Главный специалист (ЭДО)

Компания "АльфаСтрахование Жизнь"

Вам предстоит отвечать за формирование и выстраивание процесса ведения электронного документооборота и архива для нового бизнес юнита кредитного страхования:​​​​​​​​​​​​​​​​​​

• Организация и ведение бумажного и электронного документооборота и архива компании на базе СЭД Opentext;
• Разработка и внедрение внутренних регламентов и инструкций по документообороту и архивному хранению;
• Согласование, подготовка распорядительных документов, передача их на подпись, рассылка для ознакомления;
• Ведение работы по созданию справочного аппарата по документам;
• Ведение работы по учету, изготовлению печатей и факсимиле;
• Планирование и учет расходов по нотариальному заверению, выполнению переводов, почтовым отправлениям, архивному хранению;
• Организация осуществления переводов, включая заключение договора и оформление счетов в 1С;
• Осуществление приема и регистрации корреспонденции;
• Ведение учета отправляемой корреспонденции, организация отправки документов Почтой России, службами экспресс-доставки, курьером, включая заключение договоров и оформление счетов в 1C;
• Оформление и регистрация доверенностей, включая машиночитаемые доверенности;
• Выдача копий документов, включая заверенных должностным лицом;
• Организация заверения документов у нотариуса, включая заключение договора и оформление счетов в 1C;
• Организация бронирования билетов и гостиниц, включая заключение договора и оформление счетов в системе 1С;
• Создание и ведение номенклатуры дел компании;
• Формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел, оформление дел в соответствии с правилами, обеспечение текущего хранения дел;
• Осуществление архивного хранения документов, выдача документов, организация передачи дел на вне офисное хранение, включая заключение договора и оформление счетов в 1С;
• Оказание помощи при обработке запросов от ЦБ, сбор документов по запросам.

Мы ценим инициативу в достижении общего результата и уважаем мнение каждого сотрудника. В соискателе на данную вакансию для нас также важно:

• Высшее образование;
• Опыт организации документооборота и архива от 3-х лет, опыт работы в делопроизводстве, опыт бронирования билетов и гостиниц, планирования бюджета;
• Знание делопроизводства в полном объеме, нормативные акты по ведению документооборота и архива, знание нормативно-правовой базы делопроизводства и архивного дела, навыки работы в системе электронного документооборота, навыки делового общения, знание деловой этики, навыки ведения переговоров, навыки работы с поставщиками услуг, проведения тендеров, навыки планирования и контроля бюджета;
• Уверенный пользователь компьютера, MS Word, Excel (составление сводных таблиц, ведение минимальных расчетов) , Outlook;
• Знание систем электронного документооборота и ПО.

Мы предлагаем стать частью профессиональной команды в стабильной компании, которая входит в число отраслевых лидеров. Успешного кандидата также ждет:​​​​​​​

• официальное трудоустройство в соответствии с ТК РФ, испытательный срок 3 месяца;
• ДМС со стоматологией, страхование от несчастного случая и онкологических заболеваний, корпоративная программа «Здоровье 360»;
• скидки на продукты компании и партнеров (туризм, рестораны, фитнес и т.д.);
• возможности для самореализации при решении интересных и уникальных задач.