Заместитель руководителя / Помощник руководителя

Административные функции
• Замещение президента во время его отсутствия;
• Принятие решений и оперативное управление организацией в рамках наделенных полномочий;
• Планирование, координация и ведение рабочего графика руководителя;
• Организация, подготовка и проведение переговоров, встреч, круглых столов, как личное участие, так и в составе делегаций;
• Протокольное обеспечение деятельности Совета Вице-президентов, комитетов и комиссий;
• Организация командировок президента. Travel поддержка. Сопровождение первого лица компании на бизнес и политических (официальных и неофициальных) мероприятиях. Сопровождение в командировках. Работа с СМИ;
• Решение административно-хозяйственных вопросов;
• Взаимодействие с контролирующими и проверяющими организациями;
• Контроль ведения делопроизводства организации;
• Руководство деятельностью секретариата, водителя, курьера;
Юридические функции
• Подготовка, согласование и подписание договоров обеспечивающих деятельность компании. Правовая экспертиза поступающих договоров и соглашений. Гражданско-правовые договора. Трудовое законодательство. Корпоративное право. Пролонгация договоров;
• Проверка соответствия требованиям законодательства внутренних документов компании;
• Разработка внутренних актов компании;
• Обеспечение департаментов необходимыми для работы копиями нотариально заверенных документов;
• Учет и хранение юридических документов;
Внутрикорпоративная деятельность, работа с кадрами
• Подбор персонала;
• Организация работы персонала. Постановка задач и контроль деятельности отделов, департаментов;
• Разработка должностных инструкции, положений об отделах, дополнительных соглашении, в т.ч. о неразглашении ДСКТ, и др. документации. Учет рабочего времени;
• Разрешение конфликтных и спорных ситуации;
• Внутрикорпоративный PR. Мотивация персонала;
• Участие в разработке программ по оптимизации деятельности организации и кадров;
Внешняя деятельность
• Работа с госорганами (Администрация Президента Р.Ф., Государственная Дума, Межпарламентская ассамблея ООН, Минэкономразвития, Роспотребнадзор, органы местного самоуправления г. Москвы);
• Организация участия компании в выставочных проектах (международных, федеральных, региональных), круглых столах, пресс-конференциях, отраслевых мероприятиях и т.д.;
• Участие в организации и проведение крупной (собственной) отраслевой международной выставке (более 3000 участников), международном конкурсе, крупном международном конгрессе;
• Представление интересов организации в вышеупомянутых мероприятиях. Выстраивание прочных партнерских взаимоотношений;
Финансовые функции
• Отслеживание финансовых потоков;
• Отслеживание задолженностей;
• Поступления и платежи по договорам;
• Расчеты по административно-хозяйственной деятельности;
Функции связей с общественностью и Pr
• Разработка и поддержка фирменного стиля компании;
• Работа с event и pr агентствами;
• Наполнение сайта организации;
• Курирование корпоративной газеты;
• Поиск инф. повода, освещение событий о деятельности организации в СМИ. Написание статей, пресс-релизов, новостей и т.д.;
• Организация и проведения пресс-конференций, брифингов и др. пресс-мероприятий;
• Корпоративная и сувенирная продукция;
• Разработка, согласование и воплощение в жизнь PR программ;
• Формирование положительного образа компании в СМИ и в партнерской среде, позиционирование компании;

Руководство и организация работы секретариата, в подчинении находились два секретаря.
Самостоятельное принятие решений в рамках своей компетенции.
I.Систематизация деятельности работы секретариата и документооборота в рамках требований компании:
• Ведение делопроизводства компании, выполнение различных операций с применением компьютерной техники;
• Прием документов и личных заявлений от сотрудников, проверка их на соответствие Инструкции по ведению документооборота компании.
II.Обеспечение организационно – технической и административно - распорядительной деятельности Генерального директора:
• Подготовка документов и материалов;
• Cоставление писем, запросов, других документов, подготовка ответов авторам писем;
• Выполнение отдельных служебных поручений;
• Обеспечение рабочих мест сотрудников необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями;
• Планирование рабочего дня руководителя.
III.Взаимодействие со сторонними организациями, учреждениями и частными лицами для решения поставленных задач и оперативных вопросов:
• Подготовка переговоров Генерального директора;
• Организация приема партнеров, посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
• Организация проведения телефонных переговоров Генерального директора, доведения до сведения руководителя содержания полученной информации, в случае его отсутствия.
IV.Применение инструментов управления и контроля:
• Организация заседаний и совещаний, проводимых Генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний, составление план-графика мероприятий с указанием сроков и ответственных исполнителей;
• Контроль и отслеживание исполнения работниками компании в установленные сроки указаний и поручений, приказов и распоряжений Генерального директора;
• Протоколирование еженедельных технических совещаний и контроль за выполнением принятых решений;
• Принятие планов и отчетов о проделанной работе у руководителей подразделений.

Обеспечение безопасности стратегических объектов

Обеспечение таможенных подразделений ТМЦ.