Начальник отдела по документационному обеспечению и делопроизводству

26 Октября

Партнерские Вакансии

Город:

Москва

Занятость:

Полная занятость

Компания "ТЛП Менеджмент"

ООО «ТЛП Менеджмент» - управляющая компания (г. Москва). В управлении находится несколько бизнес-единиц (металлургическая промышленность, машиностроение, добывающая промышленность, офисная недвижимость, трейдинг) с общей численностью персонала более 500 человек. В связи с интенсивным ростом и увеличением количества управляемых бизнес-единиц мы приглашаем на работу Начальника отдела по документационному обеспечению и делопроизводству.

Обязанности:

1. Организация функционирования единой системы делопроизводства Компании (несколько юридических лиц):

  • Аудит существующей системы, предложение корректирующих мероприятий при необходимости.
  • Обеспечение документооборота Общества с входящей и исходящей документацией и корреспонденцией (обеспечение получения у почтовых операторов, регистрация, обработка, проверка, перенаправление адресату, нормоконтроль, присваивание входящих/исходящих номеров, хранение, сканирование и размещение в ЭДО).
  • Работа с организационно-распорядительными документами (нормоконтроль, регистрация, организация подписания, размещение в СЭД, ознакомление с ними, обеспечение хранения).
  • Работа с ВНД (организация подписания, размещение в СЭД, организация ознакомления, обеспечение хранения).
  • Актуализация внутренних нормативных документов в области документационного обеспечения и делопроизводства.

2. Обеспечение архивного хранения документов (несколько юридических лиц):

  • Формирование сводных номенклатур Обществ.
  • Обеспечение контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел и подготовкой их к сдаче в архив.
  • Ведение архива с делами и документами Общества в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации и внутренними нормативными документами Общества.
  • Осуществление экспертизы научной и практической ценности документов при отборе на государственное хранение.

3. Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий Генерального директора (совещаний, заседаний, планерок, презентаций и пр.):

  • Формирование программы мероприятия, сбор информационных материалов у докладчиков и рассылка повестки и материалов участникам мероприятия.
  • Обеспечение технического оснащения мероприятия и сервисного обслуживания во время кофе-пауз.
  • Контроль ведения протокола мероприятия или ведение протокола мероприятия.

4. Организация постановки задач и поручений, выданных Генеральным директором Общества (в том числе и в виде приказов), контроль за сроками их исполнения:

  • Назначение поручений от имени ГД Общества на основании ОРД, решений протокола, распоряжений.
  • Подготовка и анализ отчетов по исполнительской дисциплине работников.

5. Организация служебных командировок работников Общества:

  • Организация работы с контрагентами (мониторинг условий, организация заключения договоров, контроль соблюдения и исполнения условий договоров, контроль своевременного предоставления первичной документации поставщиками регистрация первичной документации)
  • Организация покупки билетов, бронирования гостиниц, заказ трансфера и т.п.
  • Взаимодействие с подразделениями организации по претензионной работе в случае нарушения контрагентами условий договоров.

6. Организация телефонных переговоров и поддержание в актуальном состоянии базы телефонных контактов работников.

7. Организация работы с посетителями Общества.

Требования:

  • Высшее образование (документационное обеспечение) либо дополнительное профессиональное образование/ переподготовка в области делопроизводства и архивоведения.
  • Опыт работы в аналогичной должности не менее 3-х лет.
  • Знание делопроизводства, документооборота, архивного дела, правил деловой переписки и делового этикета, правил защиты конфиденциальной служебной информации, порядка подготовки и оформления командировок, делового протокола, правил работы с внешними носителями информации, правил и технологию ведения контроля исполнения поручений генерального директора, порядка систематизации, учета, составления и ведения документации с использованием современных информационных технологий, правил проведения деловых переговоров и протокольных мероприятий.
  • Навык работы в системе 1С:Документооборот (обязательно), в справочно-информационных системах, MS Office.
Условия:
  • Стабильная белая своевременная заработная плата.
  • Работа в офисе в БП "Румянцево" (шаговая доступность от м. Румянцево)
  • График работы 5/2, с 9.00 до 18.00.
  • Наличие «местных» командировок (деловой центр Москва-сити, башня «Федерация») по мере необходимости.
  • Оформление согласно ТК РФ, оплата отпусков и больничных.
  • Возможности карьерного, финансового и личностного роста.
  • Финальный уровень заработной платы обсуждается по результатам собеседования.
Похожие вакансии

23 Октября

Техник отдела выпуска проектов( Росжелдорпроект )

Москва

Компания "Росжелдорпроект" Обязанности: Сканирование, печать, фальцовка, переплет документации, запись документации на электронный носитель...

Отправить резюме подробнее

23 Октября

Специалист (административно-организационное обеспечение)

Москва

Компания "Компания ТрансТелеКом" Компания ТрансТелеКом входит в пятерку ведущих российских операторов связи. Мы являемся одним из крупнейших...

Отправить резюме подробнее

23 Октября

Старший специалист отдела покупки билетов

Москва

от 100 000 руб.

Компания "Эксперт Регионы" В консалтинговую компанию, занимающуюся преимущественно подбором персонала, покупкой билетов, требуется страший...

Отправить резюме подробнее

24 Октября

Стажер отдела документооборота

Москва

Компания "Галс Управление активами" Ты студент или выпускник ВУЗа и можешь работать от 20 часов в неделю? Прими участие в программе стажировок...

Отправить резюме подробнее

24 Октября

Главный специалист по поддержке функций ( делопроизводство)

Москва

Компания "БАНК УРАЛСИБ" Чем предстоит заниматься Администрированием и документальным сопровождением заявок на обучение, мероприятий по...

Отправить резюме подробнее

Вакансия размещена в отрасли

Административный персонал: