Руководитель административно-хозяйственного отдела

Описание

стр. 1 из 4 Аксенова Ольга Александровна Дата рождения : 27 августа 197 3. Гражданство : РФ, постоянная регистрация/проживание: Москва (м. «Достоевская») . Образование : высшее (Московский государственный университет коммерции, факультет МЭО, специальность «Экономист -международник со знанием 2 -х иностранных языков». Семейное положение : разведена . Контактная информация : +7 (910) 459 8037 , olga .aks 2011@ gmail .com КАНДИДАТ НА ДОЛЖНОСТЬ : Руководитель Административного подразде ления / Руководитель по документооборо ту . ОПЫТ РАБОТЫ . 03/ 2012 – 12/2022 FIAT Chrysler Automobiles (Группа Stellantis ), Москва . Менеджер по административным вопросам и охране труда . 1. Управление административной функцией : - Организация ежедневной работы офиса ( -ов) : секретари и персональные ассистенты, курьерские службы, клининг, закупка и обеспечение сотрудников хоз - и канцтоварами, продуктами питания; контроль за исправностью офисной техники, работа со СКУД и т.д.; - контроль движения ТМЦ, проведение инвентаризаций и т.д. 2. Управление офис ом : - управление офисными помещениями (организация бесперебойного функционирования инженерных систем, организация ремонтных работ , взаимодействие с арендодателем и т.д.) , анализ затрат и поиск новых офисов ; - организация переезда сотрудников (успешно реализованы 4 проекта переезда офиса) , управление рабочими местами сотрудников . 2. Закуп ки (indirect materials): - подготовка тендерной документации, в т.ч. технических заданий для проведения тендеров по выбору поставщиков; - поиск и ведение базы поставщиков, плана проведения тендеров, регулярный анализ затрат и проведение переговоров с целью пересмотра условий закупки товаров/услуг в интересах работодателя ; - проведение тендеров: подбор и оценка участников тендеров, анализ предложений (SWOT -анализ), переторг, выстраивание баланса «цена - качество», заключение договоров с выбранным поставщиком. 3. Документооборот (в том числе кадровый) : - управление системой бумажного и электронного документооборота (разработка системы и внедрение единых стандартов, регламентов, унификация документов, контроль своевременности оформления и актуальности циклов , система регистрации); - разработка номенклатуры дел, структуризация документов для топ - менеджеров, подготовка проектов писем и иных документов от имени компании; - управление архивацией документов, ведения корпоративного архива ; - разработка и внедрение локальных нормативных актов, в том числе кадровых (ПВТР, Автомобильная политика, Положение об оплате труда, Положение о премировании, Соглашение об электронном взаимодействии и т.д.) ; - разработка и внедрение организационно -распорядительных документов; - организация движения корреспонденции ( внутренней /внешней ); стр. 2 из 4 - участие в проектах по внедрению систем электронного документооборота (Диадок, DIRECTUM RX ); - построение системы контроля исполнения поручений; - подготовка информационных материалов, схем (органиграммы, схемы, графики и т.д.); - договорная работа ( проверка, заключение, пролонгация, контроль исполнения договоров) ; - ведение реестров доверенностей, учет движения печатей и штампов. 4. Охрана труда : - создание с нуля Системы управления охраной труда; - разработка и внедрение локальных нормативных актов; - организация проведения обучения и инструктажей по охране труда , ГОиЧС ; - закупка СИЗ; - ведение документооборота (журналы учета инструктажей и т.д.) ; - организация проведения СОУТ, Производственного контроля и сопутствующих мероприятий 5. Подготовка бюджета подразделения, контроль его исполнения, анализ затрат; проведение платежей, учет первичных документов; финансов ая отчет ность . 6. Управление корпоративным автопарком (бюджетирование расходов, контроль предоставления ТС и т.д.) . 7. Корпоративная сотовая связь . 8. Организация корпоративных мероприятий . 9. Проведение сувенирных кампаний . 07/2010 – 11/20 11 ООО «ЭЛЬДОРАДО» , Москва. Руководитель Административного отдела. 1. Управление офисом : - управление офисными помещениями (организация бесперебойного функционирования инженерных систем, организация ремонтных работ, взаимодействие с арендодателем и т.д ); - организация переезда сотрудников Центрального офиса , управление рабочими местами сотрудников; - организация ежедневной работы офиса (секретари, курьеры, архивариусы, водители, клининг, кофе -леди, закупка хоз - и канцтовар ов , продукт ов , организация работы внутреннего склада, офисная техника и т.д.). 2. Контроль административно й поддержки региональных офисов (26 офисов на территории РФ); 3. Закупки товаров и услуг, в том числе контроль процессов закупки для региональных офисов (indirect materials): - подготовка технических заданий для проведения тендеров по выбору поставщиков; - участие в качестве внутреннего клиента в проведени и тендеров, заключение договоров с выбранным поставщиком; - закупка униформы для работников магазинов на территории РФ; - ведение базы поставщиков, плана проведения тендеров, регулярный анализ затрат. 4. Подготовка бюджета подразделения, контроль его исполнения, анализ затрат; проведение платежей, учет первичных документов; подготовка финансовых отчетов. стр. 3 из 4 5. Документооборот: - управление системой документооборота, оптимизация информационных потоков , архивирование документов; - участие в разработк е и внедрение ЛНА (Автомобильная политика , Политика делегирования полномочий и выпуска доверенностей, Руководство для сотрудников Центрального офиса и т.д.). 6. Участие в проектах ребрендинга компании, в том числе в разработке нового стиля униформы для работников розничных магазинов. 7. Управление корпоративным автопарком (контроль ведения маршрутных листов, ведение графика работы водителей и их загрузки, бюджетирование расходов, контроль предоставления ТС и т.д.). 8. Организация корпоративных мероприятий . 9. Проведение сувенирных кампаний . 09/20 07 – 07 /20 10 DANONE Group Russia , Москва. Менеджер по управлению офисами . 1. Управление офисом : - управление офисными помещениями (организация бесперебойного функционирования инженерных систем, организация ремонтных работ, взаимодействие с арендодателем и т.д ); - организация переезда сотрудников (регулярные проекты: организация ремонтных и отделочных работ, управление рабочими местами сотрудников ); - участие в качестве Project leader в проектах нового офиса; - организация ежедневной работы офиса (секретари, водители, клининг, кофе - леди, закупка хоз - и канцтоваров, продуктов, СКУД и т.д.). 2. Контроль административно й поддержки региональных офисов (3 офис а на территории РФ) . 3. Закупки товаров и услуг, в том числе контроль процессов закупки для региональных офисо в (indirect materials): - подготовка технических заданий для проведения тендеров по выбору поставщиков; - участие в качестве внутреннего клиента в проведении тендеров, заключение договоров с выбранным поставщиком; - ведение базы поставщиков, плана проведения тендеров, регулярный анализ затрат. 4. Подготовка бюджета подразделения, контроль его исполнения, анализ затрат; проведение платежей, учет первичных документов. 5. Документооборот: - управление системой документооборота, оптимизация информационных потоков , систем архивировани я документов ; - участие в проекте внедрения электронного документооборота на базе Lotus Notes ; - участие в разработке и внедрение локальных нормативных актов ( Car Policy , Travel Policy , Safety Driving , Office Behavior Rules и т.д.). 6. Управление корпоративными водителями . 7. Участие в проектах по охране труда : - проведение аудита безопасного вождения на корпоративном автотранспорте; - участие в разработк е и внедрени и принципов Road Safety (безопасного вождения), внедрение принципов Office safety ; ведение базы данных по ДТП . стр. 4 из 4 8. Управление корпоративной сотовой связью (в том числе участие в качестве Project leader в проекте по подключению сотрудников , в том числе всех регионов РФ , к едино му оператору сотовой связи по корпоративному контракту ). 06/2004 – 09/20 07 HENKEL Group Russia , Москва . Офис -менеджер . 1. Управление офисом : - управление офисными помещениями ( рабочи е места сотрудников, организация бесперебойного функционирования инженерных систем, организация ремонтных работ, взаимодействие с арендодателем и т.д ); - организация переезда сотрудников в рамках расширения представительства в Москве бизнес -направлений компании ; - участие в проект е поиска нового офиса; - организация ежедневной работы офиса (секретари, клининг, кофе -леди, закупка хоз - и канцтоваров, продуктов и т.д.). 2. Закупки товаров и услуг (indirect materials): - участие в качестве внутреннего клиента в проведении тендеров, заключение договоров с выбранным поставщиком; - ведение базы поставщиков, плана проведения тендеров, регулярный анализ затрат. 3. Документооборот: - разработка и внедрение номенклатуры дел, системы управления потоками документов , систем архивировани я документов; - участие в разработке и внедрение ЛНА (Car Policy , Relocation Policy и т.д.). 4. Управление корпоративной сотовой связью . ОПЫТ РАБОТЫ до 10 /200 0: АБ «ИБГ НИКойл» Главный специалист организационного отдела 10/2000 – 09/2003 РОЛЬФ Холдинг Личный помощник Вице -президента / экономист 03/2000 - 05/2000 АКБ Росбанк Помощник Вице -президента 12/1998 – 08/1999 ОНЭКСИМ Банк Специалист управления делами 09/1996 – 12/1998 Знание языков: английский (продвинутый ), русский (родной ). Ключевые навыки : - продвинутый пользователь MS Office (Word, Excel, PowerPoint , MS Outlook, Teams, Google drive) ; - продвинутый пользователь систем электронного документооборота ( Диадок, DIRECTUM RX ); - умение работать в режиме многозадачности , высокий уровень ответственности ; - умение налаживать внутренние коммуникации с коллегами и подчинёнными, выстраивать стандарты рабо чих процессов, делегировать и принимать полномочия ; - системное мышление ; - детальная проработка вариантов выполнения задач и решения возникающих проблем . Дополнительно : - Диплом о профессиональной переподготовке по специальности «Специалист в области охраны труда» (2022 г.) .