Руководитель секретариата, отдела документационного обеспечения, канцелярии

ООО СК "Сбербанк страхование жизни"
Москва,
Руководитель управления делами
Задачи:
1.Организация закупочной деятельности Общества:
-проведение закупочных процедур,размещение на ЭТП,подготовка ТЗ,расчет НМЦ,подготовка плана закупок.
-разработка регламентов и положений по закупкам;
-учёт закупок,экономия затрат при проведении закупочных процедур.
2.Административно-хозяйственная деятельность:
-заключение договоров аренды и взаимодействие с арендодателем,подбор помещений,заключение договоров на ремонтные работы,контроль за составлением ремонтных и электро-монтажных смет;
-организация переезда, подбор новых помещений;
-подготовка схем и планов рассадки сотрудников;
-заключение хозяйственных договоров на обеспечение канцтоварами, клининговые услуги,обеспечение водой,мебелью;
-обеспечение корпоративной мобильной связью (подбор и анализ предложений провайдеров).
3.Трэвел поддержка:
-заключение договора и взаимодействие с Трэвел-Партнером;
-бронирование гостиниц,билетов,заказ трансферов при организации командировок;
-паспортно-визовая поддержка;
-контроль затрат на командировки;
-разработка и утверждение лимитов и нормативов расходов на командировки.
4.Документооборот:
-разработка ТЗ для СЭД WSSDocs
перевод в электронный документооборот:
вх/исх корреспонденции,протоколов совещаний,ВНД,ОРД,согласования договоров ГПХ,доверенностей;
-контроль своевременности регистрации ,подписания,исполнения и передачи в архив документов;
-разработка регламентов,положений,
Кодексов по документоообороту;
-подготовка Номенклатуры дел;
-организация архива и контроль своевременности передачи дел на оперативное и длительное хранение;
-подготовка и оформления уничтожения дел с истекшим сроком хранения;
5.Охрана труда и пожарная безопасность:
-ведение и учёт журналов инструктажей;
-разработка памятка и инструкций;
-проведение оценки пожарных рисков;
-проведение специальной оценки труда.
6.Организация курьерской службы:
-заключение договоров на оказание курьерских услуг;
-организация доставки документов по РФ.
7. Обеспечение сотрудников компании мобильной связью
Реализация:
1.Организована закупочная деятельность:
-налажен процесс согласования и хранения полного пакета документов по закупке в Jira;
-систематизирован контроль и учёт всех закупок в Таблице статуса закупок;
-разработано положение по закупочной деятельности,регламент организации закупок.
2.Налажен процесс обеспечения жизнедеятельности Компании:
-поддерживается обслуживание 2500 кв. метров. офисного пространства;
-заключены договоры на клининговые услуги,
на обеспечение канцтоварами,водой и пр.
3.Заключен договор на Трэвел-поддержку, осуществляется:
-оперативное обслуживание командируемых,
-контроль установленных нормативов и лимитов.
4.Подготовлены ТЗ по документопотокам для перевода в СЭД.
5.Разработаны инструкции и наглядные презентации по ОТ и ПБ,проведена спецоценка условий труда.
Разработаны матрицы функций сотрудников,оценки и аттестации.
6. Заключены договоры на доставку корреспонденции с 3 курьерскими службами, заключен договор с Почтой России. Осуществлялся контроль исполнения договоров в рамках бюджета и согласно условиям закупки услуг.
7. Мобильная связь: осуществлен анализ рынка услуг, проведены закупочные процедуры по выбору и заключению договора с 2 провайдерами.
Осуществлялся контроль бюджета всех подразделений на использование мобильно связи. Разработаны лимиты и нормативы использования мобильной связи в соответствии с грейдом сотрудника
В подчинении:
Центр закупок- 3 человека,
АХД(МТО)-1 ЧЕЛ,
Канцелярия-9 чел
Курьер -1 чел
Водитель-1 чел.

