Компания "Ассоциация предприятий индустрии детских товаров"
Приглашаем в команду Ассоциации предприятий индустрии детских товаров профессионала в сфере административно-хозяйственной поддержки нашего небольшого и динамичного коллектива.
Если Вы понимаете, как важна комфортная инфраструктура для команды и ее проектов, понимаете, что для клиентской организации важен каждый звонок и посетитель, готовы оперативно и крайне рачительно вести административно-хозяйственные расходы офиса организации, разделяете наши принципы, что «мы не работаем, мы так живем», то мы ждем именно Вас.
ФУНКЦИОНАЛ (кратко): Административно-хозяйственная поддержка и сопровождение деятельности организации
Административное, хозяйственное, документационное и операционное обеспечение, поддержка и сопровождение работы всех служб и работников организации
КЛЮЧЕВЫЕ ЗАДАЧИ:
- Организационное обеспечение деятельности организации: прием и распределение телефонных звонков; организация работы с посетителями, участие в организации совещаний, в т.ч. онлайн совместно со специалистами отделов; выполнение координирующих и обеспечивающих функций руководства организации (частично);
- Документационное обеспечение деятельности организации (определенная часть, не весь документооборот): организация работы с документами; организация текущего хранения документов; организация обработки дел для последующего хранения (частично), взаимодействие и координация документооборота со специалистами по направлениям деятельности организации;
- Административно-хозяйственное обеспечение деятельности организации: обеспечение работников и офиса расходными материалами, товарами, оборудованием и услугами для создания оптимальных условий труда; организация рабочего пространства, обеспечение деловых поездок и командировок работников, приобретение для работников билетов на все виды транспорта, а также организация трансферов,
бронирования гостиниц во время деловых поездок; административно-хозяйственное обеспечение деловых мероприятий (частично).
ПОЖЕЛАНИЯ БУДУЩЕМУ КОЛЛЕГЕ:
- Опыт работы от 5 лет (офис-менеджер, секретарь, администратор АХО, делопроизводитель, персональный помощник руководителя);
- Практические навыки делопроизводства, понимание основ коммерческого документооборота;
- Умение формулировать потребности офиса в тех или иных товарах и услугах, а также излагать их описание в письменной форме, готовить ТЗ для подрядчиков;
- Знать основные условия заключенных договоров на поставку товаров и предоставление услуг в части процедуры оформления заказа на их получение. Умение работать с заключенными договорами на поставку товаров и оказание услуг, составлять сводные учетные и отчетные документы в целях осуществления контроля и анализа данных о фактах хозяйственной деятельности организации, проводить анализ поставщиков и поставщиков в части обеспечения офисной техникой и пр.;
- Вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета. Грамотная устная и письменная речь, отличные коммуникативные навыки;
- Изучать и применять законодательство Российской Федерации в области материально-технического обеспечения, закупочной деятельности, делопроизводства и архивирования в рамках выполняемых трудовых функций;
- Опыт работы в органах государственной власти или отраслевой ассоциации приветствуется;
- Уверенный пользователь ПК (офисный пакет, CRM Битрикс, продвинутый интернет-пользователь). Профессионально использовать компьютерные программы для ведения учета, систематизации и анализа данных, ведения документооборота, ресурсы информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», оргтехнику.
Дополнительные пожелания:
- Коммуникабельность‚ активность‚ увлеченность‚ понимание специфики работы в проектном режиме‚ умение работать как в команде, так и самостоятельно;
- Мобильность; стрессоустойчивость‚ позитивность, проактивная жизненная позиция‚ лидерские качества;
- Желание заботиться о коллективе, офисе, создавая уют и работу сотрудников и всех технических систем;
- Системный подход к сбору и анализу данных, умение структурировать задачи, умение грамотного планирования этапов работы;
- Мотивация и ориентированность на результат, самостоятельность, активность.
МЫ ПРЕДЛАГАЕМ:
- Работа в интересном проекте. Мы реализуем общеотраслевые индустриальные проекты с государственным участием и с ведущими предприятиями индустрии.
- Профессиональный дружный и динамичный коллектив. Вам предстоит взаимодействовать со специалистами, в т.ч. отвечающими за свой участок документооборота, а также организацию встреч руководителя, посетителей офиса.
- Оформление по ТК РФ с первого дня работы. Начисления и выплаты в полном соответствии с законодательством. Заработная плата «белая» – 100 000 рублей (на руки). Итоговая компенсация обсуждается с успешным кандидатом по итогам собеседования.
- Нормированный график работы 5/2 с 10.00 до 19.00, в пятницу до 18:00, удаленную работу не рассматриваем;
- Офис: Москва‚ Ленинский проспект;
- Возможность карьерного роста