Руководитель секретариата / Начальник канцелярии

• Общее руководство и организация деятельности отдела;
• Организация и контроль ведения делопроизводства в отделе с использованием системы электронного документооборота DocsVision;
• Обеспечение сохранности документов, передача дел на архивное хранение;
• Обеспечение своевременного приема, регистрации, учета, хранения и рассылки поступающей, отправляемой и внутренней документации, оперативного поиска и выдачи информации по документам;
• Написание внутренних нормативных документов;
• Контроль подготовки документов (приказов, доверенностей, писем) в соответствии с нормами ведения делопроизводства;
• Контроль сроков исполнения документов;
• Оказание консультативной и методической помощи структурным подразделениям компании по вопросам ведения делопроизводства в соответствии с установленными требованиями;
• Формирование архива в бумажном и электронном виде;
• Подготовка комплектов документов для нотариального заверения;
• Подготовка бюджета отдела и аналитических отчетов по вопросам деятельности отдела;
• Организация отправки и получения корреспонденции;
• Ведение первичных бухгалтерских документов по договорам, согласование, регистрация, хранение договоров, контроль сроков исполнения договоров в системе электронного документооборота DocsVision.

-Разработка и внедрение нормативно-методической базы для работы с документами.
- Создание шаблонов и форм документов;
- Контроль надлежащего оформления документов, оказание методологической помощи в работе с документами в структурных подразделениях;
- Создание проектов распорядительных документов;
- Учет, регистрация и оперативное хранение поступающих/отправлямых документов, распорядительных документов, юридических доверенностей и договоров информ. услуг;
-Разработка и внедрение системы электронного документооборота и контроля.

Организация, руководство и координация работы Секретариата:
- организация работы по документационному обеспечению управления Общества и его дочерних предприятий;
- организация работы по регистрации, учету и хранению документов;
- обеспечение единого порядка документирования;
- разработка инструкций, положений, регламентов;
- унификация состава и форм управленческих документов, установление единых правил подготовки и оформления документов;
- осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству Общества;
- контроль за сроками исполнения документов;
- ведение информационно-справочной работы по документам Общества;
- организация и контроль работы курьерской и почтовой отправки/приема документов;
- организация подписки на периодические издания.

- Обеспечение единого порядка документирования;
- контроль работы по регистрации, учету, распределению и передаче на исполнение документов, поступающих в Общество;
- контроль за сроками исполнения документов;
- ведение информационно-справочной работы по документам Общества;
- организация и контроль работы курьерской и почтовой отправки/приема документов.

Прием, регистрация и отправка корреспонденции, организация и ведение деловой переписки, хранение и формирование дел, ведение номенклатуры дел подразделений, контроль за сроками исполнения документов, подготовка распорядительных документов (редактирование, согласование, регистрация), организация рассылки документов по подразделениям Банка, координация работы курьерской службы и секретариата.

Работа с документами Управления бухгалтерского учета и налоговой отчетности:
- в части делопроизводства:
прием, регистрация и отправка корреспонденции, организация и ведение деловой переписки, архивирование, редактирование, формирование документов для передачи на архивное хранение, ведение номенклатуры дел Управления, контроль процесса согласования и подписания договоров, подготовка и передача документации на подпись главному бухгалтеру и председателю правления Банка.

- в части административных функций:
планирование рабочего дня руководителя, организация встреч, прием и распределение звонков Управления, работа с оргтехникой, оформление подписки на периодические издания, контроль сроков выполнения поставленных задач сотрудниками Управления, контроль своевременной отправки отчетности и корреспонденции в контролирующие органы.