Помощник руководителя, секретарь

Прием поступающей на рассмотрение исполнительного директора Компании корреспонденции, передача ее в соответствии с резолюцией исполнительного директора в структурные подразделения или конкретным исполнителям;
контроль за своевременным рассмотрением и предоставлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение;
проверка правильности оформления документов, передаваемых руководителю на подпись;
контроль за исполнением сотрудниками Компании изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений исполнительного директора Компании, взятых на контроль;
содействие в рассмотрении просьб и предложений сотрудников Компании;
фиксирование полученной для исполнительного директора Компании информации в его отсутствие и доведение ее содержания до его сведения;
выполнение работы по подготовке совещаний, проводимых исполнительным директором Компании (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня);
обеспечение приема, учета и хранение документов;
осуществление контроля работы секретаря, водителей, уборщицы, специалиста административно-хозяйственного отдела;
оформление служебных записок на оплату счетов административно-хозяйственного отдела;
выполнение отдельных служебных поручений исполнительного директора и руководства Компании.

Прием и регистрация корреспонденции, направление ее в структурные подразделения;
ведение учета получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизация и хранение документации текущего архива;
подготовка и сдача в архив Банка документальных материалов, составление описи дел, передаваемых на хранение в архив;
обеспечение рабочего места руководителя Банка необходимыми для работы материалами и документами;
прием, передача и учит телефонограмм, факсов, телеграмм;
выполнение работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:
- оформление приказов по личному составу;
- оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;
- оформление трудовых книжек;
- оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);
- ведение табеля учета рабочего времени;
- обеспечение выполнения машинописных и копировально-множительных работ.
осуществление подготовки необходимых документов, обеспечение финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

- Обеспечение единого порядка работы с документами,
- Регистрация входящей, исходящей, внутренней документации,
- Приём корреспонденции от контр агентов компании,
- Обеспечение жизнидеятельности офиса,
- Прием гостей, чай/кофе,
- Выполнение поручений руководителя,
- Работа с курьерами.

- Прием и распределение входящих звонков.
- Приём, регистрация входящей/исходящей документации;
- Встреча посетителей и гостей (чай/кофе).
- Выполнение поручений руководителя.
- Планирование рабочего графика руководителя.
- Оформление и организация командировок руководителя.
- Контроль за сроками исполнения поручений руководителя.
- Организация приема посетителей.
- Административно-хозяйственное обеспечение жизнедеятельности приемной.

Выполнение поручений руководителя предприятия, связанными со звонками арендаторам, контроль за своевременной оплатой субаренды помещений,
- поиск информации в Интернет,
- ведение почтовой корреспонденции,
- составление писем арендаторам,
- оформление документации,
- ответы на телефонные звонки,
- обеспечение жизнедеятельности офиса,
- ксерокопирование,
- набор текста.