Руководитель административно-хозяйственного отдела( Филиал ТОО Исткомтранс )

Компания "Филиал ТОО Исткомтранс"

• Организация, систематизация бумажного и электронного документооборота (координация с головным офисом, обеспечение подписи и электронная / бумажная (курьерскими службами) рассылка документов, согласование документов АХД в Диадок, контроль оплаты за услуги).
• Подготовка, регистрация в АСУ, учёт в журнале исходящей корреспонденции писем от ФИКТ (рассылка электронная / на бумаге курьерскими службами / Почта России с уведомлением (личное присутствие), хранение).
• Принятие к учету входящей корреспонденции (запись в журнале входящей корреспонденции, регистрация в АСУ, доведение до адресата, хранение).
• Организация ведение архива (часть оригиналов хранится в офисе ФИКТ, часть отправляется курьерской службой в архив ИКТ в виде копий с описью).
• Работа над переводом физических документов в электронный формат, чтобы обеспечить долгосрочное сохранение и доступность информации.
• Взаимодействие с курьерскими службами (отправка почты, контроль исполнения договоров, контроль оплаты, заказ расходников, при необходимости поиск новых служб, заключение и ведение договора).
• Получение писем от контрагентов в отделении Почты России (разбор, подпись, отправка экземпляров контрагента, принятие к учету, подготовка копий для передачи в архив ИКТ, хранение). Работа в 1С (загрузка сканов подписанных закрывающих документов; учет оригиналов документов технического и коммерческого департаментов; подготовка комплектов документов на оплату по оказанным нами услугам).
• Сопровождение командировок (покупка билетов, бронирование гостиниц, организация трансфера, обеспечение роуминга).
• Определение потребности, обеспечение офиса в канцелярских принадлежностях, расходных и хозяйственных материалах, взаимодействие с поставщиками. При возникновении необходимости поиск новых поставщиков. Организация и контроль обеспечения кухни (вода, чай, кофе, сливки).
• Организация и контроль обеспечения работников корпоративными мобильными номерами, взаимодействие с поставщиками услуг связи, своевременное пополнение баланса, учет лимитов.
• Организация работы в сервисе Яндекс.Такси для перемещения сотрудников, своевременное пополнение баланса, учет лимитов, отчетность.
• Организация уборки и содержание в чистоте офисных помещений.
• Контроль исправности, взаимодействие с арендодателями по вопросам эксплуатации офисных и служебных помещений, оборудования, лифтов, водоснабжения, кондиционирования.
• Взаимодействие с поставщиками (любые услуги и товары касательно АХД), контроль исполнения договоров, контроль оплаты, получение закрывающих документов, контроль качества услуг.
• Получение в РЖД документов для головного офиса (сканирование, отправка оригиналов) – ежемесячно.
• Выполнение личных поручений с пометкой «срочно».
• Своевременный сбор, подготовка и сшив документов для контролирующих органов.
• Определение потребности, закупка материальных ценностей (мебель, хозяйственный инвентарь и оборудование).
• Участие в плановых и внеплановых инвентаризациях товарно-материальных ценностей.
• Участие в организации мероприятий (выставки, праздники).
• TransRussia ежегодно, организация группового заселения в гостиницах, трансфер.
• Обеспечение работников рекламными материалами (визитки, раздаточный материал для выставок).
• Организация и подготовка рабочих мест для новых сотрудников (мебель, канцелярские товары).
• Организация подарков на ДР сотрудников, заказ цветов.
• Организация переезда офиса.
• Организация и контроль обеспечения работников корпоративными мобильными номерами, взаимодействие с поставщиками услуг связи, своевременное пополнение баланса, учет лимитов.

• Опыт работы в коммерческом отделе на позиции не ниже ведущего специалиста или в Юридическом отделе не менее 3 лет;
• Опыт по направлению деятельности более 7 лет;
• Опыт работы в 1С:Документооборот;
• Опыт педантичной работы с оригиналами документов, в т.ч. финансовых, входящей и исходящей документации.

Условия:

• Оплата выше рынка;
• Насыщенная производственная деятельность, возможность карьерного развития;
• ДМС после испытательного срока;
• Выплата годовой премии по результатам работы;
• Возможность иногда работать дистанционно после прохождения испытательного срока;
• Работа в активно развивающейся компании, крупнейший частный оператор железнодорожного подвижного состава, головной офис в городе Алматы, филиал в городе Москва.

Открыть контакты работодателя

Зарегистрируйтесь или войдите, чтобы открыть контакты работодателя