организация приемки и учет канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей.
• Контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования осуществление вызова специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.
• Организация:
* встреч, прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров;
* материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.
• Работа по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению, хранению и извлечению документации в соответствии со стандартами делопроизводства), организация документооборота офиса.
• Ведение деловой корреспонденции (регистрации и обработки входящей и исходящей корреспонденции), ведение деловой переписки, обеспечение рассылки необходимых материалов.
• Координация завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню (контроль за приведением в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования).
• Выполнение личных поручений руководства компании в пределах своей компетенции.
• Оформление командировок: *заказ билетов; *бронирование гостиниц; *визы
• Первичная бухгалтерия: *счета на оплату; *счета-фактуры; *акты
• Аттестация по электробезопасности гр. 4 до 1000 В; по пожарно-техническому минимуму, охрана труда.
*Заполнение журналов
*Инструктаж сотрудников
• Кадровое делопроизводство: *оформление приема, перевода, увольнения работников; *формирование личных дел сотрудников; *составление графика отпусков; *учет рабочего времени; *штатное расписание; *трудовые договора, дополнительные соглашения; *ведение и учет трудовых книжек; консультирование по вопросам трудового законодательства; *поиск и подбор персонала; проведение собеседований; *мониторинг и анализ рынка труда; *организация корпоративных мероприятий.

Основные обязанности:
Планирование рабочего дня руководителя в программе Lotus
Делопроизводство, документооборот, работа с офис техникой в полном объёме (факс, ксерокс, мини-АТС);
Оформление командировок сотрудников, заказ билетов, бронирование гостиниц;
Подготовка заседаний, встреч, совещаний;
Планирование рабочего дня руководителя;
Подготовка и организация коллективных мероприятий.
Причина ухода: переезд компании в район "Белые дачи"