1.Организация работы курьерской службы (сокращение затрат, логистика документов);
2.Разработка и внедрение электронного документооборота;
3.Разработка системы авторизации основных бизнес-процессов Компании- разработка Кодексов и Стандартов компании на основании ГОСТ Р 1.2-2004,ГОСТ Р 1.4-2004, ГОСТ Р 1.5-2004, ISO 9001-2008;
4.Создание единого многофункционального контакт-центра Компании;
5.Создание единого электронного архива Компании.
6. Административно-хозяйственная деятельность.
7. Проведение корпоративных мероприятий
Реализация:
1.Организация службы Экспедиция:
- построение оперативной работы курьерской службы, маршрутизация курьеров, сокращение временных и материальных затрат на исполнение курьерских заявок
2. Документооборот:
-разработка, и внедрение шаблонов и бланков Компании;
-разработка внутренних нормативных документов по организации документооборота;
-подготовка ТЗ по внедрению электронного документооборота в части согласования договоров, ВНД, протоколов, обходного листа;
-организация работы с жалобами и обращениями клиентов.
-организация и проведение подписной кампании.
3.Авторизация основных бизнес-процессов компании:
-подготовка, утверждение и актуализация Таблицы авторизаций бизнес-процессов;
4.Организация Контакт-центра Компании:
-подготовка и написание скриптов для операторов Контакт-центра;
-подготовка модели маршрутизации и обработки входящих звонков клиента по услугам компании: взаимодействие с департаментом урегулирования по консультированию клиентов при страховом событии, операционным департаментом по пролонгации договоров страхования, департамента разработки продуктов при консультировании клиентов по новым продуктам и всей продуктовой линейке;
-контроль загрузки операторов;
-котировка и оценка входящих звонков;
-разработка мероприятий по улучшению клиентского сервиса компании, при обработке звонков, сокращению кол-ва потерянных звонков и звонков в очереди.
5. Создание единого электронного архива компании:
-размещение электронных скан-копий документов на едином сетевом ресурсе;
-сокращение временных затрат по поиск документов;
-исключение использования в работе документов на бумажном носителе.
6. АХО и МТО:
-Организация переезда компании, подготовка планов рассадки сотрудников, подбор нового помещения, проведение переговоров с арендодателями,заключение договоров аренды;
-организация и контроль проведения ремонтных работ, проверка смет.
-контроль и подготовка годового бюджета/на 3 года на ремонтные и пр. строительные работы/контроль износа автотранспорта и своевременность замены авто/колес и пр.
-заключение договоров и контроль исполнения всех их условий на клининг, обеспечение канцтоварами, мебелью, водой и пр.
-трэвел поддержка сотрудников компании.( заключение договора на поддержку, контроль затрат и установления лимитов)
-обеспечение мобильной связью сотрудников компании( анализ поставщиков услуг, выбор подходящего провайдера, контроль исполнения условий договора на услуги связи), контроль соблюдения установленных лимитов на мобильную связь сотрудниками компании.
7. Организация и проведение корпоративных мероприятий и детских праздников (подбор площадок проведения, составление и осмечивание программы проведения, согласование бюджета и программы мероприятия с руководством компании).
Подготовка бюджета подразделения.
В подчинении 17 человек:
Группа Контакт-центр- 6 работников:
5 операторов, 1 супервизор;
Группа документооборота-4 работника:
1 специалист, 3 секретаря;
Группа Экспедиция 6 работников:
1 специалист, 5 курьеров.
Водитель-1 чел

1.Построение системы документооборота, создание отдела с «нуля» (канцелярия, секретариат, курьерская служба, офисные водители)
2.Реализация проекта единого документооборота компании:
∙ Централизация управления в области документооборота и договорной работы по всем юридическим лицам ГК
∙ Построение системы управления документационным потоком на основании ГОСТ Р 1.2-2004,ГОСТ Р 1.4-2004. Разработка требований к грузоперевозкам на основании системы менеджмента качества- ISO- 9001-2008.
-Разработка внутренних нормативных документов, Стандартов качества.
3.Трэвел-поддержка сотрудников компании
4. Обеспечение корпоративной мобильной связью
5. Курьерская служба- обеспечение бесперебойной доставки документов во все филиалы общества- 54 города.
6. Организация и проведение корпоративных мероприятий
Реализация:
1.∙Создание команды
∙ Разработка и внедрение:
- организационной структуры отдела;
- регламентирующих документов отдела, должностных инструкций;
- единых форм отчетности;
- целевых показателей по управлению персоналом в подразделении;
- системы подбора и оценки персонала подразделения;
- системы внутреннего корпоративного обучения и адаптации персонала (секретари, делопроизводители).
2.Аудит и приведение в соответствие с ГОСТом делопроизводства компании, централизация документооборота, разработка и внедрение регламентирующих документов систематизации документооборота.
∙Организация документооборота между центральным офисом, филиалами и дочерними обществами компании (54 подразделения по РФ).
∙Построение договорной работы компании с «нуля»:
-регистрация, сопровождение договоров, отслеживание сроков исполнения по ним, контроль за возвратностью и сроками их действия;
-создание единой электронной базы договоров, архивирование.
∙Ведение архива:
- подготовка Сводной номенклатуры дел компании;
-подготовка документов к сдаче в архив, ведение электронного архива, поддержание его в актуальном виде.
∙Разработка и внедрение ВНД (внутренних нормативных документов) в части документооборота.
3. Заключен договор на трэвел и визовую поддержку сотрудников, контроль исполнения бюджета по статье командировки, разработка и установление лимитов на проживание, проезд,
4.Проведен анализ рынка, заключен договор на корпоративную мобильную связь, установлены лимиты на месячную/годовую корпоративную связь каждого сотрудника.Осуществлялся контроль использования средств по данной статье.
5. Курьерская доставка документов: заключен договор с 1 экспедиционной компанией на доставку корреспонденции и Почтой России.
6.Организация и проведение корпоративных мероприятий для детей сотрудников, Новогодние и профессиональные праздники(в т.ч. выездные мероприятия)
В подчинении 6 работников: 4 делопроизводителя, секретарь, водитель.

