Администратор офиса

- Руководство административно-хозяйственной деятельностью компании (280 чел.);
-Планирование рабочего дня руководителя, административная поддержка;
-Организация встреч, совещаний, переговоров;
-Выполнение поручений руководителя;
- Ведение, заключение и сопровождение договоров;
-Анализ и планирование текущих расходов;
-Бюджетирование, минимизация расходов;
-Управление и координация работы 4 секретарей, 5 операторов call-centre, разнорабочего, 10 водителей, 3 курьеров,2 уборщиц;
- Администрирование Call-centre (составление графиков работы, отпусков, перерывов операторов и т.д, контроль за работой операторов, адаптация сотрудников и т.д)
-Заказ и бронирование авиа и ж/д билетов, гостиниц;
- Проведение тендеров;
- Работа в AXAPTA;(эл. документооборот, счета, с/ф, накладные, поставщики и т.д);
- Ведение, заключение и сопровождение договоров;
- Заказ воды, канцелярии, хоз.товаров, расходных материалов, мебели, оргтехники, бытовой техники;
- Работа с курьерскими службами TNT, DHL;
-Прием и перераспределение вх./исх.звонков, регистрация вх./исх.корреспонденции, архивы, делопроизводство
( регистрация вх./исх. писем, факсов, доверенностей, счетов;
-Организация переезда (около 2000 кв.м) офис 280 чел + филиалы по России;
-Решение вопросов аренды помещения, общение с представителями арендодателя и их службами обеспечения работы здания;
-Работа с компаниями-операторами сотовой связи (подключение новых сотрудников, продление договора, оформление доверенностей, подписание договоров);
-Работа с типографией( разработка и заказ визиток, блокнотов, бланков, конвертов с логотипом компании, кубариков, полиэтиленовой продукции, оформление счетов, всех необходимых документов);
- Организация и проведение корпоративных праздников и мероприятий;
-Организация работы с лизинговыми компаниями (поиск наиболее выгодных условий, заключение и сопровождение договоров, закупка автомобилей);
- Организация работы со страховыми компаниями( страхование автомобилей, закупка аксессуаров, контроль за тех.состоянием автопарка);
- Учет и расчет ГСМ;
- Оформление путевых листов водителей;
-Зонирование рабочей площади офиса;
-Организация работы с мувинговыми компаниями;
-Оформление и регистрация отчетов для банков, работа с клиентами, прием и встреча посетителей( чай, кофе);
-Организация работы переговорной;
- Работа с курьерскими службами TNT, DHL;
-Отслеживание и контроль работы основных офисных систем (вентиляция, кондиционирование, канализация, освещение);
- Поиск, согласование, разработка и установка вывесок, рекламной иформации, стеклянных панно на внешнем и внутреннем фасадах здания);
-Организация ремонта в офисе, постановка задач подрядчикам;
- Поиск и контроль работы подрядчиков;
-Отслеживание своевременного предоставления и правильного заполнения платежных и других документов сторонних организаций;
-Организация доступа в офис, обеспечение внутренней безопасности офиса при необходимости;
-Обеспечение сотрудников пропусками и ключами от офиса;
-Организация питания сотрудников, проработка меню
-Организация новых рабочих мест для сотрудников;
-Работа с дизайнерами и фитодизайнерами по обустройству помещения;
-Контроль уборки помещения;
-Прием и перераспределение вх./исх.звонков, регистрация вх./исх.корреспонденции, архивы, делопроизводство
( регистрация вх./исх. писем, факсов, доверенностей, счетов;
-Заказ и бронирование авиа и ж/д билетов, гостиниц;
-Организация ремонта оборудования;
- Расчет затрат на командировки,
Работа с Интернет ресурсами;
-Работа с кадровыми агентствами ( поиск сотрудников, назначение и проведение собеседований);

-Прием, обработка и распределение вх./исх.звонков, обработка заказов и заявлений от абонентов;
- Работа с монтерами, распределение работы монтеров по участкам и контроль за их работой;
- Работа с тех.оборудованием, мини АТС, проверка качества тел.связи и своевременное устранение неполадок; -Работа с картотекой, тех.персоналом;
- Работа с клиентами(консультации по вопросам тех.поддержки и обслуживания, тарифах, ценах, предоставляемых услугах, процедурах заключения договоров, заключение договоров;
-Поддержание офиса в порядке ( заказ воды, канц.товаров, чай, кофе);
-Управление человеческими ресурсами( бригада электромонтеров 12 чел);
-Работа с базами данных;
-Работа с тех.службой арендодателя; решение вопросов, связанных с ремонтом здания;