Помощник руководителя

Весь объем работы секретаря, офис-менеджера, ассистента руководителя.
- Реестр платежей, работа на участке клиент-банк формирование и -отправка платежных поручений, выгрузка и проведение в 1С, ведение расчетного счета.
-Отражение общехозяйственных расходов организации в бухгалтерском и налоговом учете. Проверка правильности оформления первичных документов
-Составление технико-экономических обоснований, формированию перечня работ с трудозатратами и их согласование с заказчиками.
-Работа с договорами (вместе с юридическим отделом) корректировка.
-Подготовка документов для ЭП, получение ЭЦП
-Расчет смет по проектам, контроль
-Составление аналитических и управленческих отчетов. - Подготовка аналитических справок для руководства.
-Составление, утверждение и защита планового БДДС/БДР.
-Ежемесячное формирование отчета по фактическому исполнению БДДС/БДР..
-Работа с дебиторской и кредиторской задолженностью.
-Делопроизводство, в том числе кадровое.Прием/увольнение, перевод. Табель учета рабочего времени, график отпусков и т.д
-Работа с Уставными документами в полном объеме.
-Подготовка всех документов для нотариуса и налоговой.

Должностные обязанности и достижения:
- Абсолютная преданность своему делу.
- Организационно-административное обеспечение деятельности Генерального директора;
- Прием и распределение входящей корреспонденции и звонков;
- Документооборот (учет, контроль прохождения и исполнения)
- Ведение внутренней и внешней переписки, составление деловых писем;
- Помощь в планировании рабочего дня в Outlook, составление графика деловых поездок;
- Организация деловых встреч с первыми лицами компании;
- Встреча гостей чай/кофе, заказ пропусков.
- Организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников
- Жизнеобеспечение приемной для двух директоров всем необходимым (канцелярия, продукты). Организация обедов.
- Взаимодействие с арендодателями, Управляющей компанией (решение текущих вопросов)
- Осуществление внутренних коммуникаций среди подразделений и партнеров.
- Составление отчетов для руководства ежемесячных, квартальных.
- Оперативный контроль исполнения бюджета. Согласование заявок на расходование денежных средств, анализ и контроль на соответствие бюджету
- Организация документооборота и ведение делопроизводства (прием, учет, регистрация писем), СЭД.
- Подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителей.
- Оформление поздравлений сотрудников организации, покупка индивидуальных презентов для деловых партнеров, корпоративные мероприятия, банкеты.
- Организация командировок: билеты . Подготовка виз, паспортов.(без привлечения агенства)
- Контроль табеля рабочего времени сотрудников, согласование графика отпусков.
- Работа с Банками (Сбербанк, Банк Москвы, Альфа-Банк)
подготовка документации по кредитованию, к участию в тендерах, госзакупках, к оформлению банковской гарантии, кредитование, лизинг.

Документооборот, контроль финансовых расчетов с заказчиками, выписка счетов, первичных бухгалтерских документов, акты сверки, работа с дебиторской задолженностью.
- Ведение базы договоров: контроль договоров и сопровождение договорной компании, контроль незавершенного производства по договорам;
- Подготовка отчетов по запросу руководства.
- Выполнение поручений Главного бухгалтера.
- Учет ТМЦ центрального офиса и администрирование ТМЦ подразделений.
- Подготовка финансовой аналитики для совещаний.
- Участие в ежемесячном формировании Бюджетов.
- Анализ и обоснование рациональности расходования денежных средств.
- План-факт анализ отклонений по всем показателям, пояснительная записка к отклонениям.
- Ежемесячное составление отчетности (подготовка презентаций и аналитических записок к отчетности).
- Ведение работы по формированию и хранению базы данных.

ак офис-менеджер: замкнула на себе цикл АХО (полностью)
все остальное время была в распоряжении Генерального директора:
• Входящие, исходящие звонки; умение отфильтровать ненужные контакты без ущерба для имиджа руководителя и организации;
• Административная и информационно-справочная поддержка руководителя;
• Ведение календаря встреч и мероприятий, планирование рабочего дня, организация и координация проведения деловых встреч;
• Контроль качества подготовки, правильности составления, согласования, утверждения документов, предоставляемых на подпись руководителю;
• Составление по поручению руководителя писем, запросов, других документов, подготовка ответов авторам писем;
• Контроль исполнения поручений руководителя;
• Ведение деловой переписки посредством электронных и почтовых отправлений;
• Документооборот, ведение протокола совещаний;
• Получение необходимых сведений от подразделений или исполнителей;
• Координация совещаний с участием руководства компании (согласование времени, оповещение участников);
• Оперативный поиск необходимой информации;
• Организация приема посетителей руководителя, заказ пропусков, организация кофе-пауз для гостей руководителя;
• Travel-поддержка директора (заказ авиа- и железнодорожных билетов; бронирование гостиниц, трансферов, виз и др.);
• Ведение базы данных (контакты и прочее) руководителя;
• Информационно-справочное обслуживание и хранение документальной информации;
• Обеспечение и контроль порядка на рабочем месте руководителя;
• Обеспечение мероприятий по подготовке выездных деловых встреч, переговоров;
• Оформление курьерских доставок и отправок,почта России, курьерские службы
• Координация работы водителей.
• Соблюдение делового этикета (деловой стиль в одежде)