Задачи:
∙ Создание подразделения с «нуля», подготовка должностных инструкций, положения об отделе, матрицы функций и компетенций работников; Создание команды
∙ Реализация проекта централизации управления в области управления документационными потоками;
∙ Организация работы секретариата, отдела делопроизводства, переводчиков, курьерской службы, АХО;
∙ Разработка регламентирующих документов отдела;
∙ Разработка и внедрение единых шаблонов и бланков организации,РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", ГОСТ Р 6.30-2003.
∙ Разработка и внедрение системы подбора, оценки, адаптации, обучения персонала подразделения;
∙ Проведение внутреннего обучения и аттестации персонала подразделения.
∙ Внедрение электронного документооборота компании.

Реализация:
∙Разработка:
-регламентирующих документов подразделения и Компании в целом;
- единых форм шаблонов и бланков, отчетности;
- единых стандартов обучения;
∙Проведение тендеров среди поставщиков (обеспечение жизнедеятельности офиса- заказ канцтоваров, питьевой воды и пр.)
∙Подготовка план-факта бюджета на месяц-год, отчет по ЦФО, планирование деятельности и отчеты.
∙Ведение архива компании (от создания и подготовки сводной номенклатуры дел компании, до комиссионной проверки актуальности документов и передачи дел на временное/долгосрочное хранение/уничтожение).
∙Разработка "Путеводителя вновь принятого сотрудника" для успешного и скорого введения как в должность, так и в необходимые бизнес-процессы компании.
∙Организация и систематизация договорной работы - от регистрации и полного согласования, до исполнения обязательств по договору обеими сторонами и передачи документов в архив.
-Подготовка ТЗ и внедрение электронного документооборота 1С Инталев. Администрирование ЭДО в части документооборота компании: согласование договоров, запросов на оплату, счетов ,служебных записок, обходного листа, ВНД, Приказов.
-проведение подписной кампании.
∙Организация и проведение корпоративных мероприятий ( выездных ( за город), офисных(кейтеринг), дистанционных(рестораны, клубы)).
В подчинении 27 работников:
делопроизводители -3 чел, секретариат-8 чел, ресепшен -6 чел, курьеры-2 чел, переводчики-3 чел,
сотрудники службы АХО-3 чел, водители-2 чел.

Задачи:
1. Построение системы управления документопотоками;
∙ Централизация управления в области документооборота и договорной работы, разработка документов системы менеджмента качества- стандартов на основании ISO 9001:2008- к качеству продукции. Подготовка документации к аудиторской проверке по системе менеджмента качества, для получения сертификата соответствия стандарту.
2. Внедрение электронного документооборота.
3.Подготовка и проведение специальной оценки условий труда работников в организации, ПБ и ОТ.
4. Организация, проведение, протоколирование совещаний( в т.ч. выездных)
5. Проведение корпоративных мероприятий( в т.ч. для детей сотрудников)
Реализация:
1. Разработка и внедрение:
- методических рекомендаций и инструкций по совершенствованию документооборота, работы курьерской службы, водителей, специалистов АХО;
- целевых показателей по управлению персоналом в подразделении;
- системы подбора и оценки персонала подразделения;
- матрицы эффективности персонала;
- внутреннего обучения сотрудников;
- руководства оперативной работой по комплектованию штата, учету персонала, обучению, внутреннему развитию, внутренним коммуникациям и мотивации персонала подразделения;
∙Формирование и управление бюджетом по расходам.
∙Разработка и внедрение проекта по объединению Отделов ДОУ Холдинга в городах: Самара, Волжский, Москва, Н. Новгород, Саратов, Домодедово.
Разработка методических рекомендаций по делопроизводству, договорной работе, административно-хозяйственной деятельности, мотивации.
2. Подготовка ТЗ и внедрение электронного документооборота Optima-Work flow. Администрирование ЭДО в части согласования договоров, ВНД, Приказов, протоколов.
3. Проведена спецоценка условий труда, разработаны положения и инструкции по ПБ и ОТ, подготовлены и регулярно заполнялись журналы учета огнетушителей и журналы проведения инструктажей по ПБ и ОТ-∙пожарной безопасности и охраны труда.
4. Раз в квартал организованы, проведены и запротоколированы выездные совещания с участием топ-менеджмента предприятий Самара, Волжский, Москва, Н. Новгород, Саратов, Домодедово.
Все задачи поставлены на контроль, исполнение осуществлялось в СЭД.
5. Подготовка и проведение корпоративных мероприятий на 200, 350 и 750 человек.
В подчинении 11 человек:
канцелярия(4 чел), секретариат(3 чел), курьер-1 чел, АХО (3 чел.)