Начальник отдела по документационному обеспечению и делопроизводству

26 Октября

Партнерские Вакансии

Город:

Москва

Занятость:

Полная занятость

Компания "ТЛП Менеджмент"

ООО «ТЛП Менеджмент» - управляющая компания (г. Москва). В управлении находится несколько бизнес-единиц (металлургическая промышленность, машиностроение, добывающая промышленность, офисная недвижимость, трейдинг) с общей численностью персонала более 500 человек. В связи с интенсивным ростом и увеличением количества управляемых бизнес-единиц мы приглашаем на работу Начальника отдела по документационному обеспечению и делопроизводству.

Обязанности:

1. Организация функционирования единой системы делопроизводства Компании (несколько юридических лиц):

  • Аудит существующей системы, предложение корректирующих мероприятий при необходимости.
  • Обеспечение документооборота Общества с входящей и исходящей документацией и корреспонденцией (обеспечение получения у почтовых операторов, регистрация, обработка, проверка, перенаправление адресату, нормоконтроль, присваивание входящих/исходящих номеров, хранение, сканирование и размещение в ЭДО).
  • Работа с организационно-распорядительными документами (нормоконтроль, регистрация, организация подписания, размещение в СЭД, ознакомление с ними, обеспечение хранения).
  • Работа с ВНД (организация подписания, размещение в СЭД, организация ознакомления, обеспечение хранения).
  • Актуализация внутренних нормативных документов в области документационного обеспечения и делопроизводства.

2. Обеспечение архивного хранения документов (несколько юридических лиц):

  • Формирование сводных номенклатур Обществ.
  • Обеспечение контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел и подготовкой их к сдаче в архив.
  • Ведение архива с делами и документами Общества в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации и внутренними нормативными документами Общества.
  • Осуществление экспертизы научной и практической ценности документов при отборе на государственное хранение.

3. Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий Генерального директора (совещаний, заседаний, планерок, презентаций и пр.):

  • Формирование программы мероприятия, сбор информационных материалов у докладчиков и рассылка повестки и материалов участникам мероприятия.
  • Обеспечение технического оснащения мероприятия и сервисного обслуживания во время кофе-пауз.
  • Контроль ведения протокола мероприятия или ведение протокола мероприятия.

4. Организация постановки задач и поручений, выданных Генеральным директором Общества (в том числе и в виде приказов), контроль за сроками их исполнения:

  • Назначение поручений от имени ГД Общества на основании ОРД, решений протокола, распоряжений.
  • Подготовка и анализ отчетов по исполнительской дисциплине работников.

5. Организация служебных командировок работников Общества:

  • Организация работы с контрагентами (мониторинг условий, организация заключения договоров, контроль соблюдения и исполнения условий договоров, контроль своевременного предоставления первичной документации поставщиками регистрация первичной документации)
  • Организация покупки билетов, бронирования гостиниц, заказ трансфера и т.п.
  • Взаимодействие с подразделениями организации по претензионной работе в случае нарушения контрагентами условий договоров.

6. Организация телефонных переговоров и поддержание в актуальном состоянии базы телефонных контактов работников.

7. Организация работы с посетителями Общества.

Требования:

  • Высшее образование (документационное обеспечение) либо дополнительное профессиональное образование/ переподготовка в области делопроизводства и архивоведения.
  • Опыт работы в аналогичной должности не менее 3-х лет.
  • Знание делопроизводства, документооборота, архивного дела, правил деловой переписки и делового этикета, правил защиты конфиденциальной служебной информации, порядка подготовки и оформления командировок, делового протокола, правил работы с внешними носителями информации, правил и технологию ведения контроля исполнения поручений генерального директора, порядка систематизации, учета, составления и ведения документации с использованием современных информационных технологий, правил проведения деловых переговоров и протокольных мероприятий.
  • Навык работы в системе 1С:Документооборот (обязательно), в справочно-информационных системах, MS Office.
Условия:
  • Стабильная белая своевременная заработная плата.
  • Работа в офисе в БП "Румянцево" (шаговая доступность от м. Румянцево)
  • График работы 5/2, с 9.00 до 18.00.
  • Наличие «местных» командировок (деловой центр Москва-сити, башня «Федерация») по мере необходимости.
  • Оформление согласно ТК РФ, оплата отпусков и больничных.
  • Возможности карьерного, финансового и личностного роста.
  • Финальный уровень заработной платы обсуждается по результатам собеседования.
Похожие вакансии

13 Ноября

Начальник отдела документационного обеспечения

Москва

Компания "КИС ИСТОК" Компания инжиниринга и строительства «ИСТОК» входит в контур организаций Госкорпорации «Росатом» Основной вид...

Отправить резюме подробнее

13 Ноября

Нормоконтролер отдела документооборота

Москва

Компания "КИС ИСТОК" Компания инжиниринга и строительства «ИСТОК» входит в контур организаций Госкорпорации «Росатом» Основной вид...

Отправить резюме подробнее

13 Ноября

Документовед( ГБУЗ Центр Лекарственного Обеспечения Департамента Здравоохранения Города Москвы )

Москва

от 74 000 руб.

Компания "ГБУЗ Центр Лекарственного Обеспечения Департамента Здравоохранения Города Москвы" Обязанности: Организация хранения и обеспечение...

Отправить резюме подробнее

13 Ноября

Главный специалист отдела протокола

Москва

Компания "Объединенная двигателестроительная корпорация, управляющая компания" Акционерное общество «Объединенная двигателестроительная...

Отправить резюме подробнее

13 Ноября

Начинающий специалист финансового отдела

Москва

Компания "ZENDEN" Готовы рассмотреть соискателей без опыта работы Вам предстоит: Предоставление сведений об актуальных остатках на...

Отправить резюме подробнее

Вакансия размещена в отрасли

Административный персонал: