Ассистент руководителя

Удаленная работа и сопровождение всех текущих задач компании и ее сотрудников:

1. Административные задачи:
- оптимизация взаимодействия всех сотрудников компании;
- контроль и реализация задач административного, хозяйственного и производственного спектров;
- ведение деловой переписки партнерами и клиентами компании, рассылка презентаций проектов;
- перевод договоров и иных документов;
- ведение реестра сделок, расчет цен и подготовка предложений;
- взаимодействие с застройщиками ОАЭ, оперативное решение любых вопросов за счет достижения лояльного подхода к агентству;
- личные поручения (от организации досуга до поиска исполнителей).

2. Оптимизация процессов.
- создание и организация универсального облачного пространства со всей необходимой документацией;
- разработка таблиц-калькуляторов графиков платежей;
- ежемесячное составление каталогов с новыми проектами на русском и английском языках;
- ведение Realty Calendar;
- еженедельная аналитика инвестиционного портфеля с расчетом показателей доходности и продаж, мониторинг степени постройки комплексов;
- расчет комиссионных вознаграждений, ведение учета и сроков их получения.

3. Клиентский сервис.
- постпродажное обслуживание ключевых клиентов: организация личного облачного пространства с постоянным доступом ко всем документам, ведение реестра и контроль графиков платежей, подготовка платежных документов;
- взаимодействие с личной бухгалтерией клиентов и решение вопросов, связанных с международными банковскими переводами;
- взаимодействие с банками: подготовка документов и их переводов для валютного контроля (с учетом требований ЦБ), проведение и контроль получения адресатом международных банковских платежей;
- разработка индивидуальных инвестиционных предложений (с расчетом доходности) и их презентаций.

Полностью автономная работа, без необходимости постоянного взаимодействия с руководством и уточнения задач (по принципу «видишь дырку - залатай»).
“Back-office” компании и ее сотрудников.
Начала работать в компании буквально с момента её открытия, что дало возможность непосредственно участвовать в организации многих процессов и в построении схемы взаимодействия внутри нее.


Достижения:
1. Участвовала в разработке и вела еженедельную аналитическую отчетность по инвестиционным объектам компании.
2. Организовала и систематизировала общее облачное пространство, что повысило скорость решения текущий вопросов.
3. Разработала таблицы-калькуляторы по проектам, что позволило получать оперативный расчет конкретных предложений.
4. Согласовала и провела международный трансфер на сумму более $1 млн. из России в ОАЭ в условиях "ограниченной документации" в последний рабочий день года, сохранив компании сделку на $5,5 млн.

Удаленная работа и сопровождение всех текущих задач руководителя в режиме 24/7:

1. Бизнес задачи.
- обеспечение поддержки работы руководителя;
- участие и фиксирование zoom-конференций;
- ведение деловой переписки и отчетности;
- рассылка первичных презентаций и расчет предложений;
- ведение документооборота и подготовка презентаций;
- перевод договоров и иных документов;
- ведение реестра сделок руководителя;
- расчет комиссионных вознаграждений, прогноз сроков и контроль их получения;
- взаимодействие с застройщиками ОАЭ, самостоятельное решение максимального количества вопросов;
- ведение постпродажного обслуживания крупных клиентов: ведение графиков платежей, подготовка документов, взаимодействие с личной бухгалтерией, решение вопросов, связанных с международными банковскими платежами (март 2022);
- организация выездных мероприятий, букинг иностранных артистов, планирование и ведение бюджета.

2. Личные задачи.
- напоминания о предстоящих событиях;
- поиск и анализ информации;
- коммуникация от лица руководителя: ответы на письма, общение подрядчиками, государственными инстанциями;
- travel-сопровождение: бронирование жилья, оформление виз и страховок, покупка билетов;
- бытовые вопросы: заказ товаров, помощь членам семьи руководителя по любым вопросам;
- ведение бюджета руководителя с учетом поступлений и долгосрочных планов;
- организация досуга;
- личные поручения.

3. SMM и копирайтинг.
- участие в разработке личного бренда руководителя;
- адаптация стратегии развития бизнес-аккаунтов в соцсетях после смены агентства недвижимости;
- разработка контент-плана, с учетом анализа локальных конкурентов и отсутствия возможности использовать платный функционал (март 2022);
- написание постов для соцсетей (информационные, развлекательные, продающие);
- сторителлинг.

Достижения:
1. За 2 ночи создала универсальное облачное хранилище для всех брокеров отдела, которое включало все маркетинговые материалы (от презентаций до рендеров), папку с документами застройщиков, и отдельные запрограммированные таблицы-калькуляторы графиков платежей по каждому из проектов.
2. Участие в разработке личного бренда руководителя:на данный момент предложенное мной "название" личного бренда - почти имя нарицательное. Под разработанной стратегией теперь развивается персональный сайт руководителя, страницы в соцсетях, а также канал на Youtube.
3. Как показатель успеха: плагиат авторских постов несколькими крупными агентствами Дубая и Москвы (название компаний не раскрываются из профессиональных соображений).

Ушла из компании вместе с руководителем в другое агентство.

Удаленная работа и сопровождение всех текущих задач руководителя в режиме 24/7:

1. Бизнес задачи.
- обеспечение поддержки работы руководителя;
- участие и фиксирование zoom-конференций;
- ведение деловой переписки и отчетности;
- рассылка первичных презентаций и расчет предложений;
- ведение документооборота и подготовка презентаций;
- перевод договоров и иных документов;
- ведение реестра сделок руководителя;
- расчет комиссионных вознаграждений, прогноз сроков и контроль их получения;
- взаимодействие с застройщиками ОАЭ, самостоятельное решение максимального количества вопросов;
- ведение постпродажного обслуживания крупных клиентов: ведение графиков платежей, подготовка документов, взаимодействие с личной бухгалтерией, решение вопросов, связанных с международными банковскими платежами (март 2022);
- организация выездных мероприятий, букинг иностранных артистов, планирование и ведение бюджета.

2. Личные задачи.
- напоминания о предстоящих событиях;
- поиск и анализ информации;
- коммуникация от лица руководителя: ответы на письма, общение подрядчиками, государственными инстанциями;
- travel-сопровождение: бронирование жилья, оформление виз и страховок, покупка билетов;
- бытовые вопросы: заказ товаров, помощь членам семьи руководителя по любым вопросам;
- ведение бюджета руководителя с учетом поступлений и долгосрочных планов;
- организация досуга;
- личные поручения.

3. SMM и копирайтинг.
- участие в разработке личного бренда руководителя;
- адаптация стратегии развития бизнес-аккаунтов в соцсетях после смены агентства недвижимости;
- разработка контент-плана, с учетом анализа локальных конкурентов и отсутствия возможности использовать платный функционал (март 2022);
- написание постов для соцсетей (информационные, развлекательные, продающие);
- сторителлинг.

Достижения:
1. За 2 ночи создала универсальное облачное хранилище для всех брокеров отдела, которое включало все маркетинговые материалы (от презентаций до рендеров), папку с документами застройщиков, и отдельные запрограммированные таблицы-калькуляторы графиков платежей по каждому из проектов.
2. Участие в разработке личного бренда руководителя:на данный момент предложенное мной "название" личного бренда - почти имя нарицательное. Под разработанной стратегией теперь развивается персональный сайт руководителя, страницы в соцсетях, а также канал на Youtube.
3. Как показатель успеха: плагиат авторских постов несколькими крупными агентствами Дубая и Москвы (название компаний не раскрываются из профессиональных соображений).

Ушла из компании вместе с руководителем в другое агентство.

- Административная поддержка руководителя;
- Ведение календаря;
- Организация встреч, звонков;
- Организация деловых поездок;
- Обеспечение работы офиса;
- Документооборот;
- Поиск информации, подготовка материалов, презентаций;
- Ведение деловой переписки;
- Контроль и реализация задач административного, хозяйственного, производственного спектра;
- Личные поручения (от организации досуга до поиска исполнителей).

Предпринимательская деятельность в сфере финансового и банковского посредничества, содействие в получении кредитов, лизинга и прочих ссуд организациям МСБ, подготовка соответствующей документации, финансовых и уставных документов, взаимодействие с банками.
Помощь в подготовке документов для открытия юридического лица.

Спустя несколько лет работы, было принято решение о смене сферы деятельности. По идее бизнес-партнера участвовала и выиграла госконтракт на общую сумму 250 млн.руб., составив наиболее выгодное предложение в сфере благоустройства районов.
Вскоре после этого приняла решение отойти от "бумажной" работы, бизнес был продан.