Компания "ФАУ Единый институт пространственного планирования РФ"
ФАУ «Единый институт пространственного планирования РФ» в связи с увеличением количества проектов и расширением штата приглашает принять участие в отборе на вакансию Бизнес-ассистент директора.
Мы продолжаем развиваться и ищем активного кандидата на должность Ассистента директора.
Вы внимательны, аккуратны, коммуникабельны, любите и умеете работать в режиме многозадачности и знаете как организовывать пространство приемной первого лица? Откликайтесь на нашу вакансию, будем рады рассмотреть Вашу кандидатуру!
Проектируй будущее страны вместе с нами!
Чем предстоит заниматься:
- Организация совещаний и встреч, переговоров различного уровня
- Работа по организационно-техническому сопровождению административно-распорядительной деятельности директора
- Взаимодействие с федеральными органами исполнительной власти
- Контроль выполнения текущих ежедневных поручений директора
- Организация работы с документами в приемной руководителя
- Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя
- Обеспечение действенной системы контроля за своевременным исполнением подразделениями Учреждения изданных приказов и распоряжений, документов в соответствии с резолюцией руководителя, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора
- Своевременное информирование директора об исполнительской дисциплине
- Формирование ежедневных/еженедельных сводных отчетов, отслеживание динамики и качества закрытия поручений
- Подготовка документов, служебных и информационно-аналитических материалов, необходимых для работы директора
- Контроль правильности оформления и полноты согласования входящих документов, передаваемых на подпись директору Учреждения
- Ответственность за качество передаваемых на подпись директору Учреждения документов
- Формирование и контроль закупки подарочной продукции для внешних контрагентов
- Анализ и резюмирование входящей документации
- Подготовка руководителя к совещаниям: подготовка повесток совещаний, запрос материалов от исполнителей, распечатка материалов в необходимых количествах экземпляров, брошюрование презентаций, подготовка комплектов документов
- Сбор материалов и информации, необходимых директору, подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов
- Ведение и формирование протокола
- Согласование протокола с участниками совещаний
- Расстановка задач согласно протоколу исполнителям, с указанием сроков исполнения
- Осуществление контроля за своевременным исполнением структурными подразделениями / отдельными руководителями/специалистами решений, приказов, указаний, поручений руководства
- Снятие с контроля исполненных поручений.
- Ведение сводного реестра поручений руководителя, уточнение о выполнении или причинах невыполнения поручения, еженедельное обновление данных и информирование руководителя о статусе невыполненных задач.
- Подготовка презентаций, иных презентационных материалов учреждения
- Составление программ встреч и мероприятий (внутренних и внешних)
- Оперативная информационная поддержка руководителя во всех сферах его деятельности
- Поддержка бизнес-процессов руководителя: организация рабочего дня, ведение календаря
- Планирование рабочего дня директора, организация встреч, совещаний, приема посетителей
- Организация командировок руководителя
- Организация справочно-информационного фонда по вопросам своей деятельности с применением современных технических средств
- Ведение телефонных переговоров
- Администрирование базы данных внешних контактов
- Встреча, прием, регистрация и необходимое обслуживание визитеров, гостей
- Выполнение иных поручений директора в рамках своей компетенции
Для успешной работы необходимо:
- Опыт аналогичной работы от 5-ти лет в государственных организациях
- Опыт работы с первыми лицами
- Опыт ведения протокола
- Умение работать на продвинутом уровне с Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Visio)
- Высокая скорость печати на ПК (не менее 200 знаков/мин)
Личностные компетенции:
- Ответственность за результат. Профессиональная активность
- Самоорганизация
- Стрессоустойчивость
- Коммуникабельность и умение работать в команде
- Саморазвитие
- Гибкость, готовность к изменениям, инновационность
Использование в работе современного оборудования:
- Рабочие места, оснащенные производительными компьютерами и двумя широкоформатными мониторами
Мы благодарим Вас за проявленный интерес к нашей вакансии. Ваше резюме будет рассмотрено в течение 7 дней. Если Ваш опыт работы и квалификация соответствуют требованиям к вакансии, мы с Вами свяжемся.