Административный менеджер

Взаимодействие с курьерскими службами, службами доставки, транспортными компаниями;
Помощь в организации переезда, организации рабочих мест;
Помощь в проведении выставочных мероприятий (семинаров, выставок);
Подготовка договоров с поставщиками товаров/услуг, размещение заказов;
Взаимодействие с контрагентами, поставщиками услуг, товаров по документообороту;
Размещение счетов на оплату в корпоративной ERP системе на базе 1С;
Рассылка образцов продукции, подарков клиентам посредством почты России, курьерских служб;
Взаимодействие с бюро переводов (перевод технической документации продукции)

Ассистирование специалистам по продажам;
Прием и распределение заявок;
Ведение базы заявок;
Общий документооборот по отделу;
Сбор недостающих закрывающих документов;
Согласование и подписание документов отдела продаж;
Выполнение отдельных поручений коммерческого директора;
Оформление коммерческих предложений,счетов;
Оформление и массовая рассылка предложений о сотрудничестве.

Первичное консультирование по телефону о производимой продукции. (30-60 входящих звонков в день)
Оформление коммерческих предложений (10-20 в день)
Выставление счетов (10-15 в день)
Отслеживание платежей по счетам, разнесение банковской выписки
Передача заказов на производство, отслеживание сроков выполнения
Оформление отгрузочных документов (10-15 в день) договоров (08-10 в день.)
Обеспечение комплексной отгрузки продукции транспортной компанией
Информирование о готовности продукции
Ведение 4 баз (заказчиков, коммерческих предложений, счетов, потенциальных клиентов) в формате Eхcel таблицы.
Обзвон по не оплаченным счетам. (20 в день)
Обзвон по коммерческим предложениям. (20-40 в день)
Оформление почтовой рассылки с предложением о сотрудничестве по потенциально заинтересованным предприятиям. где было бы возможным применение производимой продукции. (150 отправлений в месяц)
Закупка комплектующих и материалов для производства, канцелярской продукции, брендированной продукции, мебели.

Достижения: Более глубоко освоила навыки менеджера по продажам. Создала с "нуля" несколько баз для работы в среднем 250-350 позиций. Собрала обязательный комплект документов в КДП. Дооформила недостающие документы в личных делах сотрудников.

Прием, распределение и фильтрация большого (около 150) потока входящих звонков
Регистрация входящей корреспонденции от 20 до 50 в день.
Координация работы курьерской службы (3 человека)
Контроль за надлежащим состоянием арендуемых и собственных офисных помещений.
Взаимодействие с арендодателем по вопросам касающимся эксплуатации арендуемого офисного помещения.
Обеспечение товарно-материальными ценностями офисное помещение, частично объекты строительства.
Организация приема товарно-материальных ценностей.
Оформление командировок руководителя и сотрудников.
Travel-поддержка (заказ авиа, ж/д билетов, бронирование гостиниц, трансфер)
Обеспечение полиграфической продукцией. Ведение табеля учета рабочего времени соответствующего структурного подразделения.
Обеспечение сотрудников корпоративной связью и контроль за ее рациональным использованием.
Административная поддержка автопарка.
Взаимодействие с коммунальными и обслуживающими компаниями и государственными учреждениями в рамках договоров хозяйственной деятельности (Мосэнергосбыт, МГТС, Ростелеком, Почта России).
Контроль за работой административного персонала (охраны, уборщиц).

Достижения: За весь период работы добилась перевода на должность Заместителя начальника АХО с должности "Офис-менеджер". Совместно с начальником АХО внедрили СЭД на базе 1С Документооборот. Дважды осуществляла переезд 120 человек с меньшей на большую офисную площадь без необходимости отрыва от производства. Начала формирование архива компании. Оптимизировала затраты на офисные расходы за счет работы с имеющимися поставщиками товаров/услуг и поиска новых.

Полный документооборот
Взаимодействие с курьерскими службами.
Хозяйственное обеспечение офисного помещения.
Поиск и работа с поставщиками на предмет технического обслуживания и поставок комплектующих для офисной техники.
Оформление командировок руководителя, сотрудников
Ведение табеля учета рабочего времени.
Выполнение поручений руководителя.
Чай/кофе для руководителя и гостей.
Помощь бухгалтерии в оформлении первичных документов.
Оформление отгрузочных документов.
Работа в программе Клиент-Банк (выписка по счетам (разнесение выписки в 1 С 7.7) оплата счетов.
Периодические поездки в органы ИФНС, пенсионный фонд,ФСС, ГосКомСтат, обслуживающий банк.
Оплата и контроль расходов сотрудников на мобильную связь.

Достижения: В ходе выполнения обязанностей Секретаря добилась перевода на должность Бухгалтера за счет успешного параллельного освоения бухгалтерских обязанностей.

Ведение делопроизводства.
Ведение табеля учета рабочего времени.
Координация работы курьеров.
Консолидация информации отдела продаж.
Прием и распределение входящих звонков.
Обеспечение жизнедеятельности офиса
Взаимодействие с арендодателем.
Travel-поддержка .
Выполнение поручений руководителя.

Достижения: Освоила навыки менеджера по продажам. Замещала на время отсутствия основных сотрудников.