Специалист по документационному обеспечению (секретарь/офис-менеджер)

15 Ноября

от 115 000 руб.

Партнерские Вакансии

Компания "БЦК - Союз"

ООО "БЦК-Союз" , являющееся Торговым домом в г. Москве (с торговым оборотом 1 млрд руб. в месяц) крупнейшего собственника Республиканского производственно-торгового унитарного предприятия "Управляющая компания холдинга "Белорусская цементная компания",

ПРИГЛАШАЕТ НА РАБОТУ СПЕЦИАЛИСТА ПО ДОКУМЕНТАЛЬНОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОБЩЕСТВА

ВЫПОЛНЕНИЕ ОБЯЗАННОСТЕЙ ПОМОЩНИКА РУКОВОДИТЕЛЯ ОБЩЕСТВА, В -ТОМ ЧИСЛЕ:

-Информационно-документационное обеспечение деятельности руководителя.

-Организация проведения производственных совещаний, сбор необходимых -материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке -дня, ведение протокола.

-Прием гостей, деловых партнеров (чай-кофе).

- По поручению руководителя подготовка и отправка писем, служебных записок, сбор входящих поручений, предоставление обратной связи руководителю по текущим вопросам. Контроль поручений директора в программах КАНЦЛЕР и Битрикс 24.

ВЫПОЛНЕНИЕ ОБЯЗАННОСТЕЙ ПО ДОКУМЕНТАЛЬНОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОБЩЕСТВА:

-Прием и распределение входящих звонков.

-Обеспечение ведения централизованного документооборота Общества. -Разработка локальных нормативных актов и распорядительных документов по делопроизводству.

-Разработка шаблонов исходящих писем, служебных записок. Осуществление контроля за соблюдением правил их оформления.

- Обеспечение приема, регистрации, учета и хранения входящей/исходящей корреспонденции.

- Передача документов на рассмотрение директору и исполнителям, обеспечение контроля исполнения поручений руководства и сроков исполнения документов.

- Осуществление отправки и получения корреспонденции через почтовые отделения и курьерскую службы.

- Организация обеспечения изготовления печатей и штампов Общества.

- Участие в составлении номенклатуры дел. Архивирование распорядительных документов, договоров и т.п. в соответствии со сроками хранения, ведение архива документов и дел, обеспечение их сохранности.

- Внедрение и совершенствование технологических процессов работы с документами и информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).

ВЫПОЛНЕНИЕ ОБЯЗАННОСТЕЙ ОФИС-МЕНЕДЖЕРА:

- Обеспечение жизнедеятельности офиса, в том числе: заказ канцтоваров, воды, кофе, чая; приобретение мебели, компьютерной техники, офисных принадлежностей, возврат некачественного товара, организация доставки, сборки; регулярная инвентаризация запасов, своевременное их пополнение; поддержание оргтехники в рабочем состоянии, взаимодействие со службой ИТ-поддержки, отделом продаж, бухгалтерией и т.п.

-Участие в обустройстве рабочих мест, в том числе для новых сотрудников.

-Выписка (заказ) пропусков, организация проезда контрагентов на территорию.

-Взаимодействие с арендодателем по вопросам сдачи помещений в аренду (заключение, сопровождение договора аренды, решение текущих вопросов).

-Участие в организации корпоративных мероприятий к праздникам, дням рождения сотрудников и т.п.

ТРЕБОВАНИЯ:

-Высшее образование.

-Уверенный пользователь офисных программ Excel, Word.

-Ответственность, грамотная устная и письменная речь, доброжелательность, активность, личная организованность, внимательность, умение и желание работать в режиме многозадачности.

-Наличие положительных рекомендаций с предыдущих мест работы.

УСЛОВИЯ:

-График работы: пн-чт 9.00-18.00, пт 9.00-16.45.

-Официальное трудоустройство по ТК РФ.

-Зарплата высокая, стабильная «белая», 2 раза в месяц: оклад 115000 руб. + возможны единовременные премии по итогам работы.

-Социальный пакет - ежегодный оплачиваемый отпуск 28 к.д., оплата временной нетрудоспособности, корпоративная мобильная связь, чай-кофе.

-Работа в благоустроенном офисе, в шаговой доступности от ст. м. Таганская, Курская. Дружный молодежный коллектив.

-Возможность карьерного роста.