Управляющий делами/ Руководитель Административного отдела

Решение административно-хозяйственных вопросов по 2 зданиям аварийного состояния, выставочному комплексу музея (320 авто, 5 ангаров), подсобным строениям и прилегающей территории
Организация косметических ремонтных работ внутри здания и фасадов, контроль за их выполнением
Организация эксплуатации административного здания и помещений музея
Учет ТМЦ, проведение инвентаризации
Формирование конкурсной документации на закупку по ФЗ 44, включая малые закупки (спецодежды, вода, хоз.товары, канцтовары, мебель, ремонт)
Обеспечение санитарных условий работы в помещениях административного здания и музея (освещение, вентиляция, чистота)
Организация рабочих мест и переезд сотрудников внутри организации
Составление годового бюджета на материально-техническое обеспечение филиала
В подчинении уборщики территории, производстведнных помещений, водители, охрана, кладовщик, секретари, делопроизводитель, мойщики автомобилей, технический персонал службы главного инженера

Решение административно-хозяйственных вопросов
Организация эксплуатации офисных помещений (освещение, вентиляция, чистота)
Поиск помещений для аренды под офис, размещение архива
Организация переездов
Выбор поставщиков товаров и услуг для организации (вода, хоз. товары, канц. товары, мебель и т.п.) снижение цен на закупку
Заключение и ведение договоров аренды, предоставления услуг и товаров
Ежедневное обеспечение сотрудников, руководства транспортом для поездок к клиентам (такси, корпоративный транспорт)
Обеспечение формирования и доставка документов клиентам компании (собственная и внешняя курьерская служба)
Проведение аттестации рабочих мест
Взаимодействие с внешними организациями, проверяющими организациями
Подготовка финансовых отчетов, обеспечение представления первичной документации по поставщикам
Составление заявок на финансирование, согласование платежей
Составление и контроль бюджета
Управление автопарком машин с водителями
В подчинении секретариат, курьерская служба, канцелярия, водители, клининг.

Полный контроль и жизнеобеспечение филиала (2 офиса, 350 чел.)
Открытиеофиса с нуля (бетон) 1744 кв.м
Ведение переговоров с поставщиками, проведение тендеров поставщиков, заключение договоров, контроль и ведение процесса поставок, снижение цен, заключение договоров на закупку, поставку, обслуживание
Организация и контроль ремонтно-отделочных работ
Обеспечение офиса мебелью, хозтоварами, канцтоварами
Организация эксплуатации офисных помещений и обеспечение санитарных условий работы в помещениях офиса (освещение, вентиляция, чистота)
Организация секретариата с нуля
Организация переезда офисов от 640 кв.м до 1744 кв.м
Организация аттестации рабочих мест
Взаимодействие с внешними организациями (поставщики, арендодатели), проверяющими организациями
Работа с первичной бухгалтерской документацией: контроль получения правильных документов от контрагентов
Подготовка финансовых отчетов
Составление заявок на финансирование, согласование платежей
Формирование и контроль бюджета
Организация новых рабочих мест
учет и контроль выдачи ТМЦ, проведение инвентаризаций
Управление корпоративным автопарком (покупка - продажа, техническое обслуживание, страхование)
В непосредственном подчинении 31 человек: секретари, водители, менеджеры, охрана, кладовщик, комендант офиса

-подбор персонала.
- организация и контроль работы сотрудников отдела.
- мониторинг рынка юридических услуг и поиск контрагентов.
- организация выездов клиентов к нотариусам, в налоговую
- предоставление юридических услуг клиентам.

- контроль линейного персонала (расстановка, обучение, ротация, решение конфликтных ситуаций)
- организация и контроль работы салонов (закупки, контроль расходов сырья и материалов)
- продажи материалов и косметики
- решение вопросов с проверяющими организациями.

- организация и контроль открытия новых объектов (закупка оборудования, сырья и материалов, обучение персонала работе с ТМЦ, обеспечение документооборота и т.д.)
- организация процессов и управление службой логистики (закупки, обеспечение, экспедирование грузов, документооборот)
- организация процессов и управление службой технологии (нормирование расходов сырья и материалов, инвентаризация ТМЦ)
- обучение персонала работе с товарами и марками; организация семинаров по обучению правилам проведения инвентаризации; обучение персонала правилам контроля и заказа расходных материалов; участие в аттестации линейного персонала.
- участие в компьютеризации деятельности компании в целом (блок логистика и технологии).
Основные достижения:
- все производственные объекты (салоны красоты, учебный центр) открыты в плановые сроки (обеспечение оборудованием и материалами);
- разработаны и внедрены нормы расхода по всем материалам, включая хозяйственные принадлежности подразделений и офиса;
- налажен планомерный процесс обучения по блоку «технологии и обеспечение».
Дополнительный опыт в компании:
- до создания отдела персонала (первые полгода) выполняла функции и менеджера по персоналу (поиск, расстановка кадров, обучение персонала)
- участвовала в разработке стандартов обслуживания компании
- во время отсутствия Генерального директора компании (отпуска, больничные) исполняла функции руководства компанией (и.о. Генерального Директора).