Операционный ассистент

от 150 000 до 200 000 руб.

Компания "Stone Apartments"

Вакансия: Операционный ассистент (для Family Office)

О роли

Ищем операционного ассистента - надёжного помощника руководителя административного отдела. Вы станете «правой рукой» руководителя и поможете поддерживать высокий темп работы Family Office: разберётесь с множеством параллельных процессов и возьмёте на себя ежедневную операционную нагрузку.

Ваша задача - освободить руководителя от рутины, чтобы он мог сосредоточиться на стратегически важных направлениях.

Ваши задачи (планово):

• сопровождение акционера (Forbes);

• развитие Family Office;

• внедрение цифровых решений и работа с инструментами на базе ИИ;

• реализация специальных и медийных проектов;

• выстраивание сервисной архитектуры;

• управление сложными внутренними процессами.

Основные обязанности

1. Персональная оперативная поддержка руководителя:

   • помогать в ежедневной работе административного отдела;

   • контролировать выполнение множества параллельных задач;

   • вести систему напоминаний, отслеживать статусы задач и напоминать о сроках;

   • помогать соблюдать сроки и поддерживать порядок в организационных вопросах;

   • координировать взаимодействие между сотрудниками, подрядчиками и сервисами.

2. Закупки и логистика:

   • искать, подбирать и заказывать товары, технику, услуги и сервисы;

   • оказывать помощь в личных и деловых закупках;

   • следить за оплатой, доставкой, получением и передачей товаров;

   • отслеживать сроки и статусы заказов;

   • организовывать международные и локальные поставки, координировать логистику;

   • организовывать срочные доставки и работу с курьерами.

3. Координация и контроль:

   • взаимодействовать с подрядчиками, поставщиками и сервисными компаниями;

   • контролировать исполнение поручений и своевременно запрашивать обновления по статусам;

   • собирать обратную связь по выполненным задачам;

   • участвовать в организации внутренних процессов;

   • оперативно решать возникающие организационные вопросы.

4. Поддержка руководителя и поддержание высокого уровня сервиса:

   • помогать организовывать встречи, поездки и внутренние процессы;

   • выполнять срочные и нестандартные поручения;

   • оказывать поддержку в решении бытовых и сервисных вопросов;

   • обеспечивать бесперебойную работу в высоком темпе ежедневных операций.

5. Цифровая поддержка и работа с данными:

   • систематизировать информацию;

   • оказывать базовую поддержку в работе с базами знаний на основе ИИ и цифровыми процессами;

   • вести таблицы, отслеживать задачи и формировать сводные отчёты (дашборды);

   • помогать собирать и структурировать данные для внутренних проектов.

Ключевые качества кандидата:

• высокая организованность;

• способность эффективно работать с большим количеством задач одновременно;

• быстрая реакция и скорость мышления;

• системность и внимание к деталям;

• эмоциональная стабильность и стрессоустойчивость;

• умение быстро переключаться между разными типами задач;

• ответственность и нацеленность на завершение начатого;

• отсутствие склонности к созданию лишнего шума и драматизации ситуаций;

• умение предугадывать потребности руководителя;

• готовность самостоятельно решать задачи и находить выходы из ситуаций;

• высокий уровень конфиденциальности;

• надёжность, спокойствие и системный подход к работе;

• готовность иногда работать в выходные дни.

Условия работы:

• официальное оформление в Family Office;

• стабильная заработная плата на конкурентном уровне;

• хороший социальный пакет;

• работа в сильной профессиональной команде;

• возможности для долгосрочного развития внутри коллектива;

• ненормированный график с высокой степенью вовлечённости и ответственности;

• режим многозадачности и высокий уровень доверия со стороны руководства.

Мы ищем человека, с которым будет комфортно работать, - искреннего, заботливого, ответственного и расторопного. Если вы готовы стать надёжной опорой для руководителя и эффективно справляться с динамичной рабочей средой, будем рады рассмотреть вашу кандидатуру!

Открыть контакты работодателя

Зарегистрируйтесь или войдите, чтобы открыть контакты работодателя