Руководитель секретариата( Группа компаний «ДОНСТРОЙ» )

Описание

АННА УМАНСКАЯ
umanna@lenta.ru
Mob.: +7 915 469 9891
Telegram: @umanna22
Управляющий офисом / руководитель секретариата / руководитель административного отдела
в юридических, строительных и FMCG-компаниях, а также банках с опытом более 20 лет со свободным французским языком. Специализируюсь на построении системной и бесперебойной работы офиса, секретариата и административного отдела; снижении затрат на закупки; внедрении CRM-систем, инструментов AI и электронного документооборота.
Я могу собрать высокоэффективную команду и держать людей в едином ритме. Моя особенность в управлении - сочетание системной работы c сотрудниками, непрерывного обучения команды и внедрения новых современных инструментов работы. Командный игрок, стремлюсь к клиентоориентированности, двусторонней коммуникации и непрерывному развитию.

● Документооборот
● Финансовый менеджмент
● Оптимизация ресурсов
● Закупки
● Антикризисное управление
● Системное мышление
● Гибкое управление проектами
● Инновационное мышление
● CRM
● AI и автоматизация

● Управление командой
● Развитие эффективной команды
● Найм и обучение
● Кросс - функциональное взаимодействие
● Эмоциональный интеллект
Опыт работы

05.2025 - наст. время
Inspire people
Руководитель проектов АХО

Оптимизировала АХО для строительной компании (бюджет 50 млн руб./год), в результате чего снизила расходы на поставщиков и услуги на 32% (экономия 16 млн руб. за год) за счет тендеров, в т.ч. по 223-ФЗ, и смены контрактов.
Сократила время доставки документов на 40% (с 4 до 2,4 дня), снижение логистических расходов на 28% (900 тыс. руб./год) за счет новых курьерских контрактов.
Внедрила ЭДО на 90 пользователей в компанию-дистрибьютор, в результате чего ускорила документооборот на 35% (с 5 до 3,25 дней) и снизила число ошибок.


06.2024 - 03.2025
АО
Руководитель Департамента управления делами
В подчинении 12 человек

Операционный менеджмент
Реорганизовала секретариат, сохранила качество работы отдела в ситуации увольнения ключевых сотрудников за счет перераспределения задач и оптимизации некоторых процессов
Организовала аудит программы документооборота (1С:Документооборот 3.0), в работу с системой внедрила изменения в соответствии с результатами аудита, провела работу с функциональным администратором по формированию ТЗ на доработки;
Оптимизировала процессы и затраты Департамента на 10%.
Управление командой
Управление командой 12 человек;
Регулярно подбирала и обучала сотрудников подразделения.





09.2020 - 03.2022
Юридическая фирма (Общество с ограниченной ответственностью) www.ostlegal.ru
Управляющий офисом

Операционный менеджмент
Настроила и отладила работу с финансовым блоком системы учета рабочего времени, что позволило сократить временные затраты на выставление отчетных документов для клиентов и свести к минимуму ошибки в выводимых программой документах;
Вновь заключила договоры с поставщиками товаров и услуг, необходимых для нормального функционирования офиса, что позволило на 30% сократить расходы и повысить эффективность работы всех сотрудников;
Создала и успешно отработала систему участия в закупках в соответствии с 223-ФЗ и 44-ФЗ, что позволило компании заключить несколько выгодных договоров;
Наладила работу со сторонними организациями, оперативно оказывающими необходимые для эффективного функционирования компании услуги по обработке документов;
Разработала и воплотила в жизнь систему взаимодействия с почтовыми и курьерскими службами, позволяющую оперативно обмениваться документами с клиентами внутри страны и за ее пределами (нашла необходимых поставщиков, заключила договоры, осуществила контроль своевременного получения отчетных и прочих документов), что позволило сократить расходы и время доставки документов.

07.2007 - 04.2019
Юридическая компания (Коллегия Адвокатов) www.yklaw.ru
Управляющий офисом
В подчинении 6 человек:

Операционный менеджмент:
Реорганизовала работу административного отдела (замена сотрудников секретариата и упорядочение документооборота в компании);
Оптимизировала расходы на АХО на 30% (смена поставщиков товаров и услуг за счет жесткого конкурсного отбора и пересмотра условий сотрудничества);
Сократила расходы на подбор неюридического персонала путем самостоятельного поиска (прекращена работа с агентством по подбору персонала);
Создала систему взаиморасчетов с клиентами и оплаты валютных счетов, что позволило минимизировать временные затраты и сократить численность вовлеченных в процесс со стороны Коллегии участников до 1 человека;
Организовала travel-поддержку с последующим сокращением расходов на командировки сотрудников на 20%;
Внедрила систему электронного документооборота и управления проектами (ProjectMate), обучила сотрудников (секретарей и юристов) работе в системе;
Управление командой
Создала эффективную систему подбора, обучения и контроля работы секретарей (в результате 2 секретаря рецепции были переведены в персональные ассистенты);
Регулярно подбирала и обучала сотрудников подразделения;
Снизила текучесть сотрудников в отделе на 50 %.



Образование

1994 Московский Педагогический Государственный Университет им. В.И. Ленина
Учитель французского и немецкого языков

Переподготовка и повышение квалификации
2026 ИДПО
2025 ЧОУ ДПО "1С-Образование", Подготовка к автоматизации документооборота
2024 ЧОУ ДПО "1С-Образование" Профессиональная работа в программе
2020 ГБОУ ДПО Центр Профессиональная переподготовка по программе -256 часов
2000 НОУ