Офис-менеджер( Rusprofile )

от 80 000 руб.

Компания "Rusprofile"

За последние 3 года мы выросли по выручке в 5 раз, в 10 раз по базе клиентов и мы не планируем останавливаться. Мы больше не стартап, но и не корпорация. Мы принимаем решения быстро, у нас нет сложной иерархии и бюрократии. Мы постоянно развиваемся и адаптируемся, чтобы иметь возможность создавать действительно ценные продукты для наших клиентов и развивать бизнес.

У нас небольшой и уютный офис в башне “Империя” в Москва-Сити, 150 кв.м., 9 рабочих мест. В компании работает 40+ человек, но посещаемость офиса 3-5 человек, так как команда работает в большей степени удаленно.

Твой рабочий день длится с 10:00 до 18:00, но можем обсудить вариант, чтобы начинать чуть позже или раньше заканчивать. Будут случаи, когда нужно приезжать на час-полтора раньше, например встретить коллегу, курьера, подрядчика по мелкому ремонту.

График внутри рабочего дня ты будешь выстраивать сама, у нас нет жестких регламентов, фиксированного времени для обеда. Нам важен результат, твоя включенность и ответственный подход к работе.

Кого и зачем мы ищем

Внимательного, ответственного и вовлеченного сотрудника – хозяйку офиса, которая обеспечит порядок в документах и проследит, чтобы кофе и фрукты не заканчивались, а в офисе все работало без перебоев.

Большая часть команды работает удаленно, и ты будешь взаимодействовать с коллегами, обеспечивая необходимой техникой, канцелярией.

Твоим основным стейкхолдером будет Дмитрий Стрелков – Исполнительный директор, но ты будешь плотно работать с Менеджером по управлению персоналом, Главным бухгалтером, Главным специалистом по КДП и отделом поддержки клиентов.

• Поддерживать порядок в офисе. Во время подключать УК или других подрядчиков для устранения возможных неполадок в офисе (протек кран, перегорела лампа, которую нужно поменять и прочее) – координировать работу подрядчиков;

• Налаживать взаимодействие с управляющей компанией. Лично выписывать пропуска в специальном приложении, подавать списки на вынос;

• Обеспечивать порядок в офисе с привлечением клининговой компании от УК. Следить за эксплуатацией техники (кофемашина, посудомоечная машина);

• Организовывать рабочие места для сотрудников как в офисе, так и удаленно, обеспечивая техникой, канцелярией и всем необходимым по запросу. Выявлять потребность в технике у удаленных сотрудников, совместно с системным администратором готовить технику, отправлять курьерской службой, отслеживать получение сотрудником;

• Заниматься закупками в офис (продукты, канцелярия и прочие расходники);

• 2 раза в неделю ходить в почтовое отделение (5-7 минут от офиса), получать и отправлять необходимую корреспонденцию. Особое внимание уделять заказным и срочным отправлениям. Вести учет входящей корреспонденции, направлять сканы в нужный отдел в зависимости от отправления;

• Поддерживать и выполнять документооборот с контрагентами по системе ЭДО Контур.Диадок и 1С;

• Наводить порядок в учете и хранении документов в офисе (УПД от контрагентов, договора). Так, чтобы ни один документ не потерялся;

• Провести инвентаризацию имеющейся в наличии в офисе техники. Выявлять позиции для закупки и вести реестр техники, которая находится в офисе;

• Выполнять мелкие рабочие поручения от Исполнительного директора: встретить курьера, отправить корреспонденцию, заказать что-то и тд.

• Есть опыт работы секретарем, личным помощником или офис-менеджером;

• Работаешь с системами ЭДО: Контур.Диадок и 1С (опыт отправки актов сверок контрагентам);

• Умеешь работать в режиме многозадачности;

• Любишь создавать уют и порядок вокруг, ответственно подходишь к решению задач. Внимательность и проактивность – твои важные качества;

• Умеешь поддерживать продуктивные взаимоотношения с подрядчиками, вести переговоры;

• Ведешь грамотную, ясную и клиентоориентированную коммуникацию как с коллегами, так и с подрядчиками.

Мы предлагаем:

• График работы 5/2, с 10 до 18 (можем обсуждать более гибкое начало и окончание рабочего дня);

• Небольшой уютный офис на 53-м этаже в башне “Империя” Москва-Сити. Хорошая управляющая компания. Все процессы жизнедеятельности офиса налажены;

• Работу в аккредитованной ИТ компании с полным соблюдением ТК РФ и оформлением с первого рабочего дня;

• Работа в команде профессионалов в доброжелательной атмосфере;

• После испытательного срока подключим к корпоративному ДМС, 7 Day Off, совместные корпоративные выезды.