Администратор офиса

 Подготовка доверенностей, распорядительных писем, приказов о закреплении а/м за сотрудником, а также приказов о возмещении ущерба, причиненного работниками за нарушение ПДД;
 Рассылка корреспонденции;
 Ведение базы данных секции Car Fleet: контроль и своевременное внесение обновленных данных;
 Ведение документационных архивов (по документам на а/м и по сотрудникам);
 Ведение договоров на техническое обслуживание автомобилей: контроль сроков действия, своевременное продление, заключение дополнительных соглашений к договорам в случае необходимости;
 Ввод и контроль счетов в финансовую систему;
 Обработка штрафов за нарушения правил дорожного движения;
 Ведение деловой переписки с сотрудниками и поставщиками по возникающим вопросам.

 Оперативный приём и распределение входящих звонков;
 Осуществление обратной связи с клиентами;
 Отслеживание и запись рекламы – входящих звонков и визитов клиентов согласно стандартам;
 Встреча, выявление цели приезда клиента, его потребностей и координация клиента внутри салона;
 Отслеживание и поддержание жизнеобеспечения салона (заказ канцелярии, чая/кофе, салфеток);
 Осуществление контроля над своевременным обновлением документации в отделе (прайс-листы, проспекты, рекламные материалы и прочее);
 Осуществление контроля над исправностью оргтехники и вызов специалиста для устранения неполадок;
 Оформление тест-драйвов и внесение информации по ним в базу 1 С;
 Ежедневное составление отчётов по заключенным контрактам, выданным автомобилям, а также по задекларированным автомобилям в программе ABC net;
 Декларирование автомобилей;
 Выполнение поручений руководителей.