Офис-менеджер( iCore (Integration Core) )

26 Октября

Партнерские Вакансии

Компания "iCore (Integration Core)"

Компания iCore – системный интегратор полного цикла. Мы являемся аккредитованной ИТ компанией.

Цель этой должности - обеспечение порядка и функционирования офиса

1. Ведение электронного и бумажного документооборота:

• Подписывает документы у ответственных подписантов, распределяет после подписания по отделам;
• Присваивает входящие и исходящие номера документам, подшивает в папку, архивирует;
• Обрабатывает общий эл. ящик (просмотр писем и перенаправление ответственным лицам);
• Принимает входящие и исходящие звонки, переадресовывает, предоставляет информацию;
• Организовывает отправки документов почтой России, курьерской службой;
• Отслеживает и заводит заявки на оплату штрафов ПДД в 1С ERP, направляет отчеты руководителю по запросу;
• Заводит счета на оплату в 1С ERP (канц. и хоз. товары / продукты питания / вода / курьерские услуги;
• Подготавливает информационные рассылки для сотрудников + поздравления с ДР сотрудников (помогает в сборе ДС при необходимости);
• Контролирует работу курьера (подготавливает реестр для курьера через Bitrix24, распределяет полученную корреспонденцию по сотрудникам);
• Курирует в 1С ERP Договоры и договорные документы (приложения, СП, ДС, заказы и т.д.) по запросу коллег из закупки с последующим курированием (от заведения в 1С ERP до возврата наших экземпляров);
• Актуализирует различные списки в адрес Арендодателя (общий список сотрудников компании, прошивках новых пропусков, закрытая парковка, гостевая парковка, допуск на крышу, материальный пропуск на вынос / внос и пр.).

2. Оформление и заказ пропусков и Trevel поддержка:

• Выписывает разовый пропуск для гостей и их автомобили;
• Оформляет постоянные пропуски для новых сотрудников;

• Оформляет визы для поездок зарубеж Генерального директора и его семьи;

• Заказывает авиа, жд билеты, бронирует гостиницу сотрудникам при оформлении командировки;

• Заказывает трансфер для сотрудников;

• Подключает сотрудников к корпоративному такси;

• Бронирует стол в ресторане по просьбе Генерального директора;

• Заказывает цветы по просьбе Генерального директора.

3. Обеспечение порядка в офисе и встреча гостей:

• Контролирует состояние переговорных комнат на порядок, и кабинета директора на наличие письменных принадлежностей, наличие воды;
• Бронирует переговорные для еженедельных собраний по запросу сотрудников;
• Обеспечивает ресепшн и зону приготовления чая/кофе для гостей в чистоте и порядке;
• Заказывает канц. товары, расходные материалов для работы офиса, продукты;
• Встречает, сопровождает и провожает гостей;
• Обслуживает гостей (чай, кофе).

Мы предлагаем:

• График работы 5/2 с понедельника по пятницу с 9:00 до 18:00;
• Работу в приятном уютном, дизайнерском офисе;
• Медицинскую страховку (полис ДМС за счет компании);
• Материальную помощь в сложных жизненных ситуациях;
• Ежегодные корпоративные мероприятия;
• Профессиональное обучение за счет компании;
• Возможности для развития и роста внутри компании;
• У нас современный технологичный офис у метро Дубровка и свободный корпоративный дресс-код.

Чтобы присоединиться к нам, вам достаточно пройти интервью:

1. Созвон по телефону с HR;
2. Собеседование в офисе компании с HR специалистом и непосредственным руководителем;
3. Знакомство с генеральным директором компании, после чего направим предложение о работе.