Руководитель управления по документационному обеспечению

Руководство подразделениями по следующим направлениям:
- делопроизводство и документооборот,
- корректура и нормоконтроль документов,
- архивное хранение документов,
- экспедиция,
- административная поддержка высших должностных лиц.
Разработка и актуализация регламентирующих и методических документов по направлениям деятельности.
Согласование распорядительных и внутренних нормативных документов.
Формирование бюджета и плана работ структурного подразделения.
Автоматизация процессов, составление бизнес-требований.

Организация работы отдела (28 человек в Москве и Санкт-Петербурге: регистраторы,
контролеры, архивариус, редактор, секретари руководителей).
Организация приема и обработки входящей корреспонденции, ее рассмотрение и
распределение. Работа с исходящими документами.
Подготовка проектов поручений по входящим и внутренним документам, подлежащих рассмотрению генеральным директором.
Проверка правильности оформления проектов документов (исходящие письма, протоколы совещаний, приказы и распоряжения).
Организация хранения документов, формирования архива общества, уничтожения документов с истекшим сроком хранения.
Контроль исполнения поручений генерального директора по приказам, распоряжениям, протоколам, поручениям Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и т.д., реализация проекта по внедрению сквозного контроля в обществах Группы.
Подготовка отчетов по исполнительской дисциплине для доклада генеральному директору и совету директоров.
Хранение и использование печатей общества, организация изготовления и их учет.
Совершенствование системы электронного документооборота 1С:Документооборот, подготовка бизнес-требований для оптимизации процессов.
Разработка документов, регламентирующих организацию документационного обеспечения деятельности корпорации и контроля исполнения поручений.
Проведение закупочных процедур по организации экспресс-доставки корреспонденции.

Участие в разработке документов, регламентирующих организацию документационного обеспечения деятельности корпорации, а также контроля исполнения поручений президента
АО «ОСК»;
участие в разработке системы контроля исполнения поручений руководства общества с использованием системы электронного документооборота 1С;
подготовка проектов поручений (резолюций) высшего руководства корпорации;
организация и осуществление контроля исполнения поручений;
участие в рабочей группе по организации мобильного рабочего места руководителя;
ведение протоколов совещаний;
подготовка презентационных, справочных, информационных, статистических и других
материалов, связанных с контролем исполнения поручений, в том числе с индивидуальными показателями мониторинга согласования проектов документов;
подготовка докладов руководству общества о выполнении поручений структурными
подразделениями для оценки исполнительской дисциплины;
осуществление методологической и организационной поддержки работникам

Участие в реализации проекта по строительству судостроительного завода:
ведение архива документации проекта;
организация, подготовка материалов и участие в заседаниях управляющего комитета;
подготовка, согласование протокола заседаний и контроль исполнения поручений;
мониторинг исполнения графика реализации проекта;
подготовка отчетов и докладов вышестоящему руководству о ходе реализации проекта;
рассмотрение и согласование закупочной документации.
Участие в разработке программы «Жилье» для работников корпорации и мониторинг хода строительства жилых домов обществ Группы ОСК.
Ведение направления по участию корпорации в трех саморегулируемых организациях (организация обучения работников, подготовка документации к проверке, оплата ежеквартальных счетов, ведение договорной работы, участие в общих собраниях членов СРО).
Подготовка и согласование заявок на оплату по договорам, планирование платежей.
Ведение документооборота департамента.

Формирование и согласование с профильным подразделением годового и текущего бизнес-плана.
Составление платежных заявок в системе SAP, отслеживание оплаты счетов.
Формирование месячных, квартальных и годовых отчетов деятельности ОАО «Газпром нефть» и предоставление в Федеральную службу государственной статистики.
Участие в разработке проектов приказов.
Подготовка презентационного материала (сбор и анализ информации, оформление в
PowerPoint).
Организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной
деятельности департамента.
Ведение табеля учета рабочего времени сотрудников.
Ведение документооборота.
Обеспечение полной административной поддержки руководителю департамента.
Организация встреч, переговоров, заказ билетов и гостиниц.
Контроль за соблюдением сроков исполнения поручений.

Расчеты и обработка заказов на изготовление изделий из ПВХ.