Компания "ВЕАЗ"
Чем Вам предстоит заниматься (основные обязанности):
- Прием и распределение телефонных звонков, электронной почты, корреспонденции; прием посетителей, клиентов (чай/кофе/вода/бакалея);
- Контроль и ведение внешнего и внутреннего документооборота (электронного/бумажного) Компании, отчетной документации и реестров. Детальная проверка документов перед подписанием. Контроль получения и отправки подписанных документов от поставщиков и покупателей;
-
Организация хранения документов (все подписано, пронумеровано, разложено, быстрый поиск, контроль соблюдения сроков хранения документов, архивирования, уничтожения и т.п.);
-
Экспертиза договоров различного типа (услуги, поставка, аренда и пр.), согласование их условий и проведение переговоров, в зоне своей ответственности (самостоятельно в простых случаях и/или совместно с юристом);
-
Взаимодействие с банками, нотариусами, переводчиками по необходимости;
-
Контроль поступлений денежных средств;
-
Согласование и оплата счетов, подготовка платежных поручений;
- Обеспечение командировок сотрудников (билеты, отели, визы, контроль и оформление документов авансовой отчетности по командировочным расходам, иным представительским расходам);
- Взаимодействие с аутсорсинговыми компаниями - запросы, ответы, оплаты, решение текущих вопросов, документы (ИТ, юридическая, аудиторская, бухгалтерская и кадровая поддержка и другие, привлекаемые при необходимости (в т.ч. их поиск);
- Обеспечение полной и своевременной поддержки офиса (20-25 сотрудников), решение всех административно-хозяйственных вопросов, связанных с работой офиса (канцелярия, хозяйственные товары, заказ питьевой воды, чая, кофе, заказ работ АХО по необходимости, контроль за работой оргтехники и своевременные заявки на ремонт и обслуживание, контроль и соблюдение чистоты всех зон в офисе, за работой клининговой службы, создание комфортных рабочих условий и т.п.);
- Организация корпоративов/тимбилдингов для сотрудников Компании;
- Согласование всех проводимых работ технической службы ИТ, участие в закупках оргтехники и мебели, организация рабочих мест новых сотрудников;
- Оформление приказов по приему/увольнения/переводов/отпусков сотрудников, оформление записей в трудовых книжках, ведение табеля рабочего времени, прочие элементы кадрового учета;
- Ведение ЛК на hh.ru, первичный подбор новых сотрудников при необходимости, интервьюирование, организация собеседований кандидатов с непосредственными руководителями, взаимодействие с кадровыми агентствами и хед-хантерами;
- Контроль обеспечения руководителя всем необходимым для комфортной работы и взаимодействие с коллегами;
- Выполнение административной поддержки, оптимизация рабочих, личных и управленческих задач руководителя.
Что мы ожидаем от Вас:
- Активной и позитивной жизненной позиции, эмпатии к людям;
- Высокий уровень внимательности, ответственности и самоорганизации;
- Деловой этикет, наличие коммуникативных способностей для взаимодействия с людьми разного уровня по разным вопросам. Умение сглаживать углы, соблюдать субординацию и личные границы, внимание к деталям, тактичность;
- Умение грамотно распределять задачи и расставлять приоритеты, регулярно осуществлять мониторинг задач; ежедневная отчетность по задачам и поручениям;
- Красивая устная и письменная речь;
- Вежливость, чувство юмора желательно;
- Идеально - думать на шаг вперед, решать появившуюся задачу до поручения руководителя; предугадывать потребности до их возникновения;
- Высшее/среднее профессиональное образование, юридическое/экономическое будет преимуществом;
- Знание офисных программ.
Что мы предлагаем:
- Удобная локация офиса в г.Москва, 5 мин.пешком от м.Павелецкая;
- Оформление в соответствии с ТК РФ;
- Заработная плата по результатам собеседования: фиксированный оклад (90%)+ежемесячная премия (10%), оклад по итогам собеседования;
- Испытательный срок 1-3 мес;
- ДМС после прохождения 3 испытательного срока работы в Компании;
- Комфортная рабочая атмосфера;
- Отсутствие строгого дресс-кода.
P.S. Чтобы убедиться, что Вы внимательно ознакомились с Вакансией, на которую откликаетесь, в сообщении необходимо начать Ваше сопроводительное письмо с указания в начале текста @veaz.