Офис-менеджер / Секретарь / Координатор офиса

Сфера деятельности компании: Инвестор-заказчик строительства ГТУ-ТЭЦ в Астраханской области, координация действий основных участников проекта в процессе строительства ГТУ-ТЭЦ 44 МВт, эксплуатация построенной ГТУ-ТЭЦ 44 МВт, сбытовая деятельность по продаже энергоресурсов, вырабатываемых на ГТУ-ТЭЦ 44 МВт, www.gc4.ru

Обязанности:
Обеспечение документооборота компании: входящая и исходящая корреспонденция,
регистрация, учет, хранение. Опыт систематизации делопроизводства с нуля
Организация приема посетителей.
Помощь Генеральному директору: составление писем, запросов, других документов.
Подготовка заседаний и совещаний, проводимых руководителем. Контроль исполнения
работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также соблюдения сроков
выполнения указаний и поручений руководителя.
Корпоративная работа: разработка и хранение учредительных документов; организация
процедуры внесения изменений в учредительные документы; составление решений,
протоколов, приказов. Координация работы по ведению реестров акционеров (сторонней
организацией);
Договорная работа: разработка и экспертиза договоров купли-продажи акций, займа, аренды,
оказания услуг, аренды. Ведение реестра договоров. Контроль закрывающих документов от
контрагентов.
- Подготовка документов для возмещения НДС
Взаимодействие с государственными органами: заказ справок, выписок из ФНС, организация
Резюме обновлено 12 марта 2015 в 09:14
процедуры регистрации сделок с недвижимостью, формирование и своевременная сдача
отчетов о ходе строительства в контролирующие организации, банки, Министерство
промышленности. Взаимодействие с СО ЕЭС, АТС, Советом рынка.
Жизнеобеспечение офиса: заказ мебели, оргтехники, канцелярских принадлежностей, воды,
организация рабочих мест сотрудников компании
- Travel-поддержка сотрудников компании: заказ авиа- и железнодорожных билетов,
бронирование гостиниц, составление Приказов, командировочных удостоверений, служебных
заданий.
- Организация корпоративных мероприятий, организация переездов.
- Обновление контента корпоративного web-сайта (фотографии, новости, календарь событий).
- Выполнение отдельных служебных, личных и иных поручений генерального директора.

Управление работой небольшого дополнительного офса компании (штат 4 человека)
Подготовка документов для гос.регистрации юридических лиц. Заключение договоров с
клиентами, поставщиками.
Работа с гос.органами (ИФНС, внебюджетные фонды).
Открытие счетов в банках (подготовка комплекта документов и сопровождение).
Организация работы курьера и делопроизводителей.