Помощник руководителя

1 организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности организации;
2 координация работы офиса; оперативно-организационное обслуживание деятельности организации;
3 подготовка, оформление документации по личному составу, ее учет и хранение;
4 документальное оформление ряда финансово-хозяйственных операций

1 ведение календаря руководителя
2 координация расписания встреч и мероприятий
3 просмотр, сортировка и анализ входящей корреспонденции руководителя
4 деловая переписка
(минимально – с иностранными партнерами, отечественными партнерами организации)
5 оформление виз, проживания и проезда при командировках руководителя, в том числе зарубежных
6 обработка, подготовка документов, договоров, актов взаимозачетов; подготовка авансовых отчетов; подготовка аналитических отчетов, отчетов по финансовым показателям
7 регистрация входящей корреспонденции
8 прием/распределение входящих/исходящих звонков (мини- АТС
9 работа с факсом, ксероксом, сканер, подготовка переговорных,
10 чай, кофе
11 прием входящих звонков от иностранных партнеров организации (1 – 2 раза в неделю)

1 административное сопровождение руководителя: планирование рабочего дня
2 прием/распределение входящих/исходящих звонков (1 база: 2 линии на вход)
3 выполнение поручений руководителей подразделений, печать писем (с черновика, под диктовку)
4 организация и протоколирование совещаний, контроль исполнения, переписка
5 телефон, факс, электронная почта, полное обеспечение офиса, билеты, гостиницы, чай-кофе, встреча посетителей
6 работа с оргтехникой: принтер, сканер, факс, подготовка раздаточных материалов для участников семинаров (20 – 50 человек)
7 постановка делопроизводство с нуля
Дополнительные функции: установка локальной сети, программного обеспечения, обучение персонала работе с ПК, Интернет

1 планирование, подготовка ежемесячных финансовых документов
2 ведение делопроизводства в полном объеме: письма, чеки, запросы организаций, постановления правительства РФ, приказы Президента
3 взаимодействие с фондами (ПФР; ФСС), налоговыми структурами
4 работа по исковым заявлениям организаций в адрес министерства
5 выполнение личных поручений руководителя
6 отправка и приём факсов, ведение деловой переписки внутри Министерства
7 ведение первичной документации (прием/проверка бухгалтерских отчетов), решение организационных вопросов
8 подготовка документов для руководителя
9 поиск и редактирование необходимой информации из информационных ресурсов выполнение текущих поручений
10 прием посетителей
11 подготовка раздаточных материалов для участников выездных конференций «Съезд бухгалтеров России» - свыше 200 человек