Руководитель по документообороту (в архиве)

-- Организация документооборота;

• Проактивное участие в автоматизации функции документооборота и использование специализированных софтов для автоматизации документооборота, включая систематизацию архива;
• Прием, регистрирация, направление адресатам и распределение полученных документов во взаимодействии с операционным руководителем и менеджерами по документообороту;
• Обеспечение высоких стандартов по хранению, систематизации документации по группе компаний;
• Выдача справок по зарегистрированным документам;
• Передача документов в архив;
• Участие в аудите процесса документооборота;
• Лидирование инвентаризации документов;
• Лидирование проектов автоматизации (описание текущих процессов компании, включая сметный учет, документооборот), участие в выборе подрядчика и активное взаимодействие с ним в процессе внедрения;
• Систематизация и унификации процессов документооборота, написание работающих регламентов;
• Работа с документами клиентов и подрядчиков, оперативные ответы на вопросы по документам как со стороны клиентов, так и внутри организации;
• Загрузка договоров и приложений в ERP;
• Ведение раздела реестра договоров в части выставления первичных документов, оплат, наличия/отсутствия оригиналов;
• Ведение реестра платежей, сбор заявок, согласование;
• Участие в подготовке платежного календаря;
• Заведение аналитики проект в ERP, ПО Финансист;
• Контроль документооборота;
• Подготовка прочих отчетов для руководства по требованию;
• Другие поручения руководителя, в рамках своих компетенций и профессиональных обязанностей, функций и задач.