Компания "Московская школа управления СКОЛКОВО"
Московская школа управления СКОЛКОВО открывает конкурс на вакансию Специалист по документообороту и архиву в департаменте документационного обеспечения.
Вас ждут следующие задачи:
- Осуществление контроля за правильностью оформления документов;
- Своевременная обработка и систематизация поступающей (включая почтовые отправления и факсимильные сообщения) и отправляемой корреспонденции, ее регистрации и распределения;
- Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, бумажных и из ЭДО;
- Участие в планировании, организации и совершенствовании системы документооборота (в т.ч. автоматизированного). Консультация работников по правилам работы в СЭД;
- Участие в работе по созданию и ведению информационной базы по документам, своевременному обновлению базы данных в системе СЭД: договорная работа (проверка оформления, передача на подписание (документы на бумаге/ЭДО);
- Отслеживание наличия (возврата) в Школе подписанных сторонами договоров;
- Разработка унифицированных форм (шаблонов) документов (в т.ч. писем, приказов, распоряжений протоколов и т.п.);
- Организация работы с провайдерами курьерских услуг и Почтой России: обработка поступающих заявок от работников на курьерские и почтовые услуги, координация работы курьеров, подготовка маршрутных листов/накладных, контроль доставки;
- Запуск на согласование счетов, работа с детализациями к счетам (многокостовые), контроль оплаты;
- Регистрация исходящей/входящей корреспонденции, договоров в СЭД;
- Проверка оформления исходящих писем, запуск на согласование, организация рассылки;
- Формирование дел текущего делопроизводства, комплектование Архива;
- Печать, ксерокопирование, сканирование рабочих материалов;
- Подготовка необходимой отчетности;
- Выполнение других поручений непосредственного руководителя и работников Школы (после согласования с непосредственным руководителем) в рамках своих компетенций.
Наши ожидания от кандидата:
- Опыт работы от 1 года;
- Знание основ документооборота;
- Знание основ архивного дела;
- Владение 1С, MS Word, Excel на уровне уверенного пользователя;
- Владение английским языком на уровне Intermediate;
- Высокий уровень грамотности;
- Умение работать с большим объемом данных;
- Способности к построению эффективных, доверительных отношений с клиентами и коллегами;
- Развитые коммуникативные навыки, ответственность, пунктуальность, внимательность, умение работать в команде;
-
Желательно наличие профильного образования (филология, РГГУ, колледж МИД, специализированные курсы).
С нашей стороны:
- Участие в создании уникальной образовательной среды;
- Работа в команде профессионалов;
- Доступ на мероприятия и к библиотеке бизнес-школы;
- Корпоративные льготы: добровольное медицинское страхование, скидки в кафе, ресторанах, фитнес-клубе и спа-центре на территории кампуса;
- Гибридный формат работы;
- Работа в гармонии с природой: зеленая территория кампуса с велосипедными дорожками и местами для отдыха;
- Уникальный кампус, расположен на 1-ом км Сколковского шоссе, Одинцовский район, Московская область.