Административный директор

Управление административно-хозяйственной деятельностью АО «Мосинжпроект» - лидере строительного рынка Москвы и одного из крупнейших инжиниринговых холдингов России с численностью более 14 000 сотрудников.

Должностные обязанности:
- эксплуатация и ремонт объектов недвижимости (75000 кв. м.)
- организация рабочих мест и размещение сотрудников на строительных площадках
- организация закупок (223-ФЗ), снабжение
- транспортное обеспечение компании (200 ед.)
- строительство модульных зданий
- управления арендными отношениями (в том числе сдача собственных помещений)
- организация работы архива и делопроизводства
- разработка и реализация ЛНА
- разработка, внедрение и контроль выполнения KPI
- взаимодействие с Государственными органами
- организация переездов
- формирование, защита и контроль исполнения бюджета
- организация корпоративных мероприятий

Проекты:
«Система мониторинга транспорта». Результат: контроль передвижения, сокращение затрат, повышение безопасности.
«Зеленый офис», сертификация. Результат: сокращение затрат, создание комфортных условий и повышение привлекательности компании.
«МИП-идея» - система по поиску и внедрению новаторских предложений (идеи, касающиеся улучшения деятельности компании и повышения эффективности процессов, рассматриваются и должным образом оцениваются, а после реализовываться). Результат: повышение лояльности сотрудников, повышение качества жизни в офисе, решение «неочевидных» проблем.
«Система одного окна». Результат: повышение комфорта для сотрудников, сокращение времени реагирования.

Достижения:
Экономия бюджета более 170 млн. руб. за счет оптимизации автопарка и аренды.
Повышение уровня лояльности сотрудников (eNPS).

Обязанности:
- организация работы административного департамента: 5 отделов, 90 сотрудников (административно-хозяйственный отдел, транспортная служба, секретариат, отдел делопроизводства, охрана);
- бюджетирование, контроль и оптимизация затрат департамента;
- организация работы по эксплуатации и содержанию зданий, помещений, проведение ремонтных работ;
- организация материально-технического обеспечения;
- административная поддержка топ-менеджеров;
- организации транспортного обеспечения компании;
- организация работы архива;
- обеспечение норм ОТ и ТБ, пожарной безопасности;
- взаимодействие с государственными органами;
- обеспечение пунктов питания (столовых) в офисах компании;
- участие в тендерных процедурах;
- обеспечение внутреннего порядка в офисах;
- разработка стратегии, положений, регламентов и стандартов компании;
- взаимодействие с арендодателями и управляющей компанией;
- организация переездов;
- страховое обеспечение компании (имущество, ДМС, транспорт).

Проекты:
«SLA с бизнесом» - стандартизация работы сервисного подразделения (Административного департамента). Прозрачность, понятность и повышение качество сервиса для бизнес-заказчиков;
«Мониторинг автопарка» - оптимизация автопарка компании, как результат: понятные прогнозируемые затраты и отчетность;
«Удаленная работа» - снижение ФОТ сотрудников и затрат на аренду офиса, повышение лояльности персонала;
«Делопроизводство и архив» - приведение к единым стандартам и правилам сотрудников по всей России + единые тарифы на хранение документов. Увеличилась эффективность и качество работы сотрудников. Повысилась скорость предоставления документов проверяющим органам (ФНС и пр.), потери документов минимизированы.

Достижения:
Средняя экономия бюджета 10% по году.
Оптимизировал региональную сеть делопроизводителей: сократил численность сотрудников на 35% но при этом качество и количество обработки документов увеличилось на 10% путем введения стандартов и нормативов;
Организовал проведение ремонта в двух офисах компании (4000 кв. м. и 4000 кв. м.) в установленные сроки и в рамках бюджета;
Организовал переезд более 1300 сотрудников;
Разработал и ввёл единые правила компании по транспорту, эксплуатации и документообороту.

Обязанности:
Управление административно-хозяйственной деятельностью компании;
Организация работ по строительству, ремонту и реконструкции объектов (магазины, офисы, квартиры, коттеджи);
Организация и контроль клининга и обеспечение охраны объектов;
Эксплуатация офиса (300 кв. м.) и склада (1000 кв. м.);
Организация рабочих мест, управление рассадкой;
Контроль и управление расходами на мобильную связь;
Проведение тендеров, ведение договорной работы;
Управление подрядчиками и контроль качества выполняемых работ;
Участие в электронных аукционах, открытых конкурсных торгах;
Оптимизация расходов, проверка счетов на оплату;
Контроль и учет материально-технических средств;
Составление смет и коммерческих предложений;
Управление персоналом (подбор, проведение собеседований, кадровый резерв);
Контроль соблюдения требований ОТ и ТБ, противопожарной безопасности;
Взаимодействие с государственными органами.
Штат компании 100 сотрудников.

Достижения:
Организовал административно-хозяйственную работу в компании;
Сократил расходы на строительные материалы на 15%;
Сократил расходы по аренде недвижимости – нашел и арендовал новый офис и склад;
Подготовил новый офис и склад для переезда (организация ремонтных работ, закупка мебели и техники);
Участвовал и одержал победу в электронных торгах (росэлторг) на выбор поставщика услуг по реконструкции объекта от лица компании;
Заключил договоры с новыми заказчиками на предоставление услуг компании.

Обязанности:
Организация и контроль административно-хозяйственной деятельности компании с «нуля»;
Эксплуатация недвижимости: офисы класса А и В (общей площадью - 3000 кв. м.), складские помещения класса B (общей площадью - 5000 кв. м.);
Контроль за работой систем жизнеобеспечения;
Организация и контроль ремонтных работ здания, офисов, оборудования;
Организация и контроль транспортного обслуживания (автопарк - 30 автомобилей);
Работа с поставщиками и подрядчиками, проведение тендеров;
Организация и контроль клининговых услуг;
Организация и контроль систем безопасности/охраны (видеонаблюдения, пропускного режима, выбор ЧОП);
Организация рабочих мест, планирование офисного пространства, учет рабочего времени;
Контроль и управление расходами на мобильную связь;
Организация переездов;
Снабжение и хозяйственное обеспечение компании;
Расселения сотрудников и гостей компании;
Организация медицинских проверок для иностранных граждан;
Организация корпоративных мероприятий;
Штат филиала компании - 300 сотрудников, в подчинении - 30 человек;
Деловая переписка и общение внутри компании - на английском языке.

Достижения:
Организовал административно-хозяйственную работу компании с «нуля»;
Сократил затраты на клининг и тех. обслуживание на 30%;
Сократил затраты по расселению сотрудников (разработал и внедрил проект по оптимизации аренды жилья) на 40%;
Разработал и внедрил проект по контролю/учету рабочего времени.